Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Samråd (SBN)

Är det stadsbyggnadsnämnden som är beställare följer du denna rutin för samråd. Inledningsvis finns en sammanställning av de mallar och exempel som nämns i detta avsnitt.

Mallar och hjälpmedel i detta avsnitt

Samrådshandlingar

  • Samrådshandlingarna omfattas av samrådsförslaget.

Samrådstid

  • Ett samråd på minst tre månader är brukligt vid utredningsuppdrag av denna storlek. Det förutsätter dock att samrådet inte sker över sommaren eller över årsskiftet, då en längre samrådstid är lämplig.

Utskick

  • På sikt kommer remissutskick att skötas via Platina. Dessa delar av Platina är dock inte färdiga för användning ännu, så än så länge sköts rutinerna för utskick som tidigare, enligt nedan.
  • Samrådet riktas mot de som kan anses ha väsentligt intresse av samrådsförslaget. Detta inkluderar sannolikt som allra minst utvalda förvaltningar och bolag, men kan också inkludera länsstyrelsen, andra kommuner, regionplaneorgan, kommunala organ i övrigt, andra myndigheter, ideella sammanslutningar, enskilda individer, et cetera. Uttrycket "väsentligt intresse" är hämtat ur PBL och ska tolkas på ett generöst sätt. Avsikten med samrådet är ju att få fram ett så bra beslutsunderlag som möjligt.
  • Välj ut relevanta mottagare. Nämndsadministratör är behjälplig med att skriva ut adressetiketterna. Kontrollera nogsamt sändlistan och att sändlistans samtliga mottagare återfinns på etiketterna.
  • Formulera ett missiv till utskicket. I missivet ska det noteras vilka reservationer eller särskilda yttranden som inkommit från samtliga beslutstillfällen och nämnder.
  • Reservationer eller särskilda yttranden från samtliga beslutstillfällen och nämnder ska skickas med samrådshandlingarna. Innehållet i reservation eller särskilt yttrande återges dock inte på annat sätt än att de biläggs utskicket. Innehållet i en reservation eller ett särskilt yttrande kommenteras inte av stadsbyggnadskontoret.
  • Invänta eventuella reservationer och särskilda yttranden innan utskicket görs, annars måste kompletterande utskick göras.
  • Bifoga en sändlista.
  • Till mottagare inom Malmö stad sker endast ett digitalt utskick, att skicka handlingarna på papper är inte nödvändigt. Fundera på vad som är lämpligt för eventuella externa mottagare och rådgör med berörd chef om det finns oklarheter.
  • Be med fördel om en mottagningsbekräftelse vid utskick så viktiga som dessa. Det gäller såväl digitala utskick som pappersutskick. Lita heller inte på kvittenser i Outlook, sådana kan mottagare stänga av permanent.

exempel på sändlistaWord (word, 66.8 kB)

Diarieföring av inkomna synpunkter

  • Inkomna synpunkter ska vara skriftliga. Synpunkter som ställts till kontoret diarieförs av registratorn och återfinns sedan i Platina. Lämnas synpunkter digitalt direkt till den enskilda handläggaren, ska synpunkterna diarieföras till det aktuella ärendet i Platina.
  • Lämnas synpunkter via vanlig post direkt till handläggaren, ska kopia utan dröjsmål lämnas till registratorn för diarieföring. Originalhandlingen ska sparas i en pärm som upprättas för detta ändamål.

 mall för pärmens förteckning över inkomna synpunkter

Avslut

  • Se till att relevanta handlingar är diarieförda i Platina.


Klicka här för att gå vidare till nästkommande avsnitt, Samrådsredogörelse (Avslutandefasen).