Hantera handlingar

Här kan du kortfattat läsa om hur du hanterar dokument och registrerar allmänna handlingar. För mer information, se Rutiner för hantering av allmänna handlingar.

Rutiner för hantering av allmänna handlingar redogör för vad allmänna handlingar är och hur de ska hanteras. Dokumentet innehåller även ett kapitel med mer ingående information om registrering av handlingar som är särskilt lämpligt för förvaltningens registratorer.

Platina

Malmö stad använder systemet Platina för diarieföring och postregistrering av allmänna handlingar. Alla handlingar som ska registreras ska skickas till Platina via exempelvis e-post.

Förvaltningen har två superanvändare i Platina, se kontaktlista längst ned på sidan. Superanvändarna hjälper till med behörighet och är förvaltningens supportfunktion i Platina.

Pappersdokument

Handlingar som inkommer på papper ska skannas in och diarieföras digitalt i Platina. För information om arkivering av pappersdokument, se arkivhantering eller kontakta någon av superanvändarna.

Elektroniska handlingar

Handlingar som skickas elektroniskt, som till exempel mejl eller digitala filer ska skickas till en registrator för registrering och diarieföring i Platina. Under rubriken Postlistor för diarieföring kan du läsa vilken e-postadress du ska skicka din handling till.

Sekretess

Alla handlingar som innehåller sekretess ska diarieföras. Malmö stad har ett antal IT-system som har godkänts för hantering av sekretesshandlingar. Platina, Procapita, Flexite och Lifecare/Procapita är de fyra vanligaste systemen.