Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Granskningsattest leverantörsfakturor


Allmänt

Som granskningsattestant har du ansvar för att du löpande och i samband med stängning kontrollerar dina fakturor i Ekot.  


Granskningsattest – vad ska jag kontrollera?

Enligt Malmö stads attestreglemente har granskningsattestanten följande ansvar:

Du ska alltså kontrollera att vi betalar för rätt varor/tjänster och till rätt pris. Du kan också behöva bifoga information till fakturan tex avtal, syfte och deltagare i samband med representation eller konferensprogram.

Följande ska kontrolleras:

  • Att varan/tjänsten mottagits/utförts enligt överenskommelse/avtal.
  • Att priset överensstämmer med avtal/order/prislista eller motsvarande.
  • Bifoga avtal om fakturan inte innehåller all information.
  • Vid resor, hotellkostnader eller kurser: Ange syfte, deltagare och bifoga program.
  • Vid intern- och extern representation: Ange syfte, deltagare, företag och bifoga program.
  • Kontrollera att bankgirot på fakturan stämmer.
  • Kontrollera att fakturan är elektronisk. Du ser att fakturan är elektronisk genom att det står "Elektronisk faktura" i vänstra hörnet. Det finns en ny lag från den 1 april om att alla fakturor måste vara elektroniska. Om fakturan inte är elektronisk måste du kontakta leverantören så att de i fortsättningen skickar elektroniska fakturor. Läs mer om elektroniska fakturor.

Viktigt att tänka på

Granskningsattestera alltid dina fakturor i god tid. Ett tips är att fixa varje faktura direkt när du får meddelande från Ekot. Vinsterna är många:

  • Du bidrar till god ekonomi i kommunen
  • Du slipper avsätta tid till att attestera fakturor längre fram
  • Du skapar utrymme för din chef som får ett jämnare flöde fakturor att beslutsattestera


Stängning i Ekot

Ekonomienheten gör avstämningar och följer upp avdelningarnas resultat månadsvis för att ge cheferna korrekta beslutsunderlag, med så rättvisande resultat som möjligt. Du kan bidra genom att hantera dina fakturor i Ekot löpande.

Varje månad stängs den ekonomiska redovisningen — och innan dess måste fakturorna vara attesterade. I samband med stängningar ska du inte vänta till sista dagen utan tänka på att din chef, som beslutsattesterar, också behöver tid på sig att hantera fakturan.


Påminnelsemejl

Ekot skickar automatiska mail om att du har fakturor att hantera. Du får ett mail när en ny faktura cirkuleras till din inkorg och sen påminnelsemail varje dag tills du åtgärdat fakturan.


 

Här hittar du manual till Ekot

Avsnitt 1 i manualen handlar om hur du loggar in och hittar dina fakturor i din inkorg.

Avsnitt 5 handlar om hur du cirkulerar dina fakturor.

Avsnitt 6.1 handlar om hur du granskningsattesterar dina fakturor.