Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Begäran om uppdrag

Länkar och mallar i detta avsnitt:

Administrativa förberedelser

Informera avdelningsadministratören att projektet ska registreras i Maya för att kunna tidredovisas.
Beställ ett nytt ärende i Platina. När du har fått tillgång till ärendet ordnar du själv översiktsplanens löpnummer i Platina.
All arkivering sker i Platina. I Platina ska handläggaren säkerställa att originalhandlingar sparas som gör att det går att följa ärendet administrativa beslutsgång från början till slut. Det gäller till exempel uppdragshandlingar, samrådsförslag, samrådsyttranden och samrådsredogörelse, utställningsförslag, granskningsyttrande, protokoll och beslut.
En projektkatalog på SBK_Gemensam\Kärnprocesser\Översiktsplan ska skapas i enlighet med framtagen mall.

beställ ett nytt ärende i Platina

mall för projektkatalog på SBK_Gemensam\Kärnprocesser\Översiktsplan Word (word, 16.7 kB)

Projektbeskrivning

En projektgrupp bildas i samråd med avdelningschefen.
Projektgruppen utarbetar en projektbeskrivning som förankras hos avdelningschefen och godkänns av stadsbyggnadskontorets ledningsgrupp.
Projektbeskrivningen förankras exempelvis i avdelningschefsgruppen och i planeringsgruppen. Rådgör med ansvarig chef om vilka forum som är lämpliga.

exempel på projektbeskrivning Word (word, 2.6 MB)

Begäran om uppdrag av stadsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen

Uppdraget ges av kommunstyrelsen men på begäran av stadsbyggnadsnämnen.

A: Tjänsteskrivelsen skickas tillsammans med handlingarna som ska nämndsbehandlas till ansvarig chef för godkännande.

B: Tjänsteskrivelsen och handlingarna som ska nämndsbehandlas ska vara godkända av samtliga ansvariga chefer.

C: Eventuellt presentationsmaterial sparas på avsedd plats på sbk_Gemensam.

SBN: Stadsbyggnadsnämnden sammanträder.

I och med Platinas intåg har tjänsteskrivelsen ersatt de missiv som tidigare skrevs inför ett nämndsbeslut. Ta dock gärna hjälp av den inaktuella mallen för begäran av uppdrag (word, 50.7 kB) för att vara säker på att tjänsteskrivelsen innehåller vad som behöver finnas med inför det aktuella beslutet.
Tjänsteskrivelsen skapas i Platina. Den ska döpas enligt följande mall: "Tjänsteskrivelse SBN mötesdatum ärenderubrik", alltså exempelvis "Tjänsteskrivelse SBN 2016-06-16 Översiktsplan för Nyhamnen, samrådsförslag". Var extra noga med det som skrivs under rubriken Sammanfattning i tjänsteskrivelsen, för det som står där hamnar automatiskt i kallelse till och protokoll från nämndssammanträdet. Sammanfattningen ska därför hållas kort och relevant. Låt en kollega motläsa tjänsteskrivelsen.
Via Platina skickas sedan tjänsteskrivelsen tillsammans med handlingarna som ska nämndsbehandlas till ansvarig chef för godkännande. Beslutsplanering för ärendet, vilket medför att ärendet kommer upp på föredragningslistan, görs av handläggaren i samråd med ansvarig chef senast i samband med detta. Ansvarig chef tillser efter godkännande att ärendet skickas vidare till nästa chef i beslutsordningen (A).
I skrivande stund får handläggaren inget meddelande när tjänsteskrivelsen godkänts av ansvariga chefer. Besked ges ändå i Platina, genom att tjänsteskrivelsen som skapats byter namn från ”Tjänsteskrivelse…” till ”G-Tjänsteskrivelse…”. G betyder här godkänd (B).
Eventuellt presentationsmaterial utarbetas på begäran av ansvarig chef.
Spara en kopia av eventuellt presentationsmaterial på sbk_Gemensam, "Styrande processer\Inför Stadsbyggnadsnämnden\Presentationer till SBN" senast dagen före stadsbyggnadsnämndens sammanträde (C).
Stadsbyggnadsnämndens beslut i ärendet återfinns dagen efter nämndsbeslutet på sbk_Gemensam, "Gemensamma protokoll\SBN\Protokoll". Observera att protokollet justeras först två veckor därefter.

se stadsbyggnadsnämndens kommande sammanträdesdagar

manualen Handläggare och chef för skapande av tjänsteskrivelse etc. i Platina

inaktuell mall för begäran av uppdrag av kommunstyrelsen via stadsbyggnadsnämnden Word (word, 50.7 kB)

mall för presentation

Begäran om uppdrag av kommunstyrelsen

Den enskilda handläggaren behöver inte vara delaktig i kommunstyrelsens beslutsgång. Här redovisas dock hur beslutsgången ser ut så att handläggaren enklare får möjlighet att planera sitt ärende.

A: Handlingarna levereras digitalt under dagen till kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges gemensamma kansli

B: Kommunstyrelsens arbetsutskott sammanträder

KS: Kommunstyrelsen sammanträder

Stadsbyggnadsnämndens sekreterare sammanställer ett missiv till kommunstyrelsen.
Stadsbyggnadsnämndens sekreterare överlämnar handlingarna digitalt till kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges gemensamma kansli (A).
Kommunstyrelsens arbetsutskott sammanträder varje måndag, utom under sommaren. På dessa möten fastställs beslutsgången för det enskilda ärendet, till exempel till vilket kommunstyrelsemöte ärendet ska lyftas (B).
En vecka före kommunstyrelsens möte finns föredragningslistan tillgänglig på malmo.se.
Protokollet justeras senast två veckor efter kommunstyrelsens möte.

se kommunstyrelsens kommande sammanträdesdagar

Kommunikation

Efter kommunstyrelsens beslut upprättas en hemsida med information om att kommunstyrelsen givit kontoret i uppdrag att utarbeta en översiktsplan för det geografiska eller tematiska området. Ta kontakt med kommunikationsenheten för hjälp med denna samt andra kommunikationsinsatser.
Information om arbetets uppstart ska ske till berörda externa parter, till exempel länsstyrelsens utsedda Malmöhandläggare, berörda större markägare med flera.

Avslut

Se till att uppdragshandlingen, stadsbyggnadsnämndens skrivelse och protokoll, kommunstyrelsens protokoll samt andra handlingar av vikt och intresse finns diarieförda i Platina.