Frågor och svar om det nya faktureringssystemet

De som får fakturor från Malmö stad kommer att märka en del förändringar när vi går från gammalt till nytt faktureringssystem. På denna sidan försöker vi svara på frågor kring förändringen.
Vi fyller på med fler frågor och svar efterhand.

InfobladPDF (pdf, 45.8 kB) finns tillgängliga i debiteringens reception.

När införs det nya faktureringssystemet? + –

Debiteringen börjar arbeta i Ekot vid årsskiftet 2019/2020. Första fakturorna från Ekot skickas ut till kunderna under andra veckan i januari.

Varför behöver faktureringssystemet bytas ut? + –

Dagens faktureringssystem är föråldrat och ersätts av stadens upphandlade ekonomisystem. Det är en smidig och kostnadseffektiv lösning, som bättre möter framtidens behov av till exempel digitala lösningar.

Vem ska svara på frågorna om fakturor? + –

Debiteringen besvarar fakturafrågor, till exempel frågor om fakturans layout, förändrade förfallodatum och utskrifts- och betalmetoder. Rör frågan de debiterade tjänsterna är det precis som tidigare den utförande verksamheten som kan besvara kundens frågor.

Vilka funktioner/förvaltningar i Malmö stad påverkas? + –

De avdelningar/förvaltningar som idag fakturerar via debiteringen och Bill.

Hur påverkar det nya faktureringssystemet arbetet i förvaltningarna? + –

En stor skillnad jämfört med det nuvarande faktureringssystemet Bill, är att endast debiteringen har behörighet att se fakturorna och kunderna i Ekot.

Ekot innebär fler möjligheter att få återrapportering när det gäller till exempel avbetalningsplaner, anstånd och inkasso.

Tidigare har redovisning skett till förvaltningarna vid flera tillfällen varje månad. I Ekot kommer redovisning enbart att skickas till respektive förvaltning den 26:e varje månad.

Varför ska vi inte skicka manuella rättelser längre? + –

Enligt Malmö stads redovisningspolicy ska fel rättas i källan. Det betyder att om felregistrering har gjorts i ett försystem som medfört en felaktigt utsänd faktura ska korrigering göras i försystemet. Rättning görs då på nästkommande faktura.

Räntevillkoren skärps, hur påverkar det Malmöbon? + –

Debiteringens tidigare faktureringssystem, Bill, hade ingen funktion för att debitera ränta. I Ekot kan debiteringen följa Ekonomihandboken och debitera ränta när en Malmöbo gör en sen inbetalning på en faktura. Ränta beräknas från och med förfallodatum vid sen inbetalning och vid upprättande av avbetalningsplaner. Räntan beräknas under en period om 365 dagar och debiteras först om ränteskulden uppgår till 100 kr under denna period.

När kommer redovisningsfilerna? + –

Tidigare har redovisning skett till förvaltningarna vid flera tillfällen varje månad. I Ekot kommer redovisning enbart att skickas till respektive förvaltning den 26:e varje månad.

Sista redovisningsfilerna från Bill kommer att skickas första dagarna i januari 2020.

Hur kommunicerar vi förändringarna till Malmöborna? + –

Malmöborna informeras genom ett meddelade på fakturan, med start i september månad och framåt. Information kommer även att finnas på debiteringens telefonslinga och via autosvar i mejl och i mejlsignaturer. Här hänvisas kunden till en FAQ på www.malmo.se/debiteringen.

InformationsbladPDF (pdf, 45.8 kB) kommer att finnas tillgängliga i debiteringens reception.

Framöver är pressutskick och inlägg på Malmö stads Facebook inplanerade.

Finns någon information att dela ut till de Malmöbor som har frågor om förändringen? + –

Ja, ett informationsblad kommer att finnas tillgängligt i debiteringens reception och för utdelning till de som önskar.

Hur påverkar förändringen fakturamottagaren? + –

Hen kommer att faktureras för samma tjänster som tidigare, men vissa saker blir annorlunda:

  • Fakturan kommer se annorlunda ut
  • Hen kommer att få längre betaltid (30 dagar från fakturadatum)
  • Fakturorna skickas ut vid andra datum (tidigare 12:e i varje månad) beroende på vilken tjänst fakturan avser.
  • Har hen autogiro dras pengarna vid andra datum (tidigare sista vardagen i månaden) beroende på vilken datum fakturan förfaller.

  • Hen får flera fakturor istället för en om du har flera olika tjänster från staden (ex färdtjänst och vård/omsorg)
  • Om hen har barn på både förskola/familjedaghem och fritidshem kommer hens avgift på samma faktura.

Hur ser de nya fakturorna ut? + –

Ungefär så här kommer de nya fakturorna att se ut.PDF (pdf, 73.1 kB)

När skickas den första fakturan ut? + –

De första fakturorna som skickas ut från det nya systemet kommer under januari 2020.

Varför delas fakturorna upp? + –

Genom att dela upp fakturorna blir det tydligare för mottagaren vad fakturan gäller. Hanteringen inom kommunen blir enklare och tydligare.

Går mottagarens fakturorna ut samtidigt? + –

Nej, fakturorna kommer på olika datum och har olika betaldatum.

Kostar det mer för Malmö stad att skicka flera olika fakturor? + –

Ja, det kostar mer att skicka flera fakturor med post. Samtidigt ger det nya faktureringssystemet fler möjligheter att skicka fakturan digitalt. Detta gör att totalt blir både kostnader och miljöpåverkan mindre.

Kan mottagaren få alla fakturor i samma kuvert? + –

Detta är inte möjligt eftersom fakturorna skickas ut olika datum.

Behöver mottagaren anmäla autogiro/e-faktura? + –

Om hen redan har anmält autogiro och/eller e-faktura kommer dessa uppgifter att gälla även i den nya faktureringssystemet.

Om hen idag har pappersfaktura och vill få sin faktura med autogiro och/eller e-faktura istället, så anmäler hen detta via sininternetbank.

Blir mottagarens autogiro överfört automatiskt? + –

Ja, om hen redan har autogiro och/eller e-faktura anmält kommer dessa uppgifter att gälla även i det nya faktureringssystemet

Kontakta oss

Majbritt Kilemark, enhetschef



Vid fakturafrågor
Debiteringen@malmo.se
Telefon: 040-34 51 35
Telefontid: måndag-torsdag 9-12