Så här gör du i vardagen

• Spara inte arbetsmaterial som innehåller personuppgifter längre än du behöver måste.
• Se över dina mappar på G och tänk på innehållet i dokumenten du delar.
• Behandla personuppgifter i verksamhetssystem - inte i egna mappar.
• Behandla personuppgifter i verksamhetssystem - inte i e-post.
• Ska vi skaffa ett nytt systemstöd ska det genomgå klassificering i iFacts innan inköp får göras och ett personuppgiftsbiträdesavtal måste upprättas innan avtal skrivs.
• Är personuppgifterna du sparar och behandlar "nice to have" eller "need
  to have"? Om det är i kategorin "nice to have" har du förmodligen ingen rättslig grund till att spara uppgifterna.

Dataskyddsförordningen styr hur vi får använda och behandla personuppgifter. Förändringen påverkar även vår e-posthantering och kräver att vi förändrar vårt arbetssätt och våra rutiner kring hantering av personuppgifter i e-post.

E-post innebär i princip alltid vi behandlar personuppgifter. Själva
e-postadressen i sig är oftast en personuppgift och all annan information i
meddelandet som kan kopplas till en enskild person är också personuppgifter.

Den tid som en personuppgift lagras i e-posten ska begränsas till ett strikt minimum: för istället över personuppgifter till andra system och radera mejlet. Exempel: om en medarbetare mejlar in och sjukanmäler sig: registrera det i lönesystemet och radera mejlet.

Varje medborgare har rätt att få veta om Malmö stad behandlar dennes personuppgifter. Om en medborgare efterfrågar uppgifterna måste kommunen ge ut dessa uppgifter genom ett så kallat registerutdrag.

• Om du tar emot en fråga från en Malmöbo eller verksamhetsutövare, gör så här: Om hen endast vill ha information om hur Malmö stad behandlar personuppgifter – hänvisa till malmo.se/personuppgifter eller lämna/skicka en utskrift av informationen på sidan. Därmed är ärendet avslutat.
• Om Malmöbon/verksamhetsutövaren vill ha tillgång till sina egna personuppgifter, hänvisa till malmo.se/personuppgifter och be personen att klicka på rubriken ”Vill du ha tillgång till dina personuppgifter”. Be dem sedan att ladda ner och fylla i blanketten som finns där.

Samla in så lite som möjligt och arkivera eller gallra sedan.

En av de grundläggande principerna i dataskyddslagstiftningen är principen om lagringsminimering: att samla in så få personuppgifter som möjligt. Du får bara samla in de uppgifter som behövs för ändamålet – när du är klar och inte längre behöver uppgifterna ska du antingen arkivera eller gallra dem.

Dataskyddsförordningen gör att man kan se det som att vi som offentlig verksamhet behandlar personuppgifter som vi lånar från våra medborgare.

Vi ska inte lagra personuppgifter längre än vad vi har laglig grund för och vi måste hålla våra register så uppdaterade och korrekta som möjligt. Samtidigt finns regler som styr när och hur vi får gallra bland våra dokument. Ett dokument som inkommit till, färdigställts inom eller skickats ut från en offentlig verksamhet anses som en allmän handling och måste hanteras på ett särskilt sätt. Här kan du läsa mer om allmän handling.

Här kan du läsa om vad som gäller för våra bilder och när vi fotograferar

När du tar bilder i tjänsten, och en eller flera personer kommer med på bild, då samlar du per definition in en personuppgift till en myndighet. Det innebär att du måste vara extra försiktig: 

• Det ska finnas ett syfte till fotograferingen kopplat till tjänsteuppdraget.
• Det ska finnas skriftligt samtycke från alla som är identifierbara i bilden (om inte någon av de andra lagliga grunderna för personuppgiftsinsamling ger stöd för insamlingen). Läs mer om detta och hitta mallen för samtycke här (word, 55.8 kB).
  Mall för samtycke bild/film på minderårig, under 16 år (word, 56.3 kB).
• Tidigare samtycken är inte tillräckliga då dataskyddsförordningen har hårdare krav.
• Du får inte spara bilderna på din mobil eller på minneskort. De ska förvaras på ett säkert sätt, det vill säga i vår bildbank där vi också lägger kopia på samtycke.
• En gallringsplan ska finnas för bilderna (=personuppgifterna).

Här är uppdaterade delegationsordningen för det som gäller beslut som handlar om dataskyddsförordningen. Se den senaste versionen som gäller från och med den 25 maj 2018. Här står om vem som får teckna personuppgiftbiträdesavtal, vem som får ta beslut att ta ut avgift - eller neka en enskilds begäran enligt dataskyddsförordningen, vem som får ta beslut som gäller rätt till dataportabilitet (att kunna neka till att om det finns uppgifter lagrade hos oss vars lagliga grund är samtycke, så kan man begära att få utplockade hos oss för att t ex lägga dem i en annan tjänst) med mera.

Följande informationstext ska klippas in i e-postmeddelande när du kommunicerar externt (med Malmöbor, samarbetspartners och verksamhetsutövare). Du kan om du vill lägga texten direkt i din e-postsignatur. Dubbelkolla så att länken fungerar och kommer till sidan ”Om personuppgifter” på malmo.se.

Även våra så kallade funktionsbrevlådor (till exempel miljo@malmo.se) har denna text.

Miljönämnden ansvarar för behandling av dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (2016/679). Läs mer om hur Malmö stad hanterar personuppgifter på malmo.se/personuppgifter

Ja, här är text som du kan använda i din engelska e-postsignatur, eller om du gör en inbjudan med anmälningslista till en internationell konferens.
Environment Department, City of Malmö will process your personal data according to the EU privacy law, known as the General Data Protection Regulation. For more information in English, please contact us at miljo@malmo.se or call + 46 (0)40-34 10 00.