Begäran om uppdrag (SBK större)

Är det stadsbyggnadskontoret som är beställare av ett större uppdrag följer du denna rutin för begäran om uppdrag. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.

Beroende på omfattningen av uppdraget kan det klassas som större eller mindre, och följer därför något olika rutiner. Är det inte klart för dig vilken omfattning det rör sig om så rådgör med berörd chef.

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

• mall för uppdragskatalog på sbk_Gemensam (pdf, 208.5 kB)
  
• mall för beställning av förvaltningsuppdrag (word, 43.1 kB)
• mall för PowerPoint-presentation

Administrativa förberedelser

• Informera avdelningsassistenten att uppdraget ska registreras i Maya för att kunna tidredovisas.
• Uppdragets diarienummer erhålls av registratorn.
• En uppdragskatalog på sbk_Gemensam ska skapas i enlighet med framtagen mall.

mall för uppdragskatalog på sbk_Gemensam (pdf, 208.5 kB)

Beställning av större förvaltningsuppdrag (Grind 1)

• Fyll i en uppdragsbeställning.
• Låt en kollega motläsa skrivelsen.
• Skrivelsen överlämnas till berörd chef, som här utgör Grind 1, för synpunkter och godkännande.

mall för beställning av förvaltningsuppdrag (word, 43.1 kB)

Kommunikation och förankring

• Efter berörd chefs godkännande kan det eventuellt vara aktuellt att upprätta en hemsida med information om uppdraget. Rådgör med berörd chef och kontakta därefter kommunikationsenheten.
• Information om arbetets uppstart ska ske till berörda parter, till exempel andra förvaltningar eller berörda externa parter.

mall för PowerPoint-presentation

Avslut

• Se till att relevanta handlingar är diarieförda i Platina.

Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Uppdragsbeskrivning (Förberedelsefasen).