Avsluta/arkivera

Du som handläggare är ansvarig för att din ärendeakt är strukturerad på ett sådant sätt att den är komplett och begriplig. Ärendeakten ska lagras i digitalt format (i Platina) men i vissa fall i ett pappersarkiv, som säkerställer att den är sökbar för andra och att den bevaras enligt gällande arkivregler.

Som handläggare är det du som avslutar ärendet i Platina. Undantag är när ditt ärende har varit uppe för politiskt beslut då registratorn eller nämndsekreteraren i regel avslutar ärendet – detta dock under förutsättning att ärendet är rensat av handläggaren och förberett för avslut. Om ärendet inte är klart för avslut och arkivering får du själv avsluta ärendet efter det att beslutet är fattat och protokollsutdraget finns i ärendet.  

Att förbereda ärendet för avslut och arkivering betyder att ditt ärende ska rensas från arbetsdokument, kopior eller andra dokument som inte ska registreras. Inga ovidkommande arbetsdokument såsom en anteckning eller ett utkast ska ligga kvar i akten när ärendet avslutas och ska arkiveras.

Om det ligger dokument under mappen ”Arbetsdokument” i Platina som egentligen ska registreras skickar du dessa för registrering till din postlista/funktionsbrevlåda i Platina innan du avslutar ärendet.

Vid frågor kontakta din registrator.