Hantera handlingar

Begreppet handling omfattar olika former och format av information. Alla handlingar som kommer in till, förvaras hos, upprättas av eller skickas ut från kulturförvaltningen är allmänna handlingar.

En handling kan till exempel vara:

  • Ett sms
  • Ett e-postmeddelande
  • Ett papper
  • Ett fotografi
  • En karta eller ritning
  • En databas
  • En ljud- eller videofil
  • Information från en webbsida, t.ex. ett
    direktmeddelande på Facebook eller Twitter

Vad är skillnaden mellan en allmän och en offentlig handling?

En handling är allmän när den:

  • har kommit in till kommunen
  • har upprättats av kommunen
  • förvaras hos kommunen

Allmänna handlingar är i normalfallet offentliga, alltså tillgängliga för vem som helst att ta del av. Det är dock viktigt att komma ihåg att, vid frågan om utlämnande, alltid göra en prövning om handlingen kan lämnas ut eller om den är skyddad. En allmän handling kan nämligen helt eller delvis omfattas av sekretess vilket gör att handlingen inte kan lämnas ut utan åtgärd eller inte kan lämnas ut alls. Beslut om att allmän handling inte ska lämnas ut kan, enligt kulturnämndens delegationsordning, fattas enbart av kulturdirektören, ska vara skriftligt och registreras.

Handlingar kan också ha visst skydd om de innehåller personuppgifter. Om du behöver hantera sekretesshandlingar eller handlingar som innehåller personuppgifter och är osäker hur du ska göra det – kontakta alltid din chef eller registrator.

Vill du veta mer om offentlighet och sekretess eller om hur du ska
hantera dina handlingar med hänsyn till detta läs mer under lagar och regler.

Registrera handlingar 

Som myndighet har vi en skyldighet att hålla våra handlingar ordnade. Allmänna handlingar som hör till ett ärende, eller kan antas bli ett ärende eller som innehåller sekretessuppgifter ska registreras.

Registreringen sker i vårt ärendehanteringssystem Platina. På kulturförvaltningen har vi rutiner för registrering och allmänna handlingar. Vid frågor vänd dig till din registrator.

Använd ett enkelt språk med tydliga rubriker som visar innehållet i handlingen. Detta underlättar också när vi söker efter handlingar. Alla ska kunna förstå vad det är för handlingar som registreras, inte bara vi som jobbar på kulturförvaltningen.

En postlista över de handlingar som har kommit in eller skapats på kulturförvaltningen skickas regelbundet till olika massmedier. Detta är ett sätt att underlätta för media att få insyn i vår verksamhet.

Lämna ut handlingar

Enligt offentlighetsprincipen är vi skyldiga att lämna ut allmänna handlingar på begäran. Medborgare och media har rätt att få se delar av eller hela handlingar, antingen genom att ta del av uppgifterna på plats eller få kopior skickade till sig.

  • En begäran kan gälla både pappershandlingar och digitala handlingar, eller uppgifter från en databas.
  • Varje begäran ska hanteras skyndsamt (samma dag).

Tänk på att du aldrig får fråga vem det är som begär ut handlingen eller
varför personen i fråga vill ta del av den. Medborgarna har nämligen rätt att vara anonyma när de begär ut handlingar. Undantag är endast om uppgifterna uppenbart behövs för att göra en sekretessprövning, och då ska det förklaras.

En prövning av vad som kan lämnas ut ska göras vid varje förfrågan, eftersom uppgifter i en handling kan omfattas av skydd (sekretess- eller personuppgifter).

För kopior av allmänna handlingar som vi lämnar ut, ska vi ta ut en avgift från den som har begärt ut handlingarna. Parter i ett ärende har enligt förvaltningslagen rätt att ta del av handlingar och uppgifter i ärendet och yttra sig över dem. De ska därför normalt sett få dessa utan kostnad.

Debitering

Malmö stad har en taxa för utlämnande av allmänna handlingar, som gäller från 1 januari 2018. Kostnaden gäller oavsett om det rör pappershandlingar eller digitala handlingar som till exempel e-post. Att komma hit och titta i handlingarna på plats tar vi inte ut någon avgift för.

  • Beskrivning av rutiner hur du går tillväga kommer att publiceras inom kort. Vid frågor – kontakta gärna nämndsekreteraren.

Den som begär ut handlingar ska informeras i förväg om den eventuella avgiften. En färdig text som du kan använda finns i rutinbeskrivningen.

Lathund för hantering av handlingar inför beredningsmötet

Från och med den 22 januari sker nämndadministration och beredningsmöten genom Meetings+. För att möjliggöra detta införs ett nytt arbetssätt som beskrivs nedan:

  1. Nya ärenden eller inkomna skrivelser som ska till ärendeberedningen skickas till Platina, registrera.kf.kansli@malmo.se, sedan registreras ditt ärende av registrator och publiceras i Meetings+. För att handlingarna ska kunna publiceras i tid görs detta senast kl. 12.00 torsdagen veckan innan mötet.
  2. Om du endast vill lyfta en rubrik utan att det finns handlingar mejla Anna G inom samma tidsram.
  3. Har du skrivelser som kommit in och behöver registreras efter torsdag kl.12 lägger du själv in detta i Platina, se nedan, och kontaktar Anna G via mejl så att det kan publiceras i Meetings+.

I Platina finns ett samlingsärende för varje månad, till exempel Ärendeberedning januari 2019. Här lägger du in din handling som arbetsdokument.

Vid frågor kontakta gärna Åsa eller Anna.