Delområde Struktur, organisationsförändring

Ansvarig Anna Tullberg.

Inför beslut om organisationsförändring 2012

 
Innan förändringen genomförs kommer berörda enheter, strategienheten och planenhet 3 att göra en riskbedömning för att identifiera eventuella arbetsmiljörisker som kan behöva åtgärdas. SBK arbetar utifrån Malmö Stads arbetsmiljöprocess och tillämpar arbetsmiljöverkets Riskbedömning inför ändringar i verksamheten.

Etapp1

Information under april månad på APT kring utvecklingsarbetet.
På enheterna strategi och P1, identifieras även arbetsmiljörisker utifrån de strukturella förändringarna.

Etapp 2

Fackliga företrädare, skyddsombud och verksamhetsföreträdare gör en sammanställning av riskbedömningarna gjorda på strategienheten och planenhet 3.

Etapp 3

Direktör och HR-chef samverkar organisationsförändringen
 
Den nya organisationen ska börja gälla 1/7-2012

Nuvarande organisation

Förslag till ny organisation

Plan för administrering av organisationsförändringen inom ekonomi/HR

Budget samt kostnader för Planenhet 3 och Strategienheten flyttas inte under 2012.
Internbudgetarbetet för år 2013 börjar i höst och då läggs budgeten korrekt.
 

2012-07-01

Grenarna/noderna för Planenhet 3 och Strategienheten flyttas i HRut, de kommer att avvikelsekonteras tillbaka på sina tidigare kostnadsställen.
För Planenhet 3 kommer biträdande avdelningschef fortsätta med att hantera fakturor och budget. Planenhet 3 kommer budgetmässigt att tillhöra Stadsarkitektavdelningen till och med 2012-12-31. För Strategienheten kommer biträdande avdelningschef fortsätta med att hanterar fakturor och budget. Strategienheten kommer budgetmässigt att tillhör Planavdelningen till och med 2012-12-31.

2013-01-01

I HRut tas avvikelsekonteringen bort för  Planenhet 3 och Strategienheten.

Nytt kostnadsställe läggas upp för Strategienheten.
Ändring i attestreglementet görs - det nya kostnadsstället ska ha attesträtt. Attesträtten ska även läggas upp i Raindance.
Kontering av Strategienhetens fakturor görs av ekonomiassistent på HR- och ekonomienheten. Fakturorna beslutsattesteras av enhetschef som kommer få behörighet och utbildning i Raindance.
 
Strategienhetens enhetschef kommer utbildas i rapportuttag i Raindance.
Enhetschefen ansvarar för budgeten på strategienhetens kostnadsställe samt för uppföljningen av kostnadsstället.

Budgetprocessen hösten 2012: Budgeten för 2013 görs med enheten strategi som eget kostnadsställe och med Planenhet 3 i planavdelningen. Budgeten registreras sedan i Raindance.

Telefonabonnemang mobiltelefoner - konteringen ändras i Raindance.
IP-telefoni televäxeln - konteringen ändras i Raindance.
Nya cirkulationsmallar  läggas upp i Raindance.

Att föra fortsatt dialog om

Hantering av övriga avdelningsassistentuppgifter.
Bevaka semesterlöneskulden vid årsskiftet, finns risk för fel, men det kan justeras.