Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net
Är det stadsbyggnadsnämnden som är beställare följer du denna rutin för framtagande av uppdragsbeskrivning. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.
I uppdragsbeskrivningen struktureras arbetet upp inför genomförandefasen. Att författa en användbar och stödjande uppdragsbeskrivning innebär en hel del arbete, men underskatta inte hur viktigt detta arbete är. Det finns många risker förknippat med att alltför snabbt gå in i genomförandefasen utan att ha förberett arbetet ordentligt.
Se uppdragsbeskrivningen och det arbete som krävs för att göra den till ett användbart dokument som en hjälp på vägen, och inte som något tvingande som stjäl tid. Framtagandet av uppdragsbeskrivningen kräver att följande aspekter med fördel är mer eller mindre fastställda:
mall för uppdragsbeskrivning (word, 119.6 kB)
Utöver det som täcks in av uppdragsbeskrivningen rekommenderas också att göra exempelvis en intressentanalys samt en mer detaljerad riskanalys. Dessa behöver inte ingå i uppdragsbeskrivningen, men kan vara till stöd i det fortsatta arbetet, exempelvis när det gäller implementeringen av uppdragets resultat eller produkter.
Mer utförlig information om dessa två analyser, stöd för avsnitten i uppdragsbeskrivningen och mycket mer återfinns exempelvis i den huvudsakliga litteraturen för tidigare nämnd projektledarutbildning — Bo Tonnquists bok Projekthandledning. Äger du inte själv ett exemplar, så låna den av en kollega.
Vid större uppdrag är det viktigt att förankra väl valda delar av uppdragsbeskrivningen, allra minst målhierarkin, med allra minst de förvaltningar som är direkt påverkade av frågeställningarna som utredningen tar sig an. Utgå från intressentanalysen, om du gjort en sådan, för att identifiera nyckelaktörer i arbetet. Deltar förvaltningar utöver stadsbyggnadskontoret med personal i arbetet måste delar som projektorganisation, förmodade kostnader, et cetera, också förankras.
Uppdragsbeskrivningen godkänns av Grind 2. Är beställaren av uppdraget stadsbyggnadsnämnden har det tyngd, och Grind 2 är då sannolikt stadsbyggnadskontorets ledningsgrupp. Det går också att tänka sig att det är någon annan konstellation av stadsbyggnadskontorets chefer som utgör Grind 2.
Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Samrådsförslag (Genomförandefasen).