Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Svar på motion

Uppskov

  • Finns det behov av uppskov ska stadskontorets handläggare tillfrågas och avdelningschef underrättas.
  • Kopia på avsändarens svar ska skickas till diariet stadsbyggnadskontoret@malmo.se. Glöm inte att ange ärendets diarienummer.

Samordnat yttrande

  • Många gånger är det en fördel att samordna yttrandet med de andra förvaltningarna. Kontrollera sändlistan för att se om flera kommunala förvaltningar fått samma ärende. Kontakta respektive förvaltnings registratorer för att få reda på vem som handlägger ärendet.
  • Vid samordnat yttrande ska en pm upprättas och bifogas svaret på motionen.

mall för pm vid samordnat yttrande Word (word, 30 kB)

Intern avstämning

  • Remissvarets innehåll ska alltid stämmas av med andra berörda avdelningar på stadsbyggnadskontoret.

Tidplan

A: Tjänsteskrivelsen skickas tillsammans med eventuella bilagor som ska nämndsbehandlas till berörd chef för godkännande.

B: Tjänsteskrivelsen och eventuella bilagor som ska nämndsbehandlas ska vara godkända av samtliga berörda chefer.

C: Eventuellt presentationsmaterial sparas på avsedd plats på sbk_Gemensam.

SBN: Stadsbyggnadsnämnden sammanträder.

Avlämning av svaret på motionen

  • Tjänsteskrivelsen och motionen skapas i Platina. I tjänsteskrivelsen beskrivs ärendet, medan yttrandet skrivs i yttrandemallen. Ta dock gärna hjälp av den inaktuella mallen för svar på motionWord (word, 54.9 kB) för att vara säker på att tjänsteskrivelsen och yttrandet innehåller vad som behöver finnas med inför det aktuella beslutet.
  • I tjänsteskrivelsen ska följande beslutsmening användas: "att framföra till kommunfullmäktige vad stadsbyggnadskontoret anfört i bifogat yttrande, samt att föreslå att motionen härmed anses besvarad."
  • Missa inte att det är handläggarens ansvar att fylla i namnen på aktuell nämnsordförande  och nämndssekreterare samt nämndssekreterarens titel i yttrandemallen.
  • Var extra noga med det som skrivs under rubriken Sammanfattning i tjänsteskrivelsen, för det som står där hamnar automatiskt i kallelse till och protokoll från nämndssammanträdet. Sammanfattningen ska därför hållas kort och relevant. Låt en kollega motläsa tjänsteskrivelsen och yttrandet.
  • Via Platina skickas sedan tjänsteskrivelsen, motionen och eventuella bilagor som ska nämndsbehandlas till berörd chef för godkännande. Beslutsplanering för ärendet, vilket medför att ärendet kommer upp på föredragningslistan, görs av handläggaren i samråd med berörd chef senast i samband med detta. Berörd chef tillser efter godkännande att ärendet skickas vidare till nästa chef i beslutsordningen (A).
  • I skrivande stund får handläggaren inget meddelande när tjänsteskrivelsen godkänts av berörda chefer. Besked ges ändå i Platina, genom att tjänsteskrivelsen som skapats byter namn från ”Tjänsteskrivelse…” till ”G-Tjänsteskrivelse…”. G betyder här godkänd (B).
  • Eventuellt presentationsmaterial utarbetas på begäran av berörd chef.
  • Spara en kopia av eventuellt presentationsmaterial på sbk_Gemensam, "Styrande processer\Inför Stadsbyggnadsnämnden\Presentationer till SBN" senast dagen före stadsbyggnadsnämndens sammanträde (C).
  • Stadsbyggnadsnämndens beslut i ärendet återfinns dagen efter nämndsbeslutet på sbk_Gemensam, "Gemensamma protokoll\SBN\Protokoll". Observera att protokollet justeras först två veckor därefter.

se stadsbyggnadsnämndens kommande sammanträdesdagar

manual för skapande av tjänsteskrivelse, yttrande etc. i Platina (kap. 5, 6, 8, 9)

inaktuell mall för svar på motionWord (word, 55.5 kB)

mall för presentation

Avslut

  • Stadsbyggnadsnämndens beslut om motionen återfinns dagen efter nämndsbeslutet på  SBK_Gemensam:\Gemensamma protokoll\SBN\Beslutslista, och därunder i mapp efter år och datum. Observera att protokollet justeras först två veckor därefter.
  • Spara  skrivelsen och eventuell  presentation i Word under adekvat mapp på SBK_Gemensam:\Kärnprocesser\Yttranden\Motioner.