Handlägga ärenden

Att handlägga ett ärende handlar om att ta fram ett beslutsunderlag. I Malmö stad sker handläggning av ärenden i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina.

Vad är ett ärende?

Ett ärende kan liknas med en pärm som innehåller olika handlingar. Syftet med att skapa ärenden är att hålla handlingarna ordnade. Det finns olika typer av ärenden, vissa som leder till beslut och andra som inte gör det.

Vem fattar beslut i ett ärende?

Ett beslut kan fattas av nämnden eller den som av nämnden fått rätten att fatta beslut. Hur detta går till finns beskrivet i delegationsordningen.

Vad är handläggarens roll i detta?

En handläggare i ärendeprocessen är ansvarig för att utreda, analysera, bereda och besluta eller ge förslag till beslut i ett ärende. Oavsett om ärendet behandlas i en politisk nämnd eller beslutas på delegation är du som handläggare ansvarig för att dokumentera och låta registrera all relevant information som leder fram till ett beslut i ärendet.

Handläggaren behöver ha god förståelse för ärendeprocessen. Detta för att förstå hur dina delar i ärendeprocessen påverkas av tidigare samt påverkar senare delar av processen.

Vad är chefens roll i detta?

Som chef eller arbetsledare är du övergripande ansvarig för hantering av ärenden och handlingar inom din förvaltning eller avdelning. Därmed ska du säkerställa att arbetsprocesserna som ingår i den övergripande ärendeprocessen och de underlag som tas fram håller god kvalitet. Du ser till att de handläggare som du har ansvar för har förutsättningarna att skriva kvalitativa beslutsunderlag. Du ansvarar också för återkoppling utifrån vad förvaltningens ledning och nämnd framför.

Hur gör jag?

För att skapa bra beslutsunderlag behöver du kunskaper i Platina och våra skrivregler. I Platina finns mallar för handläggning av våra ärenden.

  • Behöver du hjälp att skriva ditt ärende kontakta din närmsta chef.
  • Har du frågor kring formalia kontakta nämndsekreteraren.
  • Behöver du utbildning i Platina kontakta administrativa avdelningen.

För hjälp i Platina kolla även användaranualer Platina/handläggare/chef/registrator

Skrivregler

Att skriva tjänsteskrivelse

Oavsett om ett beslut fattas på delegation eller i nämnd ska utredningen i ärendet dokumenteras i ett beslut eller förslag till beslut, som innehåller all relevant fakta, synpunkter och motiveringar till beslutet.   
 
När du handlägger ett ärende till nämnd ska du ta ställning till vilken information som är relevant att ha med i tjänsteskrivelsen. Om du exempelvis har övervägt medborgardialog men det inte varit relevant att genomföra ska det framgå i beslutsunderlaget. Om medborgardialog har genomförts ska du beskriva hur. 
 
Relevant information att redogöra för är till exempel:

  • Omvärldsanalys
  • Konsekvensanalys, till exempel ur miljöhänseende, ekonomiska eller organisatoriska konsekvenser
  • Samråd och dialog med intressenter i ärendet, till exempel medborgare, andra myndigheter eller förvaltningar i kommunen, berörda organisationer
  • Samverkan med fackliga organisationer
  • Konsekvenser för barn och unga, direkta eller indirekta, och om deras egna åsikter kan tas tillvara. Om barn och unga tillfrågats i beredningen av ärendet ska en återkoppling till detta göras i texten.
  • Jämställdhetsperspektiv