Vårda och ordna

Här hittar du information om krav, regler och rekommendationer om hur du ska ordna och förvara pappershandlingar.

Kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2006:1 till 2006:4 gäller när det gäller vård av pappershandlingar.

Kopieringspapper

För vanligt kopieringspapper för handlingar som ska bevaras ska en helst skriva ut enkelsidigt. Pappren ska ha standarden: SS EN ISO 9706. Använd helst vitt papper. Färgat papper kan färga av sig på lång sikt.

Aktomslag/ fascikelomslag

Aktomslag/ fascikelomslag
Alla papper behöver skyddas mot skador genom att de har omslag – som minst vikta A 3 (för papper som vi går sällan i) men gärna så kallade fascikelomslag eller aktomslag. Dessa ska hålla standarden: SS 62 81 07 utgåva 2. Aktomslag för handlingar som ska bevaras är med fördel vita eller med färg som har testas för att inte smeta av sig (blöda).

Arkivboxar, inbindning och ritningsmappar

Arkivboxar måste vara av hårdpapp med standarden: SS 62 81 07 eller SS EN ISO 9706. För kart och ritningar rekommenderas liggande förvaring i ritningsportföljer eller helt täckande omslag i syrafri papp: Dessa ska hålla standarden: SS 62 81 07 utgåva 2. Vid inbindning (nämndsprotokoll) Ska kraven i SS 66 70 05, utgåva 1 eller senare version av denna användas.

Inköpsställen

Se Malmö stads aktuella  avtal för inköp av  arkivboxar med standarden SS 62 81 07. Var uppmärksamma när ni beställer då det även säljs billigare arkivboxar som inte uppfyller kraven.  Avtal  som gäller år 2016 är med Lyreco. Godkända arkivboxar har produktnummer: 1.994.157 (smala boxar) och 1.994.168 (breda boxar). Godkända fascikelomslag har produkt nr: 6.511.255

Lathund för ordnings- och förteckningsarbete

Lathund för äldre material som inte förtecknas processorienterat. I dokumentet hittar du hur du ordnar och förtecknar enligt allmänna arkivschemat.