Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Samrådsförslag (KS)

Är det kommunstyrelsen som är beställare följer du denna rutin för framtagande av samrådsförslag. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.

Arbetet med att ta fram samrådsförslaget bygger på den beställning som gjorts av Grind 1 och den projektbeskrivning som godkänts av Grind 2. I och med framtagandet av samrådsförslaget sker det huvudsakliga arbetet inom uppdraget, här kan ligga hundratals timmar för stora uppdrag.

I denna del av Rutinbank — Utredningsuppdrag sker inte någon vägledning i hur det löpande arbetet går till, styrningen av detta sker av beställare eller annan styrande funktion. Beskrivningen nedan visar snarare hur målet — ett godkänt samrådsförslag — nås.

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

Utredningsarbete

Utredningar beställda av kommunstyrelsen ska följa den av stadskontoret upprättade Riktlinjer för utformning av Malmö stads styrdokument (pdf, 321.7 kB).
Lämpligt kartmaterial upprättas av SMA Geodataenheten efter beställning.
Eventuell modell beställs av modellverkstaden. Samråd ska ske med modellverkstaden avseende skala, utbredning och modellmaterial. Rådgör också med berörd chef innan modellbeställning görs.

Riktlinjer för utformning av Malmö stads styrdokument (pdf, 321.7 kB)

Förankring

Samrådsförslaget bör förankras med väl valda delar av projektorganisationen innan det går till politisk behandling.

Information till stadsbyggnadsnämnden

Minst en gång ska stadsbyggnadsnämnden erbjudas information om hur arbetet fortskrider.

X: Presentationen överlämnas till berörd chef för synpunkter.

Y: Senast kl 12:00 meddelas nämndsadministratör att ärendet ska tas upp på föredragningslistan.

C: Presentationsmaterial sparas på avsedd plats på sbk_Gemensam.

SBN: Stadsbyggnadsnämnden sammanträder.

Rådgör med berörd chef när en presentation kan vara lämplig samt om vad som ska presenteras.
Låt en kollega motläsa presentationen.
Presentationen överlämnas till berörd chef för synpunkter (X).
Ärendet anmäls till nämndsadministratör så att det kommer med på nämndens föredragningslista (Y).
Spara en kopia av presentationsmaterialet på sbk_Gemensam, "Styrande processer\Inför Stadsbyggnadsnämnden\Presentationer till SBN" senast dagen före stadsbyggnadsnämndens sammanträde (C).

se stadsbyggnadsnämndens kommande sammanträdesdagar

mall för presentation

Godkännande för samråd av stadsbyggnadsnämnden

A: Tjänsteskrivelsen skickas tillsammans med handlingarna som ska nämndsbehandlas till berörd chef för godkännande.

B: Tjänsteskrivelsen och handlingarna som ska nämndsbehandlas ska vara godkända av samtliga berörda chefer.

C: Eventuellt presentationsmaterial sparas på avsedd plats på sbk_Gemensam.

SBN: Stadsbyggnadsnämnden sammanträder.

I och med Platinas intåg har tjänsteskrivelsen ersatt de missiv som tidigare skrevs inför ett nämndsbeslut. Ta dock gärna hjälp av den inaktuella mallen angående samråd (word, 54 kB) för att vara säker på att tjänsteskrivelsen innehåller vad som behöver finnas med inför det aktuella beslutet.
Tjänsteskrivelsen skapas i Platina. Var extra noga med det som skrivs under rubriken Sammanfattning, för det som står där hamnar automatiskt i kallelse till och protokoll från nämndssammanträdet. Sammanfattningen ska därför hållas kort och relevant. Låt en kollega motläsa tjänsteskrivelsen.
Via Platina skickas sedan tjänsteskrivelsen tillsammans med handlingarna som ska nämndsbehandlas till berörd chef för godkännande. Beslutsplanering för ärendet, vilket medför att ärendet kommer upp på föredragningslistan, görs av handläggaren i samråd med berörd chef senast i samband med detta. Berörd chef tillser efter godkännande att ärendet skickas vidare till nästa chef i beslutsordningen (A).
I skrivande stund får handläggaren inget meddelande när tjänsteskrivelsen godkänts av berörda chefer. Besked ges ändå i Platina, genom att tjänsteskrivelsen som skapats byter namn från ”Tjänsteskrivelse…” till ”G-Tjänsteskrivelse…”. G betyder här godkänd (B).
Eventuellt presentationsmaterial utarbetas på begäran av berörd chef.
Spara en kopia av eventuellt presentationsmaterial på sbk_Gemensam, "Styrande processer\Inför Stadsbyggnadsnämnden\Presentationer till SBN" senast dagen före stadsbyggnadsnämndens sammanträde (C).
Stadsbyggnadsnämndens beslut i ärendet återfinns dagen efter nämndsbeslutet på sbk_Gemensam, "Gemensamma protokoll\SBN\Protokoll". Observera att protokollet justeras först två veckor därefter.

manual för skapande av tjänsteskrivelse etc. i Platina (kap. 5, 8, 9)

se stadsbyggnadsnämndens kommande sammanträdesdagar

mall för presentation

inaktuell mall för missiv till kommunstyrelsen via stadsbyggnadsnämnden avseende samråd Word (word, 54 kB)

Godkännande för samråd av kommunstyrelsen (Grind 3)

Kommunstyrelsen utgör här Grind 3. Den enskilda handläggaren behöver inte vara delaktig i kommunstyrelsens beslutsgång. Här redovisas dock hur beslutsgången ser ut så att handläggaren enklare får möjlighet att planera sitt ärende.

A: Handlingarna levereras digitalt under dagen till kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges gemensamma kansli.

B: Kommunstyrelsens arbetsutskott sammanträder.

KS: Kommunstyrelsen sammanträder.

Stadsbyggnadsnämndens sekreterare sammanställer ett missiv till kommunstyrelsen.
Stadsbyggnadsnämndens sekreterare överlämnar handlingarna digitalt till kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges gemensamma kansli via registratorsfunktionen.stk@malmo.se (A).
Kommunstyrelsens arbetsutskott sammanträder varje måndag, utom under sommaren. På dessa möten fastställs beslutsgången för det enskilda ärendet, till exempel till vilket kommunstyrelsemöte ärendet ska lyftas (B).
En vecka före kommunstyrelsens möte finns föredragningslistan tillgänglig på Komin.
Protokollet justeras senast två veckor efter kommunstyrelsens möte.

se kommunstyrelsens kommande sammanträdesdagar

Avslut

Se till att relevanta handlingar är diarieförda i Platina.
Från 1/1 2015 fungerar Platina också som ett digitalt arkiv. Det innebär att handlingar som är upprättade eller inkomna digitalt och diarieförda i Platina aldrig behöver skrivas ut på papper och arkiveras, vilket var fallet tidigare.
Om en handling dock inkommer på papper, exempelvis om det rör sig om ett brev, ska brevet skannas och diarieföras i Platina. Pappershandlingen sparas sedan i en för ärendet upprättad pärm, som skickas till arkivet när ärendet avslutats.
Ett ex av de produkter som eventuellt trycks ska alltid skickas till arkivet.

Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Samråd (Genomförandefasen).