Gemensamma e-postlådor

En gemensam e-postlåda, även kallat funktionsbrevlåda, kan hanteras av flera medlemmar i en grupp. Det kan exempelvis vara en e-post till en reception eller enhet där medarbetarna ska ha tillgång till samma inkorg.

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har tagit fram rutiner som beskriver hur förvaltningens verksamheter ska använda sig av funktionsbrevlådor.

Rutin för funktionsbrevlådor

Förvaltningens rutin ska säkerställa att aktiva funktionsbrevlådor är bevakade samt att inaktiva funktionsbrevlådor stängs ner.

Inkommande post till en funktionsbrevlåda ska bevakas löpande och allmänna handlingar ska tas om hand minst en gång per dag. En brevlåda får inte lämnas obevakad under frånvaro.

En verksamhet bestämmer själv i vilken utsträckning den vill använda sig av funktionsbrevlådor men alla brevlådor som tas i drift ska ha ansvariga som bevakas brevlådan samt avbeställer om den inte längre används.

Kansliet följer årligen upp funktionsbrevlådornas bevakning och aktualitet.

Beställning av funktionsbrevlåda

1. En funktionsbrevlåda beställs via Kundportal IT Malmö stad för IT-beställningar och felanmälningar.
   
   
2. Informera nämndkansliet på utbildningskontoret, gyvux@malmo.se om att en ny funktionsbrevlåda tagits i drift samt vem som ansvarar för den.