Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/komin/stod-och-service

Upphandlingsprocessen på stadsfastigheter

Upphandlingar ska genomföras i enlighet med Lag om offentlig upphandling (LOU) och Malmö stads upphandlingspolicy med tillhörande riktlinjer.

Steg i upphandlingsprocessen - från behov till tecknat avtal:

  • Beställning
  • Beslut om att genomföra upphandling
  • Förarbete - marknadsanalys, behovsanalys etcetera
  • Framtagning av förfrågningsunderlag
  • Annonsering av upphandling i TendSign
  • Prövning av anbud - kvalificering och utvärdering
  • Tilldelning
  • Avtalsspärr
  • Kontraktsgenomgång
  • Avtalsskrivning
  • Avtalsuppföljning och erfarenhetsåterföring

En annonserad upphandling tar normalt mellan fyra och tolv månader att genomföra.

Beställning

Stadsfastigheters ledningsgrupp beslutar vilka upphandlingar som ska genomföras. Fyll i en beställningen och lämna den till stadsfastigheters ledningsgrupp eller upphandlare.  Därefter beslutas om upphandlingen ska genomföras av byggprojektenheten, stadsfastigheters upphandlare eller av centrala upphandlingsenheten.

Beställningsblankett stadsfastigheter

Syftet med beställningen är att göra en första bedömning avvilka resurser som behövs för att genomföra upphandlingen. Om en upphandling har högt kontraktsvärde och stor betydelse för verksamheten så behövs ofta mer tid och resurser. I vissa fall behövs extern sakkunskap. Syftet med beställningen är även att skapa en överblick över pågående upphandlingar, vilka funktioner som berörs och har behov av information.

Förarbete

Syftet med förarbetet är att inhämta den information och de underlag som behövs för att kunna ta fram ett bra förfrågningsunderlag. Vilka krav är nödvändiga att ställa för att tillgodose verksamhetens behov men som samtidigt ger tillräcklig konkurrens? Förarbetets omfattning beror bland annat på avtalets betydelse för verksamheten, kontraktets värde och upphandlingsföremålets komplexitet.

Förarbetet innefattar exempelvis:

Behovsanalys
I behovsanalysen undersöks vem i organisationen som kommer att använd avtalet och hur deras behov ser ut. Vilka mål ska uppnås genom avtalet?

Marknadsanalys
Därefter matchas behovet mot marknaden. Vilka företag kan leverera det som behövs - små eller stora företag, hela eller delar av behovet? Ibland är det relevant att anordna leverantörsträffar, publicera en RFI (Request for information) eller en extern remiss för att inhämta mer kunskap om marknaden eller för att få marknadens synpunkter på leveranskrav och tekniska krav.

Ekonomiska förutsättningar
En ekonomisk analys görs för att bedöma kontraktets värde. Kontraktets värde påverkar hur attraktivt det är för anbudsgivare att lämna anbud. Vilken budget finns för det som ska upphandlas? Vilken budget finns för att genomföra upphandlingen?

Hållbarhet
Att ställa hållbarhetskrav i upphandling är ett viktigt verktyg för att framgångsrikt arbeta med verksamhetens beslutade hållbarhetsmål. I förstudien genomlyses vilka mål och krav som ska eller är lämpliga att föra in i den aktuella upphandlingen, exempelvis arbetsrättsliga villkor, sysselsättningsfrämjande villkor och olika miljökrav.

Ansvar och roller

I dokumentet Ansvar och roller beskrivs vem som har ansvar för vad i upphandlingsprocessen, exempelvis:

Avtalsansvarig
Chef som har huvudansvar för en upphandlings genomförande och för avtalsuppföljning. Ansvarar till exempel för kontraktsmöten.

Kontaktperson för avtal
Medarbetare som har sakkunskap om avtalet och som kan svara på frågor om avtal och avrop under avtalsperioden.

Upphandlare
Medarbetare med huvudansvar för upphandlingsprocessen och att upphandlingen genomförs i enlighet med LOU.

Arbetsgrupp
Arbetsgruppen består ansvarig upphandlare och medarbetare med sakkunskap inom avtalsområdet. Arbetsgruppen genomför bland annant förstudie och tar fram förfrågningsunderlag med krav på leverantör och tjänst.

Förfrågningsunderlag

Efter förstudien tas förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget består av bland annat av följande underlag

  • Upphandlingsföreskrifter med kvalificeringskrav och utvärderingsmodell
  • Uppdragsföreskrifter - beskrivning av omfattning, leveranskrav
  • Kravspecifikation - tekniska krav
  • Övriga bilagor - fastighetsförteckning, ritningar, statistik
  • Kontraktsvillkor