Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Får man skicka tillbaka ett diariefört brev eller annat till avsändaren?

Huvudregeln är nej.

Det är förbjudet för en myndighet att "avhända sig" (till exempel skicka tillbaka eller förstöra) allmänna handlingar. Undantag gäller i nedanstående fall.  

1. Gallring enligt gallringsregler (och vår dokumenthanteringsplan).

2. Överlämnande till arkivmyndighet (stadsarkivet).

3. Om det finns särskilt stöd i lag.

4. Om det finns särskilt beslut av kommunfullmäktige.

5. Om myndigheten har fått handlingen som lån. Vissa handlingar är nämligen bärare av rättigheter, behörigheter etcetera. Några exempel är köpeavtal, bouppteckningar och fullmakter. Ibland behöver dessa ges in till en myndighet för exempelvis registrering men är bara inskickad för påseende, som ett "lån". Då måste alltså myndigheten ta en kopia att behålla, som blir den allmänna handlingen, innan man skickar tillbaka originalet.

Stöd: Arkivlagen (1990:782), 9, 10, 14 och 15 §§. JO:s beslut den 11 oktober 2002 (dnr 2582-2001): - ett faxmeddelande får inte förstöras även om det dokument som meddelandet avser utgör en kopia av bevaras i original. Alltså trots att kopian på faxmeddelandet är helt onödigt för myndigheten - att ett till en myndighet insänt brev inte får skickas tillbaks till avsändaren även om detta sker i samråd med denne.  JO 1994/95:JO1 s. 593: - Ett brev som har getts in till en myndighet och som därefter återkallas får inte förstöras oavsett om detta sker i samförstånd med ingivaren eller inte.