Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Samråd (SBK större)

Är det stadsbyggnadskontoret som är beställare av ett större uppdrag följer du denna rutin för samråd. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.  

Beroende på omfattningen av uppdraget kan det klassas som större eller mindre, och följer därför något olika rutiner. Är det inte klart för dig vilken omfattning det rör sig om så rådgör med berörd chef.       

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

Informellt eller formellt samråd

För ett större förvaltningsuppdrag finns det två alternativ när det gäller samråd: informellt eller formellt samråd. Eftersom utredningen inte är politiskt beställd är det sannolikt att samrådet blir informellt, och går därmed ut till förvaltningar eller enskilda tjänstemän snarare än till politiska nämnder. I arbetsinsats är dock skillnaden obetydlig, även ett informellt samråd ska ske enligt konstens alla regler.

Denna rutin gäller för ett informellt samråd.  Skulle det vara aktuellt med ett formellt samråd sker detta efter exakt samma rutin som för  Samråd (SBN), så följ i så fall den. Vid ett formellt samråd sker även efterföljande steg, för samrådsredogörelse och antagande, enligt samma rutiner som gäller för ett ärende beställt av stadsbyggnadsnämnden.  

Det finns också en möjlighet att ett större förvaltningsuppdrag inte behöver gå ut på samråd — detta avgörs av berörd chef. Skulle detta vara fallet krävs istället en genomtänkt förankringsinsats mot berörda parter.

  • Rådgör med berörd chef om vilken typ av samråd som är aktuellt för utredningen.

Samrådstid

  • Ett samråd på minst två månader är brukligt vid informella utredningsuppdrag av denna storlek. Det förutsätter dock att samrådet inte sker över sommaren eller över årsskiftet, då en längre samrådstid är lämplig.

Utskick

  • På sikt kommer remissutskick att skötas via Platina. Dessa delar av Platina är dock inte färdiga för användning ännu, så än så länge sköts rutinerna för utskick som tidigare, enligt nedan.
  • Samrådet riktas mot de som kan anses ha väsentligt intresse av samrådsförslaget. Detta kan inkludera utvalda förvaltningar och bolag, men också enskilda tjänstepersoner. Även andra kommuner, regionplaneorgan, kommunala organ i övrigt, ideella sammanslutningar, enskilda individer på annat håll, et cetera, kan vara aktuella. Uttrycket "väsentligt intresse" är hämtat ur PBL och ska tolkas på ett generöst sätt. Avsikten med samrådet är ju att få fram ett så bra beslutsunderlag som möjligt.
  • Välj ut relevanta mottagare. Nämndsadministratör är behjälplig med att skriva ut adressetiketterna. Kontrollera nogsamt sändlistan och att sändlistans samtliga mottagare återfinns på etiketterna.
  • Utskick till Malmö stads förvaltningar och nämnder ska enbart ske digitalt.
  • Formulera ett missiv till utskicket.
  • Bifoga en sändlista.
  • Till mottagare inom Malmö stad sker endast ett digitalt utskick, att skicka handlingarna på papper är inte nödvändigt. Fundera på vad som är lämpligt för eventuella externa mottagare och rådgör med berörd chef om det finns oklarheter.
  • Be med fördel om en mottagningsbekräftelse vid utskick så viktiga som dessa. Det gäller såväl digitala utskick som pappersutskick, men är extra viktigt vid digitala utskick då framförallt stora filer tidigare tenderat att komma bort. Lita heller inte på kvittenser i Outlook, sådana kan mottagare stänga av permanent.

exempel på missiv och sändlista tillhörande informellt samrådsutskickWord (word, 59.3 kB)

Diarieföring av inkomna synpunkter

  • Inkomna synpunkter ska vara skriftliga. Synpunkter som ställts till kontoret diarieförs av registratorn och återfinns sedan i Platina. Lämnas synpunkter digitalt direkt till den enskilda handläggaren, ska synpunkterna diarieföras till det aktuella ärendet i Platina.
  • Lämnas synpunkter via vanlig post direkt till handläggaren, ska kopia utan dröjsmål lämnas till registratorn för diarieföring. Originalhandlingen ska sparas i en pärm som upprättas för detta ändamål.

mall för pärmens förteckning över inkomna synpunkter Word (word, 14.6 kB)

Avslut

  • Se till att relevanta handlingar är diarieförda i Platina.

Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Samrådsredogörelse (Avslutandefasen).