Antagande (SBK större)

Är det stadsbyggnadskontoret som är beställare av ett större uppdrag följer du denna rutin för antagande. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.  

Beroende på omfattningen av uppdraget kan det klassas som större eller mindre, och följer därför något olika rutiner. Är det inte klart för dig vilken omfattning det rör sig om så rådgör med berörd chef.  

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

• manual för att avsluta ett ärende i Platina (kap. 9.3)
  

Antagandehandlingarna

• Antagandehandlingarna omfattas av det slutliga förslaget och samrådsredogörelsen, eller samrådsförslaget som slutversion.

Slutligt förslag

• Rådgör med berörd chef om ett slutligt förslag ska tas fram, eller om samrådsförslaget är att betrakta som slutversion av utredningen.
• Ska ett slutligt förslag tas fram ska omarbetningar och justeringar ske med avseende på de relevanta synpunkter som inkom under samrådet.

Godkännande (Grind 4)

Precis som det mesta annat är processen för antagande friare när det gäller större förvaltningsuppdrag än vad som gäller för politiska beställda utredningar. Det är inte säkert att det behövs något formellt antagande mer än att berörd chef ger sitt godkännande till slutrapporten. På samma sätt kan en friare hållning has gentemot synpunkterna som inkom under samrådet.

• Rådgör med berörd chef om hur godkännandeprocessen går till. Grind 4 behöver identifieras i samråd med berörd chef. Antingen räcker det med att berörd chef godkänner det slutliga förslaget eller samrådsförslaget som slutversion, eller så får detta göras av stadsbyggnadskontorets ledning eller någon annan av berörd chef utsedd sammanslutning.

Avslut

• Se till att relevanta handlingar är diarieförda i Platina.
• Följ manualen för att avsluta ett ärende i Platina och meddela sedan registratorn att ärendet ska avslutas (rådgör med berörd chef innan detta görs).
• Informera avdelningsassistenten att uppdraget ska avslutas i Maya (rådgör med berörd chef innan detta görs).
• Från 1/1 2015 fungerar Platina också som ett digitalt arkiv. Det innebär att handlingar som är upprättade eller inkomna digitalt och diarieförda i Platina aldrig behöver skrivas ut på papper och arkiveras, vilket var fallet tidigare.
  
• Eventuella originalhandlingar som inkommit via post under samrådet eller annat tillfälle skickas med internpost till stadsbyggnadskontorets arkiv. Ange att materialet ska arkiveras.
  
• Ett ex av de produkter som eventuellt tryckts ska alltid skickas till arkivet.

manual för att avsluta ett ärende i Platina (kap. 9.3)

Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Implementering (Implementeringsfasen).