Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/komin/stod-och-service/kommunikation

Innan du går på ledigheten

Snart är det dags för semester. Här finns komihåglista för hur du gör med fakturorna, e-posten och telefonen.

Om vi som kommunanställda låter våra telefoner stå och ringa eller lämnar mejlen obesvarad i flera dagar eller veckor, bryter vi mot lagen. För att undvika det ska du dirigera om inte bara dina fakturor,  utan även fasta telefon och e-post till någon annan när du själv inte kan hanterar dem. Dirigerar du inte om din e-post ska du kolla e-posten minst en gång om dagen. Ett autosvar på e-posten kompletterar att göra-listan.

Ställ om telefonen

Här finns manualen som pdf om hur du ska dirigera samtalen till någon annan och hur du fyller i att du har ledigt.
Om du bara ska låta växeln svara när det ringer till dig, gör så här: 

  1. Klicka på telefonsymbolen överst i den svarta listen i Komin (eller välj ”Styra telefonen” i högerspalten på Komin under "Jag vill...")
  2. Välj AKTIVITETER
  3. Skriv ditt telefonnummer, lämna lösenordsrutan tom – om du inte lagt in lösenord – klicka på OK.
  4. Välj Semester med datum från och till-och-med. (Skriv gärna i meddelanderutan vem/vilka växeln kan hänvisa till.)
  5. Spara.

E-posten - dirigera om och lägg in autosvar

1. Dirigera om e-posten

Med inställningar i några steg kommer dina inkommande mejl att landa i någon annans inkorg (som du har kommit överens med)

Hur du gör kan du läsa här som pdf.

2. Lägg in frånvaromeddelande i mejlen

Nedan hur du lägger in automatiskt svar.

  1. Öppna Outlook.
  2. Välj ARKIV.
  3. Välj Automatiska svar (i mitten, vänster om Autosvar).
  4. Klicka i ”Skicka autosvar”.
  5. Klicka i ”Skicka endast under….”.
  6. Fyll i starttid och sluttid.
  7. Skriv ett meddelande i stora vita rutan både för internt och externt. I meddelandet ska stå vart man vänder sig istället, t.ex. till växel eller kundservice om det inte finns någon kollega som är i tjänst)
  8. OK.

Så här hänvisar du i Ekot
(PDF-fil nedan med skärmdumpar)

  1. Gå in i Ekot
  2. Klicka på knappen Mina inställningar
  3. Under rubriken Frånvaro finns en knapp som heter "Lägg till frånvaro". Klicka på den
  4. Lägg in den period du ska vara frånvarande. Ange i "förstoringsglaset" ersättare under din frånvaro. Det går att registrera flera ersättare, klicka på knappen "Spara".
  5. Ersättare vid frånvaro måste läggas upp separat i Kundreskontraportalen, KRP. Innan du kan göra detta måste du anmäla till sefekotsupport@malmo.se vilka dina ersättare kommer att vara. Dessa godkända ersättare lägger Redo upp i KRP åt dig. Därefter kan du lägga in din frånvaro. Se beskrivning nedan.

    Observera att attesträtten inte automatiskt går över till den personen du hänvisar till utan "Behörighet till Ekot" behöver fyllas i och lämnas till redovisningsavdelningen. Blanketten hittar du under "Ekonomiavdelningens blanketter".

Här finns en beskrivning med skärmdumpar hur du ställer om Ekot.PDF (pdf, 142.2 kB)

Du ska inte ändra status högst upp utan detta sker automatiskt. Inkorgen stängs och de eventuella fakturor som finns kvar i inkorgen flyttas till angiven användare. Har du frågor om Ekot, kontakta redovisningsavdelningen.

Kontakta oss

Peter Adamsson, kommunikationsavdelningen