Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net
Är du osäker hur du ska hantera en begäran om handlingar? Använd dig av checklistan nedan.
En begäran om handlingar kan komma in:
• Via stadskontoret
• Via stadsbyggnadskontorets kansli
• Direkt till ansvarig handläggare för ett visst ärende eller projekt
Vi tar inte ut någon avgift, om handlingarna finns lättillgängliga och kan lämnas ut direkt. Handlingarna ska då skickas i PDF-format i vändande mejl. Begäran samt utlämnandet av handlingarna ska inte registreras, om det inte ger upphov till något formellt beslut.
Du ska alltid hantera en begäran om handlingar skyndsamt. Om de allmänna handlingarna finns tillgängliga, ska du lämna ut dem samma dag som begäran kommer in. Om det tar längre tid än 1-2 dagar för att ta fram handlingarna, måste du informera frågeställaren om detta.
Det är viktigt att informera frågeställaren att vi tagit emot hens begäran samt att vi arbetar för att ta fram de efterfrågade handlingarna. Om du är osäker på vad som efterfrågas, be frågeställaren specificera sin begäran. Vi har ingen skyldighet att utföra en omfattande efterforskning, för att kunna fastställa vilken handling som efterfrågas.
Om handlingarna inte finns lättillgängliga i ärendesystemet och kan lämnas ut i befintligt skick, ska du informera frågeställaren att en kostnad kan tillkomma enligt Malmö stads taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar.
Använd nedan standardsvar till frågeställaren om begäran kommer in direkt till dig:
Hej!
Stadsbyggnadskontoret har tagit emot din begäran om handlingar och vi arbetar för att ta fram dem till dig så snart som möjligt. Vi kan komma att ta ut en avgift för de handlingar som lämnas ut, enligt Malmö stads taxa för kopior, avskrifter och utskrifter.
Med vänliga hälsningar
Om begäran kommer in centralt på förvaltningen, görs en bedömning vem som är bäst lämpad att svara. Begäran skickas vidare till berörd tjänsteperson som vanligtvis själv svarar frågeställaren. Är det en större begäran om handlingar, som exempelvis berör flera förvaltningar, brukar kansliet ta emot begäran från stadskontoret och därefter fördela vidare till berörd avdelning på förvaltningen. Kansliet brukar samordna dessa förfrågningar och lämnar även ut handlingarna till frågeställaren.
Som tjänsteperson ska du ha grundläggande kunskaper om de handlingar du arbetar med och om de är allmänna eller innehåller sekretessbelagda uppgifter. När du tar emot en begäran om handlingar är du också ansvarig för bedömningen om handlingarna kan lämnas ut. Är du osäker kan du ta hjälp av din chef eller stadsbyggnadskontorets stadsjurister, Göran Sundberg och Anna Westberg.
Ibland kan det hända att handlingar som efterfrågas inte finns lättillgängliga i våra system. En begäran om handlingar kan innebära ett omfattande arbete om vi behöver sammanställa en stor mängd handlingar. Ibland kan en begäran också innebära att vi måste ta hjälp av externa parter för att sammanställa handlingarna.
När vi får in en begäran om handlingar som omfattar mer än 4-6 timmars arbete, har vi rätt att neka att lämna ut handlingarna. Givetvis ska vi alltid vara tillmötesgående och lämna ut så mycket handlingar som möjligt.
Är handlingarna inte allmänna? Innehåller handlingarna sekretess vilket gör att de inte kan lämnas ut i sin helhet? Fortsätt då till punkt 7.
När handlingarna sammanställts och kan lämnas ut skickas handlingarna till frågeställaren. Som regel ska vi alltid lämna ut handlingarna i pappersformat. Om handlingarna kan skickas via mejl, ska de alltid lämnas ut i PDF-format.
Begäran om handlingar och svar där handlingar lämnas ut ska inte registreras.
När vi tar ut en avgift för handlingar kan betalning ske kontant, mot faktura eller med postförskott. Kontantbetalning eller betalning mot faktura är att föredra.
Här hittar du aktuella avgifter för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar.
Enheten för arkiv och informationsförvaltning på Stadsmätningsavdelningen är ansvarig för kontant betalning. Ta kontakt med enhetschef Peter Olsson om du har frågor hur betalningen går till.
Om betalningen sker mot faktura ska du använda dig av blanketten för "Externa kundfakturor" som du hittar under länken nedan.
Kundfakturor - använd blanketten "Externa kundfakturor"
1. Fyll i blanketten.
2. Få underlaget attesterat av din chef.
3. Lämna in dokumenten till Malgorzata Nowacki, plan 2 rum S2059.
När vi tar ut en avgift för handlingarna kan betalning ske på olika vis. Frågeställaren kan antingen betala kontant, mot faktura eller med postförskott. Kontantbetalning eller betalning mot faktura är att föredra.
Har du några frågor om hanteringen av fakturaunderlaget är du välkommen att kontakta Charlotte Valsberg eller Malgorzata Nowacki.
Om handlingarna som begärts ut inte är allmänna eller innehåller sekretess och inte kan lämnas ut i sin helhet prövar vi dem i sak, det vill säga gör en bedömning kring faktiska omständigheter. Begäran kan också prövas om den omfattar en arbetsinsats som bedöms som orimlig.
Frågeställaren ska då få erbjudande om ett beslut och information om hur beslutet kan överklagas. Beslut om avslag på en begäran fattas enligt delegationsordningen av stadsjuristerna eller förvaltningschefen. Kontakta kansliet för fortsatt hantering av begäran.
1. Kansliet svarar frågeställaren med erbjudande om ett beslut då handlingarna inte kan lämnas ut i sin helhet:
"Du har begärt ut xx. I handlingen förekommer uppgifter som omfattas av sekretess och som därför inte kan lämnas ut till dig. Du kan få ett beslut om detta. Beslutet är en förutsättning för att du ska kunna överklaga vårt ställningstagande. Vill du få ett beslut begär du det enklast i ett svar på detta mejl."
2. Kansliet registrerar ett nytt ärende i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina.
3. Begäran registreras i ärendet.
4. Stadsjuristen fattar beslut om att inte lämna ut handlingen i sin helhet.
5. Beslutet registreras i aktuellt ärende i Platina. Om den begärda handlingen kan lämnas ut i en maskad version registreras även denna samt en icke maskad version av ärendet. Den icke maskade versionen registreras med sekretesskydd.
6. Beslut och överklagandehänvisning skickas till frågeställaren med rekommenderat mottagningsbevis.
Beslutet kan överklagas till Kammarrätten i Göteborg. Vid en eventuell överklagan registreras denna i befintligt ärende i Platina. Kansliet rättidsprövar överklagan, det vill säga bedömer om överklagan kommit in i tid. Därefter skickas överklagan vidare till Kammarrätten i Göteborg.