Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/komin/stod-och-service

Direktupphandling på stadsfastigheter

Nedan finns stadsfastigheters riktlinjer som gäller när du ska göra en direktupphandling. Stadsfastigheters riktlinjer kompletterar serviceförvaltningens beslutade riktlinjer för direktupphandling .

I vissa fall kan inköp göras genom direktupphandling. En direktupphandling är en upphandling utan krav på särskild form eller annonsering. För att få göra en direktupphandlings ska din förvaltnings sammanlagda inköpsbehov av ”samma slag”, det vill säga samma typ av tjänst eller vara, understiga 580 000 kr under räkenskapsåret. Om inköpsbehovet är återkommande ska värdet beräknas på fyra år.

Beslut om direktupphandling fattas av den som har budgetansvar.

Tillvägagångssätt

  • Gör en enkel behovsanalys
    Vad ska upphandlas? Finns det några speciella krav på varan, tjänsten eller leverantören (till exempel pris, leveranstid, kvalitet, erfarenhet, kompetens med mera)?

  • Gör en enkel marknadsundersökning
    Undersök genom till exempel internetsökning och kollegor vilka företag som kan leverera det som ska köpas in. Undersök till exempel pris och andra uppgifter om varan/tjänsten.

  • Konkurrensutsättning
    Begär in anbud från minst tre leverantörer. Använd mallarna och dokumentera inköpet enligt nedan.

Mallar och dokumentation

  • Vid lågt värde <10 000 kr
    Direktupphandling genom inköp i butik eller som understiger 10 000 kr ska godkännas skriftligt av budgetansvarig chef, till exempel genom att fylla i Beslut om inköp av lågt värde. Inga övriga dokumentationskrav, krav på skriftliga anbud eller krav på diarieföring finns.

  • Vid belopp >10 000 kr och <100 000 kr
    Direktupphandlingen ska konkurrensutsättas genom skriftlig offertförfrågan, använd mall Offertförfrågan enkel. Offerten/anbudet ska godkännas genom en skriftlig beställning (till exempel bekräftelse genom e-post). Mallen Dokumentation av direktupphandling ska diarieföras tillsammans med offertförfrågan, offert och undertecknad beställning eller avtal. Mallarna finns lpå centrala upphandlingsenhetens sida.

  • Vid belopp >100 000 kr
    Direktupphandlingen ska konkurrensutsättas genom skriftlig offertförfrågan, använd mall Offertförfrågan vara eller mall Offertförfrågan tjänst. Sist i mallen finns förslag på villkor under avtalstiden som ska användas och undertecknas av avtalsparterna. Mallen Dokumentation av direktupphandling ska diarieföras tillsammans med offertförfrågan, anbud och undertecknat avtal. Undertecknat avtal ska även arkiveras i. Mallarna finns på centrala upphandlingsenhetens sida.

Sekretess

När en upphandling är avslutad händer det att leverantörer hör av sig och begär ut upphandlingsdokument och anbud. Den som är ansvarig för upphandlingen ska då göra en sekretessbedömning innan handlingarna lämnas ut. För att anbudsgivaren redan i anbudsskedet ska ha möjlighet att själv ange vilken information de anser ska sekretessbeläggas i deras anbud så kan följande text föras in i offertförfrågan:

"I enlighet med tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) blir samtliga offerter offentliga efter att upphandlingen avslutats. OSL:s 31 kap. 16§ innehåller dock ett undantag från dessa huvudregler som gäller i de fall en anbudsgivare i en upphandling på något sätt riskerar att orsakas skada ifall handlingarna lämnas ut. Som anbudsgivare är det därför möjligt att i samband med att offerten lämnas begära sekretess i enlighet med dessa bestämmelser. 

 I de fall där du som anbudsgivare önskar sekretess bör du noggrant beskriva vilka delar av anbudet (ej bilagor) som du menar skall sekretessbeläggas samt skälen till varför dessa delar är känsliga. I samband med detta bör du som anbudsgivare även ange vilka skador du kan drabbas av ifall handlingen blir offentlig. Serviceförvaltningen gör sedan en sekretess-bedömning med beaktande av dessa grunder. I de fall där ansökan om sekretess inte inkommit kan offerten komma att lämnas ut i sin helhet. "

Kontaktperson sekretessbedömning:

Elisabeth Björner, arkivassistent centralt på stadsfastigheter