Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Uppdragsbeskrivning (KS)

Är det kommunstyrelsen som är beställare följer du denna rutin för framtagande av uppdragsbeskrivning. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

Framtagande av uppdragsbeskrivning

I uppdragsbeskrivningen struktureras arbetet upp inför genomförandefasen. Att författa en användbar och stödjande uppdragsbeskrivning innebär en hel del arbete, men underskatta inte hur viktigt detta arbete är. Det finns många risker förknippat med att alltför snabbt gå in i genomförandefasen utan att ha förberett arbetet ordentligt.

Se uppdragsbeskrivningen och det arbete som krävs för att göra den till ett användbart dokument som en hjälp på vägen, och inte som något tvingande som stjäl tid. Framtagandet av uppdragsbeskrivningen kräver att följande aspekter med fördel är mer eller mindre fastställda:

  • Nulägesanalysen (bakgrunden till uppdraget) ska vara definierad och formaliserad.
  • Gällande dokument och riktlinjer som påverkar uppdraget ska vara identifierade.
  • Uppdraget ska vara avgränsat i tid och rum — detta inkluderar att en tidplan ska tas fram.
  • Uppdragets målhierarki ska vara fastställd och syfte, effektmål och leveransmål definierade.
  • Projektorganisationen ska vara framtagen och förankrad.
  • En förteckning över förmodade kostnader ska vara genomförd.
  • Övergripande risker ska vara identifierade.
  • Processen fram till godkännande ska också vara klargjord, liksom resterande grindar identifierade.
  • Hur uppdraget och processen är tänkt att utvärderas ska framgå.
  • Det ska börja funderas över hur implementeringen av uppdragets resultat eller produkter ska gå till.

mall för uppdragsbeskrivningWord (word, 121 kB)

Övriga aktiviteter

Utöver det som täcks in av uppdragsbeskrivningen rekommenderas också att göra exempelvis en intressentanalys samt en mer detaljerad riskanalys. Dessa behöver inte ingå i uppdragsbeskrivningen, men kan vara till stöd i det fortsatta arbetet, exempelvis när det gäller implementeringen av uppdragets resultat eller produkter.

Mer utförlig information om dessa två analyser, stöd för avsnitten i uppdragsbeskrivningen och mycket mer återfinns exempelvis i den huvudsakliga litteraturen för tidigare nämnd projektledarutbildning — Bo Tonnquists bok Projekthandledning. Äger du inte själv ett exemplar, så låna den av en kollega.

Förankring

Vid större uppdrag är det viktigt att förankra väl valda delar av uppdragsbeskrivningen, allra minst målhierarkin, med allra minst de förvaltningar som är direkt påverkade av frågeställningarna som utredningen tar sig an. Utgå från intressentanalysen, om du gjort en sådan, för att identifiera nyckelaktörer i arbetet.  Deltar förvaltningar utöver stadsbyggnadskontoret med personal i arbetet måste delar som projektorganisation, förmodade kostnader, et cetera, också förankras.

Godkännande av uppdragsbeskrivning (Grind 2)

Uppdragsbeskrivningen godkänns av Grind 2. Är beställaren av uppdraget kommunstyrelsen har det ordentlig tyngd, och Grind 2 är då sannolikt en för uppdraget dedikerad styrgrupp. Det går också att tänka sig att redan existerande chefsgrupper, och eventuellt också hela eller delar av stadsbyggnadskontorets ledning, kan utgöra Grind 2.

Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Samrådsförslag (Genomförandefasen).