Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Process & Kultur, delrapport maj 2012

Delprojektet Process och kultur har hittills genomförts av enhetscheferna genom en serie workshops, under ledning av PlanB. Detta är en avrapportering av resultaten fram till och med maj 2012.

Syftet med workshopserien var:
"Att vidareutveckla målbild, ramverk och arbetssätt för delprojekt Process och kultur".

 
Mer konkret var målsättningen att denna inledande fas av Process och kultur skulle leda till:

  • Ökad samsyn om produktionsprocesserna. Att man känner ansvar inte bara det egna området, utan även för helheten. Skapas genom gemensam diskussion om processen, förbättringar/utveckling samt frågan om ett gemensamt förhållningssätt vid kommunikation med intressenter/omvärlden.
  • Utökad förståelse för arbete med produktivitetsökning och processförbättring. Skapas genom utbildningsmoment i programmet med inriktning process/lean.
  • Plan för det kommande arbetet i delprojektet. Skapas genom att se arbetet som en start i ett regelbundet arbete enligt förbättringscirkeln, PDCA och förstå nödvändigheten av synsättet ständiga förbättringar. 
  • Förslag på arbetsorganisation och roller inom delprojektet. Skapas genom att ett första förslag tas fram som grund för fortsatta diskussioner/beslut.

 
Givna ingångsvärden från kontorsledningen var dels nyckelorden produktion, tillgänglighet och kommunikation och dels prioriteringarna från seminariet i Idala:

  • Tydligare ansvarsfördelning för ökad trygghet i vardagen. Ansvar och befogenheter.
  • Effektivare styrning av produktionen.
  • Ökad arbetslust.
  • Kommunikation mellan enheterna. Större flexibilitet.

 
Förloppet för delprojekt Process och kultur fram till maj 2012:

  • Förarbete genomfört i ledningsgruppen
  • Dag 1 den 12 april
  • Dag 2 den 18 april
  • Dag 3 den 27 april
  • Dag 4 den 4 maj
  • Presentation och dialog den 11 maj

 
Inventering av brister i dagens process och kultur inom sbk
Var för sig är vi ganska sömlösa, men sömmarna på tvärs inom kontoret bör överbryggas bättre, och i förhållande till andra förvaltningar. Man har en kontaktperson per enhet, men inte någon som tydligt följer kunden genom hela processen. Generellt speglas kontakten med intressenterna av att vi ser oss som delar och inte en helhet och ansvaret för kunden faller mellan stolarna ibland.
 
Kunden upplever oss inte heller som sömlösa kan vi konstatera från utvärderingsarbetet. Ett exempel på hur komplicerat det kan vara är att den som skall öppna restaurang kan behöva komma i kontakt med sex olika förvaltningar, för att få alla tillstånd och godkännanden som krävs innan verksamheten kan komma igång.
 
Idag när man ringer blir man kopplad halvbra, Vi har ingen procedur/kultur för bemötanden. Många för ärenden vidare. Udda frågor hamnar lite här och där. SBK´s kunddisk "hos STARK" funkar bra, men det finns många andra kunddisköar, t ex på arkivet och hos SMA. Vår hemsida kan vara svår att hitta rätt i, den kunde guida intressenten bättre.
 
Den interna information och kommunikation inom enheterna och avdelningarna fungerar generellt bra genom möten mm. Samtidigt kan var och en uppleva att man är utlämnad till sin egen förmåga att söka information. Vad menade vi här egentligen? Gäller den ena administrativ info och det andra sakinfo? Eller vad?
Finns olika kulturer inom SBK, när det gäller behov av delaktighet och hur man involverar medarbetarna i t ex APT-möten.
 
Många (de flesta!) upplever att arbetet är utvecklande men vissa grupper vill mer. Vi är hyfsat trygga men det finns saker att arbeta med. Idag medarbetarindex på 68 Här finns data i enkätens olika delar som vi kan dyka ned i.
 

Några avslutande perspektiveringar:

  • Delprojektet hänger ihop med processen ledning och styrning.
  • Enhetscheferna uppfattar prioriteringsordningar som otydliga. Hur är detta kopplat till ämnet?
  • Enhetscheferna upplever själva ett engagemang för frågorna. Något som skall byggas vidare på.
  • Begreppet "kund" har väckt många och långa diskussioner. Begreppet är relevant i vissa delar av planprocessen, men vem som är kund kan variera genom processen (politikerna, malmöborna, byggherren, grannarna?). Kundbegreppet blir därmed problematiskt i ett "sömlöshetsperpektiv". EC-gruppen har lämnat frågan tills vidare, men bollen bör fångas upp inom organisationsutvecklingsprojektet.
  • En central slutsats var att inte se planprocessen som en linjär process med en start och ett slut, utan som en ständigt pågående cirkulerande process, där de olika delarna ständigt är beroende av varandra, påverkar varandra och är en tillgång för varandra. Se figurerna nedan:

Läs mer länk
(Producentanvisning: Ta bort denna modul om du inte använder den.)