Samrådsförslag (SBK större)

Är det stadsbyggnadskontoret som är beställare av ett större uppdrag följer du denna rutin för samrådsförslag. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.

Arbetet med att ta fram samrådsförslaget bygger på den beställning som gjorts av Grind 1 och den projektbeskrivning som godkänts av Grind 2. I och med framtagandet av samrådsförslaget sker det huvudsakliga arbetet inom uppdraget, här kan ligga hundratals timmar för stora uppdrag.

I denna del av Rutinbank — Utredningsuppdrag sker inte någon vägledning i hur det löpande arbetet går till, styrningen av detta sker av beställare eller annan styrande funktion. Beskrivningen nedan visar snarare hur målet — ett godkänt samrådsförslag — nås.

Beroende på omfattningen av uppdraget kan det klassas som större eller mindre, och följer därför något olika rutiner. Är det inte klart för dig vilken omfattning det rör sig om så rådgör med berörd chef.

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

• exempel på samrådsförslag (pdf, 1.4 MB)

Utredningsarbete

Värt att nämna om större förvaltningsuppdrag är att den administrativa gången är betydligt "lindrigare" och mindre formell än när ett ärende kräver politisk behandling. Detta innebär att större förvaltningsutredningar eventuellt inte behöver kallas samrådsförslag under arbetets gång, även om produkten är av sådant slag. Överlag är formen betydligt friare när politisk behandling inte krävs, men rådgör frekvent med berörd chef under arbetets gång så att utredningen motsvarar förväntningarna.      

• Rådgör med berörd chef om lämplig form för utredningen.
• Lämpligt kartmaterial upprättas av SMA Geodataenheten efter beställning.
• Eventuell modell beställs av modellverkstaden. Samråd ska ske med modellverkstaden avseende skala, utbredning och modellmaterial. Rådgör också med berörd chef innan modellbeställning görs.        

exempel på samrådsförslag (pdf, 1.4 MB)

Godkännande av samrådsförslag (Grind 3)

• Berörd chef, som här utgör Grind 3, godkänner samrådsförslaget innan det går ut på samråd.        

Avslut

• Se till att relevanta handlingar är diarieförda i Platina.
• Från 1/1 2015 fungerar Platina också som ett digitalt arkiv. Det innebär att handlingar som är upprättade eller inkomna digitalt och diarieförda i Platina aldrig behöver skrivas ut på papper och arkiveras, vilket var fallet tidigare.
• Om en handling dock inkommer på papper, exempelvis om det rör sig om ett brev, ska brevet skannas och diarieföras i Platina. Pappershandlingen sparas sedan i en för ärendet upprättad pärm, som skickas till arkivet när ärendet avslutats.
• Ett ex av de produkter som eventuellt trycks ska alltid skickas till arkivet.
  
  Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Samråd (Genomförandefasen).