Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net

Arkivera, gallra och söka efter handlingar

Enligt arkivlagstiftningen ska alla allmänna handlingar arkiveras och bevaras, såvida det inte finns ett beslut om gallring.

Arkivering och gallring ska göras av såväl pappershandlingar som digitala handlingar. För att inte informationen ska växa och bli omöjlig att hantera rensas, arkiveras och gallras ärendeakter löpande.

Inför  avslutande och arkivering ska ärendeakten (den digitala akten i Vision, samt i förekommande fall den fysiska akten) förberedas enligt rutin, bland annat genom att rensas på arbetsmaterial och kopior. Detta ansvarar alltid handläggaren för.

​Arkivredovisning

Miljöförvaltningens arkivredovisning är ett viktigt styrdokument som reglerar hur våra handlingar ska hanteras. Ska de bevaras eller gallras - och var vi kan hitta dem?

Arkivredovisningen utgår från våra processer:

  • De styrande och stödjande processerna, till exempel HR-processer eller ekonomi, är gemensamma för hela Malmö stad och har kartlagts centralt.
  • Kärnprocesserna är specifika för miljöförvaltningen och speglar våra olika verksamheter i en logisk klassificeringsstruktur.

I arkivredovisningen finns beskrivningar över alla processer. Det framgår också vilken typ av information och vilka handlingar som finns i vilken process.  

Bevara eller gallra

Om våra handlingar ska bevaras eller kan gallras framgår i arkivredovisningen. Med bevaras menas att handlingarna ska bevaras för all framtid. För de handlingar som kan gallras anges alltid en gallringsfrist. Det betyder hur många år som handlingarna ska sparas innan de får gallras.

Söka efter handlingar

Miljöförvaltningen har en upprättad arkivförteckning där det går att söka efter handlingar som har slutarkiverats. De äldre handlingarna är ordnade efter ämne, till exempel miljönämndens protokoll, livsmedelsobjekt eller miljötillsyn.

Arkivförteckningen finns på Gemensamt (G:). Enklast är att fråga förvaltningens arkivarie om du vill titta på äldre arkivmaterial. De flesta slutarkiverade handlingar förvaras i centralarkivet. Vissa typer av handlingar förvaras i respektive avdelnings närarkiv.

Söka efter ärenden och handlingar i databaser