Information till chefer

Har du behov av att nå alla chefer i förvaltningen med viktig information? På denna sida kan du läsa om hur du ska gå tillväga.

• Förankra hos din egen chef
• Lägg upp information på Komin. Antingen som nyhet på ledarsidan på Komin eller på sida där den hör hemma. Om du saknar behörighet i Sitvision kontakta kommunikationsavdelningen.
• När information eller nyhet läggs upp på ledarsidan på Komin – värdera om den också ska tas upp i Ledarnytt som skickas i mejl till alla chefer.
• Utgivningen av Ledarnytt till chefer sker löpande. Skicka underlaget till FSF.komavdelningen@malmo.se och ange Ledarnytt. Underlaget ska vara mycket kort – två, tre meningar med läs mer- hänvisning till nyheten eller informationen på Komin.
• Kontakta kommunikatörerna:
  - för att förankra behov av längre, avslutad text utan hänvisning till Komin
  - för att ta reda på när nästa Ledarnytt går ut.
  
  Till nyhetssidan för ledare

• Mycket viktig information/uppmaning som chef i linjen behöver kommentera och information som omgående måste gå ut, skickas i mejl i chefslinjen. Ta ställning till om informationen behöver kompletteras på Komin eller på annat sätt.

Mejl

Även om mejl ska undvikas kommer det alltid finnas tillfällen då det är motiverat att skicka mejl rakt ut till alla chefer. Exempel på sådana tillfällen kan vara tidsaspekt, komplexitet eller då förvaltningschef vill nå alla chefer. Ett annat exempel är information i samband med löneöversynen. Strukturen ovan ska dock gälla i första hand.

Utgångspunkten för att skicka information i mejl i chefslinjen är att informationen har påverkan på avdelningarnas inre arbete och planering; informationen förs vidare i chefsledet med möjlighet att lägga till egen information, instruktion och planering.

Tänk på att:

Den muntliga kommunikationen är den viktigaste kanalen och ”ryggraden” i varje ledares kommunikationssystem.

Kommunikationsavdelningen kan stötta i genomgång av det egna kommunikationssystemet utifrån Malmö stads verktyg för kommunikativt ledarskap.