Begäran om uppdrag (SBN)

Är det stadsbyggnadsnämnden som är beställare följer du denna rutin för begäran om uppdrag. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.

Utredningsuppdrag som beställs av stadsbyggnadsnämnden och slutligen även antas av densamma är ovanliga i nuläget, men sådant kan förändras och därför finns denna rutin. Rutinen är i det närmaste identisk med rutinen för uppdrag beställda av kommunstyrelsen, och det beror på att stadsbyggnadsnämnden ska ha möjlighet att, så att säga, skicka utredningen vidare till kommunstyrelsen om så önskas.

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

• mall för uppdragskatalog på sbk_Gemensam (pdf, 208.5 kB)
• se stadsbyggnadsnämndens kommande sammanträdesdagar
• manual för skapande av tjänsteskrivelse etc. i Platina (kap. 5, 8, 9)
• inaktuell mall för begäran av uppdrag av stadsbyggnadsnämnden (word, 55.2 kB)
• mall för presentation

Administrativa förberedelser

• Informera avdelningsassistenten att uppdraget ska registreras i Maya för att kunna tidredovisas.
• Uppdragets diarienummer erhålls av registratorn.
• En uppdragskatalog på sbk_Gemensam ska skapas i enlighet med framtagen mall.

mall för uppdragskatalog på sbk_Gemensam (pdf, 208.5 kB)

Begäran om uppdrag av stadsbyggnadsnämnden (Grind 1)

• Uppdraget ges av stadsbyggnadsnämnen, som här utgör Grind 1.

A: Tjänsteskrivelsen skickas tillsammans med handlingarna som ska nämndsbehandlas till berörd chef för godkännande.

B: Tjänsteskrivelsen och handlingarna som ska nämndsbehandlas ska vara godkända av samtliga berörda chefer.

C: Eventuellt presentationsmaterial sparas på avsedd plats på sbk_Gemensam.

SBN: Stadsbyggnadsnämnden sammanträder.

• I och med Platinas intåg har tjänsteskrivelsen ersatt de missiv som tidigare skrevs inför ett nämndsbeslut. Ta dock gärna hjälp av den inaktuella mallen för begäran av uppdrag (word, 55.2 kB) för att vara säker på att tjänsteskrivelsen innehåller vad som behöver finnas med inför det aktuella beslutet.
• Tjänsteskrivelsen skapas i Platina. Var extra noga med det som skrivs under rubriken Sammanfattning, för det som står där hamnar automatiskt i kallelse till och protokoll från nämndssammanträdet. Sammanfattningen ska därför hållas kort och relevant. Låt en kollega motläsa tjänsteskrivelsen.
• Via Platina skickas sedan tjänsteskrivelsen tillsammans med handlingarna som ska nämndsbehandlas till berörd chef för godkännande. Beslutsplanering för ärendet, vilket medför att ärendet kommer upp på föredragningslistan, görs av handläggaren i samråd med berörd chef senast i samband med detta. Berörd chef tillser efter godkännande att ärendet skickas vidare till nästa chef i beslutsordningen (A).
• I skrivande stund får handläggaren inget meddelande när tjänsteskrivelsen godkänts av berörda chefer. Besked ges ändå i Platina, genom att tjänsteskrivelsen som skapats byter namn från ”Tjänsteskrivelse…” till ”G-Tjänsteskrivelse…”. G betyder här godkänd (B).
• Eventuellt presentationsmaterial utarbetas på begäran av berörd chef.
• Spara en kopia av eventuellt presentationsmaterial på sbk_Gemensam, "Styrande processer\Inför Stadsbyggnadsnämnden\Presentationer till SBN" senast dagen före stadsbyggnadsnämndens sammanträde (C).
• Stadsbyggnadsnämndens beslut i ärendet återfinns dagen efter nämndsbeslutet på sbk_Gemensam, "Gemensamma protokoll\SBN\Protokoll". Observera att protokollet justeras först två veckor därefter.

se stadsbyggnadsnämndens kommande sammanträdesdagar

manual för skapande av tjänsteskrivelse etc. i Platina (kap. 5, 8, 9)

inaktuell mall för begäran av uppdrag av stadsbyggnadsnämnden (word, 55.2 kB)

mall för presentation

Kommunikation och förankring

• Efter stadsbyggnadsnämndens beslut kan det vara en idé att upprätta en hemsida med information om uppdraget. Rådgör med berörd chef och kontakta därefter kommunikationsenheten.
• Information om arbetets uppstart ska ske till berörda parter, till exempel andra förvaltningar eller berörda externa parter.

Avslut

• Se till att relevanta handlingar är diarieförda i Platina.

Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Uppdragsbeskrivning (Förberedelsefasen).