Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Ostrukturerad information

De allmänna handlingar vi hanterar ska i regel registreras i Vision och sedan antingen gallras eller arkiveras enligt vår arkivredovisning. Vi hanterar dock dagligen information i andra system, såsom Outlook, Teams eller gemensamma mappar. Denna måste vi också ha koll på och hantera på ett korrekt sätt.

Information eller data som bevaras på andra lagringsplatser än i ett verksamhetssystem kallas ibland för ostrukturerad, eftersom den har en sämre sökbarhet och säkerhet jämfört med handlingarna i våra verksamhetssystem. Det är viktigt att du som medarbetare har koll på hur du ska förhålla dig till denna - registrera i Vision eller rensa och gallra om du inte längre behöver informationen.

För att underlätta detta arbete har Malmö stadsarkiv tagit fram ett informationsmaterial, som hjälper medarbetare i Malmö stad att få bättre koll på regler för bevarande och gallring på olika digitala lagringsplatser. Materialet består av en folder, samt två PowerPoint-presentationer (en omfattande och en kortfattad) som går igenom innehållet i foldern. Materialet hittar du på sidan som vi länkar till nedan.

Miljöförvaltningen har även tagit fram en egen handbok med riktlinjer för hur vi ska arbeta med informationen vi hanterar i Teams.