Arkivera och gallra

Enligt arkivlagstiftningen ska alla allmänna handlingar arkiveras och bevaras, om det inte finns ett gallringsbeslut.

Arkivering och gallring ska göras av såväl pappershandlingar som digitala handlingar. Det är viktigt att gallra och rensa med jämna mellanrum för att inte informationsmassorna ska växa och bli omöjliga att hantera.

Gallringsfrister för handlingar på serviceförvaltningen finns i servicenämndens arkivredovisning. Den godkändes av nämnden den 23 februari 2016 och innehåller gallringsfrister för handlingar som uppkommer i våra kärnprocesser. Kommuntjänster, stadsfastigheter, kommunteknik och skolrestauranger har varsitt kapitel i arkivredovisningen.

För stab, ledning och andra styrande och stödjande funktioner finns gallringsbeslut i arkivhandbok för Malmö stad. För projekt och uppdrag finns en upprättad arkivhandbok som är godkänd av stadsarkivet, och för HR och kommunikation finns lokala tillämpningar som följer Malmö stads övergripande riktlinjer.

Ett förtydligande av arkivhandboken finns också för upphandling. Det är anpassat för stadsfastigheters projektenhet, men gallringsfristerna gäller för hela förvaltningen.

Godkända styrdokument för arkiv och informationshantering hittar du nedan.

Kontakta oss

Sofia Sandels, kansli- och utvecklingsavdelningen