Uppdragsbeskrivning (SBK större)

Är det stadsbyggnadskontoret som är beställare av ett större uppdrag följer du denna rutin för framtagande av uppdragsbeskrivning. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.  

Beroende på omfattningen av uppdraget kan det klassas som större eller mindre, och följer därför något olika rutiner. Är det inte klart för dig vilken omfattning det rör sig om så rådgör med berörd chef.

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

• mall för uppdragsbeskrivning  (word, 119.6 kB)
• mall för beställning av förvaltningsuppdrag  (word, 51.3 kB)

Framtagande av uppdragsbeskrivning

I uppdragsbeskrivningen struktureras arbetet upp inför genomförandefasen. Att författa en användbar och stödjande uppdragsbeskrivning innebär en hel del arbete, men underskatta inte hur viktigt detta arbete är. Det finns många risker förknippat med att alltför snabbt gå in i genomförandefasen utan att ha förberett arbetet ordentligt.

Se uppdragsbeskrivningen och det arbete som krävs för att göra den till ett användbart dokument som en hjälp på vägen, och inte som något tvingande som stjäl tid. Framtagandet av uppdragsbeskrivningen kräver att följande aspekter med fördel är mer eller mindre fastställda:

• Nulägesanalysen (bakgrunden till uppdraget) ska vara definierad och formaliserad.
• Gällande dokument och riktlinjer som påverkar uppdraget ska vara identifierade.
• Uppdraget ska vara avgränsat i tid och rum — detta inkluderar att en tidplan ska tas fram.
• Uppdragets målhierarki ska vara fastställd och syfte, effektmål och leveransmål definierade.
• Projektorganisationen ska vara framtagen och förankrad.
• En förteckning över förmodade kostnader ska vara genomförd.
• Övergripande risker ska vara identifierade.
• Processen fram till godkännande ska också vara klargjord, liksom resterande grindar identifierade.
• Det ska börja funderas över hur implementeringen av uppdragets resultat eller produkter ska gå till.

Handlar det om ett större förvaltningsuppdrag så utgå alltid från att en uppdragsbeskrivning behöver tas fram. Eventuellt kan det räcka med att delar av uppdragsbeskrivningen ifylls eller rentav att uppdragsbeställningshandlingen kan räcka också i syfte att beskriva uppdraget i denna fas. Detta avgör berörd chef, så rådgörande med denna krävs.

• mall för uppdragsbeskrivning  (word, 119.6 kB)
• mall för beställning av förvaltningsuppdrag  (word, 51.3 kB)
  

Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Samrådsförslag (Genomförandefasen).