Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Frågor och svar

Digital agenda för stadsbyggnadskontoret - vad är den till för egentligen? Och hur kommer den påverka mig? Här listar vi några frågor och svar.


Varför behöver vi en digital agenda för SBK?

Det finns många anledningar, men det korta svaret är att vi ser att digitalisering är en möjlighet för oss att bli ännu bättre. För Malmöborna och för stadsutvecklingen, men också för medarbetarna; som arbetsplats och som arbetsgivare.

Vi behöver hålla oss i takt med tiden och kunna ge den service som omvärlden behöver och förväntar sig; både idag och imorgon

Den digitala agendan blir vårt verktyg som berättar hur vi ska jobba för att nå dit.

Vad ska den digitala agendan vara till för?

Agendan ska hjälpa oss att navigera, fokusera och prioritera vid alla viktiga vägval om digitalisering framöver. Vi ser att digitalisering erbjuder så oerhört många möjligheter, för Malmöborna men också för medarbetarna på SBK. För att kunna ta tillvara alla dessa möjligheter ska vi nu använda den digitala agendan; som en vägvisare när vi fattar beslut om vad vi behöver utveckla vidare, vad vi vill fokusera på, och hur vi ska få in digitaliseringen som en naturlig del i vår verksamhetsutveckling.

Vem berörs av agendan?

Alla vi som jobbar på stadsbyggnadskontoret kommer att beröras. Det är chefernas ansvar att använda den digitala agendan, och i det ingår att ha dialog med medarbetare. Till exempel kommer det att ske i verksamhetsplanerings- och budgetprocessen. Med start i höst kommer den digitala agendan att diskuteras med alla; på både avdelnings- och enhetsnivå.

Vem har tagit fram agendan och hur har arbetet gått till?

Uppdraget att ta fram en digital agenda kom redan 2017. Sedan dess har flera personer engagerats i arbetet i olika faser. Vi har haft olika projektgrupper under resans gång och många medarbetare har deltagit i de workshops som legat till grund för den digitala agenda som nu beslutades av ledningsgruppen i maj 2018. För framtagandet av slutversionen svarar ledningsgruppens Erika Knobblock och Ewa Rannestig, i samarbete med Josefin Nellerup, Sandra Johansson och Viktoria Timpka.

Vilka möjligheter ger digitalisering, för mig som medarbetare?

När vi digitaliserar hantering som idag är manuell så frigörs tid. När vi kartlägger och förbättrar våra processer kommer det bli lättare att planera verksamheten, det blir färre brandkårsutryckningar. Sammantaget kan det göra att vi kan ägna vår tid åt mer meningsfulla uppgifter, och att arbetsbelastning och stress kan minska.

En digital vardag kan också ge nya arbetssätt, där det är lättare att samverka med andra oberoende av fysisk plats.

Att som medarbetare få digital kompetens är också en individuell kompetensutveckling, en trygghet i arbetslivet som håller dig anställningsbar.

Inget av det här händer förstås automatiskt, bara för att vi digitaliserar. Men vi kan ta vara på möjligheterna genom att styra dithän. Det är ytterligare en anledning till att det är viktigt för oss med en digital agenda: när vi har fokus och en gemensam riktning blir det enklare att styra dit vi önskar.

Finns det några farhågor?

Förändrade arbetssätt är ofta utmanande, på olika sätt. När vi går över till nya digitala processer kommer det ibland att bli merjobb under en övergångsperiod. När vi ser sådana övergångar så måste vi planera ansvarsfullt så att arbetsmiljön ändå blir rimlig. Det är chefernas ansvar. Vi vill vara en ansvarsfull arbetsgivare, och extra omsorg ska läggas vid arbetsmiljön vid digitala övergångar.

Vad blir de konkreta förändringarna i min jobbvardag, av att vi nu har en digital agenda?

Inget förändras över en natt av att vi har en digital agenda. Agendan är en inriktning, inte en konkret handlingsplan. De konkreta förändringarna tar vi fram tillsammans, i verksamhetsplaneringen. Det du främst kommer att märka framöver är att digitalisering blir ett tydligare ämne, något vi diskuterar mer – på allt från APT till verksamhetsplanering.

Digital agenda för SBK och Det digitala Malmö – hänger de ihop?

Ja. Det digitala Malmö är det övergripande programmet för digitalisering som gäller för hela staden, beslutat av kommunfullmäktige. Digital agenda för stadsbyggnadskontoret följer upp Det digitala Malmö, och är en fördjupad anpassning för just vår verksamhet. När vi uppfyller målen i vår digitala agenda, bidrar vi samtidigt till målen i Det digitala Malmö.

När och hur kommer jag som medarbetare att märka av att vi har en digital agenda?

Redan nu märker du säkert att verksamheten jobbar med digitalisering i flera olika former; allt från att vi internt går över till Office 365, till mer externa tjänster som vårt digitala bygglov och utvecklingen av medborgardialog med hjälp av 3D-teknik och VR-glasögon. Att vi nu får en gemensam digital agenda kommer du att märka under hösten, då digitalisering kommer föras in i verksamhetsplaneringen som ett tydligare inslag. Förhoppningsvis kommer du också att märka att det finns en agenda genom att digitalisering blir något vi ännu tydligare diskuterar och planerar för i verksamheterna.

Vem ansvarar för att få den digitala utvecklingen att hända, enligt agendan?

Vi gör det tillsammans. Den digitala agendan är tydlig med att det är chefernas ansvar att se till att vi jobbar för att uppnå målen i agendan. Men allt bygger givetvis på medarbetarnas bidrag och medverkan.

Hur ska vi göra för att den digitala agendan blir verklighet, och inte blir en hyllvärmare?

Strategin för att få digitaliseringen att hända är att väva in den digitala agendan och dess mål i stadens nya budget- och uppföljningsprocess. Digitala initiativ får då en naturlig plats i verksamhetsplaneringen. Cheferna ansvarar för att implementera den digitala agendan när de tillsammans med medarbetarna planerar, följer upp och utvecklar verksamheten.

Det har pratats mycket om processkartläggning – har det också med digitalisering att göra?

Ja, i högsta grad. När vi ser över våra processer kommer vi att märka olika brister, saker som kan bli bättre. Ibland genom digitala lösningar, och ibland genom att göra annorlunda. Genom att kartlägga våra processer kommer vi att se var behoven, och vinsterna, med digital utveckling kan vara som störst. När planavdelningen genomförde piloten, den första kartläggningen, av planprocessen lyckades de identifiera 170 problem. Digitalisering visade sig vara lösningen på flera av problemen som kartläggningen visade på. Bland annat sågs behov av ett nytt verksamhetssystem. Processkartläggning är därför ett effektivt sätt att strukturera för att se var digitalisering kan vara till mest nytta. Därför kommer vi fortsätta kartlägga fler processer.

Hur kan jag som medarbetare vara med och påverka digitaliseringen, utifrån agendan?

Redan nu kan du prata med din närmsta chef, om du har tankar och idéer! Digitaliseringen kommer tas upp i verksamhetsplaneringen till hösten, och i den processen kan du också tillföra dina tankar. Både nu och de kommande fyra åren.

I agendan skriver vi också att det är viktigt att våga, att testa nya idéer. Först i liten skala, sedan utvärdera och följa upp. Det är du som medarbetare som kan verksamheten bäst, och därför kan komma med de bästa idéerna.

Vad gör ledningen med agendan nu?

Nästa steg för ledningen är att säkerställa att det finns förutsättningar för att vi ska kunna nå målen i agendan. På ledningens strategidagar i september kommer vi att planera mer hur införandet ska ske.

I ledningen planerar vi också för att under hösten förankra den digitala agendan på både avdelnings- och enhetsnivå. Det kommer behövas mycket dialog, och det blir väldigt viktigt för alla chefer och oss i ledningen att få medarbetarnas input till den fortsatta processen.

Med digitaliseringens möjligheter tror vi att vi kommer kunna erbjuda både bättre service till Malmöbon och en bättre och roligare arbetsvardag. Vi tänker ta alla digitaliseringens möjligheter till att bli en mer attraktiv arbetsgivare – både för oss som redan jobbar här och för dem vi vill locka hit.