För dig på Fänriksgatan

På Fänriksgatan 1 sitter funktionsstödsförvaltningens ledning och administration och vissa myndigheter i arbetsmarknads- och socialförvaltningen.

Om du inte har din arbetsplats i huset, men vill ha information om vad som är på gång i huset är du välkommen att: prenumerera på Fänriksnytt 

Husetboken

Här hittar du viktig information om din arbetsplats!

Adresser och telefonnummer

Besöksadress: Fänriksgatan 1

Leveransadress:
Fänriksgatan 1
211 47 Malmö

Postadress:
Förvaltningsnamn
namn på verksamhet
205 80 Malmö

Växeltelefon: 040-34 93 00

Faktureringsadress

Inköp ska i första hand göras via Ekots Marknadsplats, där behöver inte beställaren ta hänsyn till någon fakturaadress, det sköts med automatik i systemet. För mer information, ta kontakt med redovisningsenheten

Inköp i butik bör endast göras i undantagsfall då värdet på det som ska köpas är lågt och det inte finns ett kommunövergripande eller förvaltningsspecifikt avtal att köpa från.

Faktureringsadressen i de fall där e-fakturor inte är tillämpbara är:

176 Arbetsmarknad och socialförvaltningen
177 Funktionsstödsförvaltningen

Faktura:
XXXX (kostnadsställe fyra siffror)
205 80 Malmö

E-fakturor :
Malmö stad ska i första hand hantera e-fakturor. GLN-koderna för e-fakturering till respektive förvaltning är följande:
176/ASF: 7381036631172
177/FSF: 7381036631189

Organisationsnummer
212000-1124

Aktuellt på Fänriksgatan

Nyheter och information som berör dig som arbetar på Fänriksgatan går ut via e-post från receptionen. Vid behov kommer dessutom nyhetsbrevet Fänriksnytt. Receptionen uppdaterar sändlistan och därför är det viktigt att respektive chef meddelar när någon börjar eller slutar i huset. I övrigt hänvisas till Fänriksgatans gemensamma sida på Komin där aktuell information och rutiner med mera finns.
Nyhetbrevet Fänriksnytt

Allergier

Eftersom vi har flera medarbetare, och besökare, i huset som har besvär med astma och allergi är det inte tillåtet med nötter, mandlar eller starka dofter från till exempel parfym. Visa gärna försiktighet med citrusfrukter. Rökare ombeds att gå en bit ifrån personalingångarna. Alla i huset har rätt till en bra arbetsmiljö. Läs mer om arbetsmiljö

Arbetsplatser

På Fänriksgatan finns arbetsplatser i rum och landskap och samtliga arbetsplatser är utformade på samma sätt. För att vi ska kunna nyttja varandras arbetsplatser vid behov ska vi i möjligaste mån hålla platserna fria från kontorsmaterial och personliga tillhörigheter. Till exempel innebär det att personer som har ordinarie arbetsplats i landskap enkelt ska kunna låna ett ledigt kontorsrum om de tillfälligt behöver arbeta mer ostört. Det finns också små arbetsrum där du kan sätta dig om du är i behov av tystnad.

Arbetsmiljö och trivselregler

Vi arbetar i en miljö som består av både kontorsrum och kontorslandskap. För att så många som möjligt ska kunna arbeta och trivas är det viktigt att vi visar varandra hänsyn och tar ansvar för vår miljö.

• Vi använder en dämpad samtalston i kontorslandskapen och utrymmena i anslutning till landskapen samt vid receptionen och besöksrummen på entréplan.
• Undvik i möjligaste mån möten och längre samtal i kontorslandskap.
• Telefonen ska ha låg volym eller ljudlös.
• Svara gärna i telefon när du rör dig i landskapet men undvik längre samtal.
• Använd om möjligt telefonrum för samtal som är känsliga och/eller långa.
• Använd gärna de höga fåtöljerna som finns på respektive våningsplan för samtal som inte är känsliga.
• Stäng din telefon när du är på möte eller borta av annan anledning
• Vi respekterar om kollegor säger till att samtals- och ljudnivån är för hög.
• Vi hjälps åt att hålla ordning i kopieringsrum, matsal och andra gemensamma ytor genom att plocka undan efter oss.

Utöver ovanstående trivselregler får respektive verksamhet/landskap komma överens om interna rutiner som fungerar för dem. Respektive chef ansvarar för att ovanstående regler löpande är föremål för dialog i samband med APT.

Arkiv

På Fänriksgatan finns ett källararkiv samt tre närarkiv på plan 4, 5 och 7. Handläggare med många sekretessärenden har dessutom tillgång till ett arkivskåp i anslutning till sin arbetsplats. Rutiner och regler för arkivering skiljer sig åt mellan olika verksamheter. Har du frågor ska du kontakta arkivredogöraren i din verksamhet eller din förvaltnings arkivarie.

Avfall

Städbolaget ansvarar för tömning av den gemensamma källsorteringen. Om man har återvinning utöver vad som ryms i kärlen kan daglig verksamhet (Fänrik 2) vara behjälplig med detta. Vid den egna arbetsplatsen ansvarar respektive medarbetare själv för att avfallet tas omhand.

Belysning

Belysningen släcks automatiskt kl. 20.00. Efter det kan du tända ljuset igen med de svarta ljusknapparna. Om du tänder måste du tänka på att släcka ljuset igen när du går. I hisshallarna finns det nattbelysning och dessa ska inte släckas.

I mötesrummen uppe på våningsplanen, likt konferensrummen på plan 2, finns det dimbar belysning. Genom att hålla inne ljusknappen pendlar belysningen mellan stark och svag styrka.

Mobiltelefoner

Funktionsstödsförvaltningen
Kontakt och beställning: fsfsfit@malmo.se
Mer information: Datorer, IT och telefoni funktionsstödsförvaltningen

Arbetsmarknads- och socialförvaltningen
Kontakt och beställning: asf.it@malmo.se
Mer information: Datorer, IT och telefoni arbetsmarknads- och socialförvaltningen

Aastra
Observera: Samtliga telefonnummer ska läggas in i Aastra (Malmö stads telefonkatalog), så att växeln och vår egen reception kan hitta rätt nummer när någon söker kontakt.

Anmälan av mobilnummer sker via IT-kompassen.

Besökare

Samtliga besökare ska hänvisas till huvudentrén där du själv ansvarar för att möta upp dem. Planera dina besök i möjligaste mån. Skulle du glömma ett besök i mer än 15 minuter påminner receptionen dig via mejl eller telefon. Vid besök till verksamheter öppna för direktbesök, till exempel Social jour, samt spontana besök meddelar receptionen via telefon.

Besökare ska inte släppas in/ut genom personalingångarna oavsett när på dagen det sker. Har du besökare före 07.45 eller efter 16.30 (tisdagar 18.00) måste du själv öppna huvudentrén. Lägg taggen på taggläsaren vid huvudentrén och slå din kod. Dörrarna kommer då att låsas upp och öppnas. När dörrarna går ihop igen låses dörren automatiskt. Rutinen gäller såväl för besök av klienter/brukare som för tjänstemän.

Besöksrum

Det finns 30 besöksrum på Fänriksgatan. Samtliga besöksrum för mottagande av brukare/klienter finns på entréplan. Rummen bokas genom Outlook och rymmer 4 – 7 personer vardera. Samtliga rum är utrustade med utrymningsdörrar.

Det finns en standardmöblering för samtliga besöksrum. Det är fritt att ändra möbleringen efter eget önskemål i samband med besök, men mötesansvarig ansvarar för att möbleringen återgår till standard efter avslutat möte. Det finns tre typer av besöksrum i huset:

• Säkert rum: Besöksrum som är utrustade med tyngre möbler.
• Familjerum: Besöksrum som är särskilt anpassade för besök av barnfamiljer.
• Obokningsbara rum: För att kunna ta emot spontana besök finns ett par rum på entréplan som inte går att boka. Rummen ligger i anslutning till receptionen och är möblerade med tyngre möbler.

För optimalt användande av rummen är det fritt att nyttja bokade rum som inte används tjugo (20) minuter efter utsatt mötestid.

I varje besöksrum finns det ett personlarm. Personlarmen testas kontinuerligt (en gång per månad). Personlarmen går direkt till ordningsvakt som har sin utgångspunkt i receptionen. Personlarmen går också till Malmö stads larmcentral.

Brand- och utrymningslarm

På Fänriksgatan finns ett automatiskt brand- och utrymningslarmsystem som aktiveras via rök- och värmedetektorer samt signal från sprinkler. Det är också möjligt att aktivera brandlarmet manuellt via de larmknappar som är placerade vid nödutgångarna på samtliga våningsplan. Vid aktiverat brandlarm går det direkt en signal till SOS-centralen i Malmö. Utrymningslarmet utgörs av akustiska larmdon. Det finns också optiska larmdon (blixtljus) på toaletterna. Samtliga larmdon är försedda med röd informationsskylt.

Samtliga personhissar styrs till entréplan där dörrarna öppnas. Det går inte att använda hissarna igen förrän brandlarmsystemet är återställt.

På Fänriksgatan genomförs kontinuerliga brandövningar, såväl utrymningsövningar som test av brandlarm.

Läs mer om brandskyddsrutinen på Fänriksgatan (pdf, 455.5 kB).

Cykel/tjänstecykel

Det finns två elcyklar och nio vanliga cyklar att låna. Nycklar till cyklarna finns i receptionen. Vill du låna en elcykel måste du förhandsboka den receptionen. Behöver du en cykel före kl. 07.45 måste du hämta nyckeln dagen innan.

Cykeln ska återlämnas inom ett dygn. Glöm inte att pumpa däcken vid behov och att anmäla i receptionen vid punktering eller andra skador på cykeln.  om den

Cyklarna står i garaget i förrådet märkt ”Cykelförråd SRF”. I förråden finns det även cykelhjälmar och regnponchos för utlåning. Glöm inte att återlämna dessa i samband med att du lämnar tillbaka cykeln.

Har du behov av att ha en cykel under längre tid får din verksamhet teckna ett eget avtal med "Tjänstecyklar" på telefonnummer 040-349200.

Cykelparkering

Privata cyklar parkeras i cykelställen utanför huset eller på den allmänna cykelparkeringen i garaget på Fänriksgatan.

Daglig verksamhet på Fänriksgatan

På Fänriksgatan finns två grupper från daglig verksamhet vilka är behjälpliga med diverse olika uppgifter. En av grupperna hanterar till exempel fikabeställningar, hämtar och lämnar post på respektive våningsplan och hjälper oss att hålla fint i matsal och pentryn. Den andra gruppen ser till exempel över våra mötes- och samtalsrum och att (flertalet) kopieringsrum är basutrustade. Båda grupperna har en handledare på plats. E-post: fanriksgruppen@malmo.se.

Deltagarna i inom daglig verksamhet utför tjänster i den mån de förmår och det kan variera från dag till dag beroende på humör, sjukdom och liknande. Alla inom verksamheten är här frivilligt och om någon inte kommer ersätts inte den personen. Därmed kan inte tjänsterna tas för givna. Daglig verksamhet gör sitt yttersta för att fixa allt, och det är handledarens ansvar att informera om exempelvis en fika inte går att ordna.

Kontakt: Receptionisterna på Fänriksgatan fungerar som kontaktperson för DV-gruppen.

Har du frågor/synpunkter som gäller någon av Fänriksgrupperna är du välkommen att kontakta sektionschef Maria Johansson.
Mobil: 0732-016329, e-post: maria.y.johansson@malmo.se.

Dator/lånedator

Samtliga medarbetare på Fänriksgatan har en egen bärbar dator. I samband med utbildningar har du möjlighet att låna en bärbar dator. I samband med utbildningstillfällen finns dessutom datorvagnar med flera datorer att låna. Är du intresserad av att göra det sker bokningen genom Outlook. Datorerna återlämnas direkt efter utbildningstillfället.

Det är viktigt att du efter arbetsdagens slut ser till att låsa in din dator i säkerhetsskåpen som finns utplacerade i huset.

När det gäller headset är det upp till respektive chef att besluta om ett eventuellt inköp.

Diarieföring och utlämnande av offentlig handling

Det finns en huvudregistrator, Linn Hellström (funktionsstödsförvaltningen), på Fänriksgatan samt registratorer i verksamheterna. Dokument som ska diarieföras lämnas till ansvarig registrator eller mejlas till registratorsfunktionen för registrering. Eventuella sekretesshänvisningar ska meddelas registratorn, eftersom de måsta hanteras på särskilt sätt.

Tänk på att även inkommande e-post och fax ska postlistas. Registratorn ska även meddelas när ärenden avslutas. Respektive medarbetare ansvarar för att posten tas om hand även vid frånvaro, exempelvis vid semester eller sjukdom. Vidare finns verksamhetsspecifik diarieföring, exempelvis Wärna och Alk-T, detta utförs av medarbetare i verksamheten.

Vid fråga om utlämnande av allmän handling som innehåller sekretess ska handläggaren genomföra/vara behjälplig med sekretessprövningen. Mer information om vem som beslutar att lämna ut respektive inte lämna ut handlingar finns i delegationsordningen. 

Digitala målstyrningstavlor

Läs mer om Digitala målstyrningstavlor

Diskmaskin

Diskmaskiner finns i köket på plan 4. Samtliga medarbetare ansvarar själva för att skölja av och sätta in sin disk i diskmaskinerna. Städbolaget och Daglig verksamhet har extra ansvar för att diskmaskinerna sätts igång och att de töms, men vi ska hjälpas åt oavsett det.

Dusch

Det finns dusch på plan 4 och plan 5. I anslutning till duschen finns det dessutom möjlighet att byta om på närliggande toaletter. 

Fax

Några av kopieringsapparaterna i skrivarrummen är även utrustade med fax. Det finns dessutom fax i vissa av våra verksamheter. Tre viktiga punkter kring användandet av fax:

• Programmera in snabbnummer till de användare som ni faxar regelbundet till
• Information om faxanvändandet måste tas upp löpande på APT, med nya medarbetare, och så vidare
• Information om hur man faxar ska finnas vid faxen, där ska även en lista över aktuella snabbnummer finnas. Listan med snabbnummer uppdateras löpande. 

Felanmälan

Skade- och felanmälningar ska anmälas enligt följande:

Byggnaden/lokaler: reception.fanrik@malmo.se

Utrustning: (kaffemaskin, belysning etc.): reception.fanrik@malmo.se

Teknisk utrustning:
(skrivare, utrustning i mötesrum etc.) reception.fanrik@malmo.se

FSF IT: fsfit@malmo.se
ASF IT: asf.it@malmo.se

Egen dator eller telefon:
IT-support telefon: 34 27 27 eller ITSupport@malmo.se

FSF IT-sektion: fsfit@malmo.se
ASF IT-sektion: asf.it@malmo.se

Lokalsamordnarna tar enbart emot felanmälningar från verksamheter där sektionschef står som avsändare. 

Fikabeställning, Fänriksgruppen

Daglig verksamhet kan vara behjälplig med fikabeställningar upp till 20 personer. Du gör din beställning via:
Fänriksggruppens sida på Komin.

Fikabeställning, Servering Nora

Beställ fika/lunch från Servering Nora 

Ekologiska och etiskt certifierade produkter ska prioriteras vid inköp.

Fönster

Fönster som öppnas under dagen ska stängas vid dagens slut. När det är väldigt varmt ute blir det inte svalare i huset för att du öppnar fönstret, snarare har det motsatt effekt då det påverkar luftkonditioneringen på ett negativt sätt. Fönsterputs sker genom avtal med städbolag två gånger per år. 

Första hjälpen

Förbandsmaterial finns i skrivarrummen, intill toaletterna på respektive våningsplan samt i receptionen och matsalen.

Det finns fem hjärtstartare i huset och de är utplacerade på följande platser:

• Plan 2/entréplan – receptionen
• Plan 4 - matsalen
• Plan 3, 5 och 7 - i respektive pentry närmast Kungsgatan

Instruktionsfilm hjärtstartare plan 2 och 4

Instruktionsfilm hjärtstartare plan 3, 5 och 7 

Förvaring och ytterkläder

Kapprum för klädförvaring finns på samtliga våningsplan i huset. Det finns inga klädskåp men varje medarbetare har ett låsbart skåp för värdesaker intill sin arbetsplats. 

Hissar

Det finns två personalhissar vid respektive personalingång. Personalhissarna går mellan garaget och våningsplanen. Förutom dessa finns det även en besökshiss (glashissen) som går mellan entrén och våningsplanen. För att åka besökshissen behöver man en tagg till samtliga våningsplan förutom till entréplan.

Det är viktigt att du inte använder hissarna om brandlarmet går.

Husetgruppen

Planering av och information kring händelser och rutiner på Fänriksgatan sköts av Husetgruppen. Husetgruppen består av representant från Fänrik Reception, Ida Lagerkvist, Alexis Agelis, Ragnhild Törnquist, Jeanette Björklund, Charlotte Persson och Erica Hoff Ardengård. 

Hörslinga

Det finns en fast hörslinga i de två stora sammanträdesrummen på entréplan. Monterad hörslinga finns i Fänrik 2 – 4 samt i Fänrik 7 – 8. För att använda hörslingan i Fänrik 2 – 4 måste Fänrik 4 bokas. Anledningen till det är att tekniken utgår därifrån. Detsamma gäller för Fänrik 7 – 8, där Fänrik 7 måste bokas för att tekniken ska kunna användas.

ICE-nummer

Samtliga medarbetare på Fänriksgatan ska se till att registerara ett ICE-nummer i HR-rutan. ICE-nummer står för In Case of Emergency. Numret som anges ska vara till närmast anhörig som du vill ska kontaktas om något händer dig. Du rekommenderas även att lägga in ett ICE-nummer i din jobbtelefon. 

ID-kort

Samtliga medarbetare som har sin arbetsplats på Fänriksgatan ska ha ett SIS-märkt id-kort för att kunna legitimera sig. SIS-kortet ska hållas synligt samt vara placerat i nyckelband och hållare. Nyckelband och hållare kan du hämta i receptionen.

Närmaste chef ansvarar för att nya medarbetare erhåller SIS-märkt id-kort. Läs mer om id-kortet.

IT-support

Upplever du IT-relaterade problem ska du ta kontakt med IT-support på telefonnummer 040-34 27 27. Öppettiderna för IT-support är 07.00-16.30. Viss support kan också göras av din förvaltnings Lokal- och IT-sektion på fsfit@malmo.se eller asf. it@malmo.se.

Jojo-kort

För kortare tjänsteresor inom Malmö eller (till) Lund finns gemensamma busskort att låna. Busskort kan hämtas ut i receptionen mellan kl. 8.00-16.30. Utlåning registreras i receptionen och kortet ska återlämnas så snart möjligt efter du är klar med kortet.

De verksamheter som åker mycket buss i tjänsten ska ha egna busskort.

Kaffe och te

Funktionsstödsförvaltningen bjuder medarbetare och besökare på kaffe och te. Det finns kaffemaskiner på samtliga våningsplan. Förvaltningen har ett avtal med Café Bar och de ansvarar också för service av maskinerna. Felanmälan av kaffemaskin görs via receptionen. Skicka ett mejl till reception.fanrik@malmo.se och ange våningsplan samt nummer på kaffemaskinen det är fel på. Skriv även vilket fel som syns i displayen.

Konferensrum

Här hittar du information om konferensrummen och hur du bokar dem.

Endast medarbetare som har sin arbetsplats på Fänriksgatan 1 får boka konferenslokaler i huset, detta på grund av brand- och säkerhetsansvaret. Har man möten i konferenslokalerna på Fänriksgatan är man ansvarig för att säkerhetsrutinerna följs och att mötesdeltagarna kommer ut vid t ex brand.

Barco ClickShare har installerats i samtliga konferens- och mötesrum. Systemet innebär att ni kan ha trådlös överföring av Ljud och bild.

Knappen sätts i datorn i ett usb-uttag och fungerar ungefär som ett usb-minne. Öppna utforskaren och dubbelklicka på den enheten som det står ClickShare på.

Nu finns det en fil som heter ClickShare_for_Windows. Dubbelklicka på den. När detta program är startat ansluter enheten automatiskt till basen. Knappen blinkar en stund och när den lyser med ett fast vitt sken trycker ni på knappen som då blir röd och bilden visas på projektorn.

Det är också möjligt att installera en programvara i förväg och då behöver ni endast sätta i knappen och vänta tills den lyser med ett fast vitt sken och då trycka på den.

Programvara hittar ni här, https://www.barco.com/en/support/software/r33050093

Guide (pdf, 93.6 kB).

Kylskåp

I matsalen finns det fyra kylskåp i vilka du kan ställa din medhavda mat. Det finns också två kylskåp i respektive pentry där man kan förvara dagens lunchlåda, mjölk eller dylikt. Det råder eget ansvar och var och en ansvarar för att kontinuerligt rensa ut sin mat ur kylarna.

Källsortering

På Fänriksgatan har vi ingen sortering av matavfall, i övrigt finns sortering för samtliga fraktioner.

Städbolaget ansvarar för tömning av den gemensamma källsorteringen. Daglig verksamhet är också behjälplig med detta. Vid den egna arbetsplatsen ansvarar respektive medarbetare själv för att avfallet tas om hand och sorteras. Det finns utplacerade sopsorteringskärl i anslutning till respektive pentry.

I våra pentryn sorterar vi enligt följande:

• Restavfall
• Pappersförpackningar
• Plast
• Pant

I kopieringsrummen sorterar vi:

• Papper & tidningar
• Kartong (större kartonger)
• Sekretess

I köket sorteras även:

• Glas
• Metall
• Batterier

Karta till miljö- och soprum

Larm

Om du kommer efter kl. 19.00 till besöksdelen och larmet är påslaget (syns en röd cirkel och röd gubbe på knappsatsen när du lägger på taggen) måste du larma av. Detta gör du genom att slå #, tagg, kod. När du lämnar måste du larma på igen genom att trycka #, tagg, kod. Detta gäller mellan klockan 00.00-05.00.

Våningsplanen (våning 5 är undantaget) är larmade mellan 21.00-05.00, under denna tid är dörrarna in till våningsplanen låsta och larmade. Dörrarna låses automatiskt. Behöver du trots det ha tillträde till något av våningsplanen måste du larma av genom att trycka # tagg, kod. När du lämnar våningsplanet måste du larma på igen genom att trycka # tagg, kod.

Om du skulle befinna dig på ett våningsplan strax innan 21.00 är det viktigt att du går ut innan klockan 21.00 och låter det larma på. Annars blir du inlåst och det enda sättet att ta sig ut är att manuellt låsa upp dörren vilket kommer att resultera i ett larm och påföljande väktarutryckning.

På helger och röda dagar är lokalerna larmade dygnet runt förutom plan 5 som alltid har verksamhet. 

Fänriksgatans fasad är larmad dygnet runt och det behövs tagg samt kod för att ta sig in vid personalingångarna. Inne i huset tar man sig runt med tagg vardagar 05.00-21.00. Larm och motorlås slås på automatiskt klockan 21.00 och slås av klockan 05.00. Detta gäller på samtliga våningsplan, förutom på plan 5 där vi har verksamhet dygnet runt.

Besöksdelarna på entréplan larmas på automatiskt klockan 19.00. Om du befinner dig i besöksdelen vid denna tidpunkt kommer en siren att ljuda fem minuter innan för att förvarna om detta. Om du vill vara kvar i lokalerna kan du skjuta upp larmet en timme åt gången. Detta gör du genom att gå till en taggläsare som är märkt “Malmö stad” och slår #, tagg, kod. Vid tidens slut ljuder sirenen igen för att förvarna, vill du då stanna längre upprepar du proceduren.

I syfte att undvika fellarm och måna om vår gemensamma säkerhet får de gröna nöd-/larmhandtagen inte användas för daglig passage. Alla dörrar är larmade och larmen skickas till larmcentral för åtgärd. Använder du nödhandtagen för att ta dig genom en dörr ut går larmet, detta gäller även om plomberingen är borta.

Alla som sitter på Fänriksgatan ska känna till rutinen för våld och hot i arbetsmiljön. 

Malmborgskort

Både FSF och ASF har ett Malmborgskort som går att låna i receptionen. Korten gäller endast på Malmborgs Caroli City och du måste ha giltig legitimation med dig. Bifoga kvitto när du lämnar tillbaka kortet och fyll i utbetalningsunderlag (finns i receptionen). 

Matsalen

Matsalen är utrustad med kylar och mikrougnar. Det finns dessutom pentryn på varje våning med kylskåp och kaffemaskin. Daglig verksamhet och städbolaget utför arbete i köket, men för allas trevnad ansvarar var och en för att plocka undan efter sig.

Det går bra att sitta och arbeta i matsalen när det inte är lunchtid. 

Medhavd mat

Både varm och kall mat ska ätas i matsalarna på plan 4 eller plan 7. Matlådor kan förvaras i kylskåpen på respektive våningsplan alternativt i köket. Det rekommenderas att matlådor förvaras i kyl på det egna våningsplanet fram till lunchen. 

Namnskylt

Du som arbetar på Fänriksgatan ska ha en namnskylt vid din arbetsplats. Mall för namnsskylt (word, 88.7 kB)

Nora servering

På husets entréplan kan du finna Nora servering. De håller öppet vardagar kl. 09.00–15.15 och har lunchöppet kl. 11.30–13.30. Här finns bland annat en salladsbar och i köket lagar de enklare rätter som pajer och bakade potatisar. Ekologiska och etiskt certifierade produkter prioriteras vid inköp.

Tänk på att det inte går att betala med kontanter på Servering Nora.
Beställ fika/lunch från Nora servering  (Team Nora Husets ABC, HVO)

Ny i huset

Kort info för dig som har fått en tagg till lokalerna på Fänriksgatan.
Välkommen till Fänriksgatan 1 (pdf, 295.6 kB)

Nödhandtag

Samtliga dörrar är larmade och larmen skickas till larmcentral för åtgärd. Använder du nödhandtagen för att ta dig ut går larmet.

För att undvika fellarm och måna om vår gemensamma säkerhet får nödhandtagen inte användas för daglig passage. Även om plomberingen är borta ska inte de gröna handtagen användas. 

Ordningsvakt

I syfte att öka säkerheten i besöksutrymmena på Fänriksgatan har en ordningsvakt hyrts in från företaget Avarn. En utbildad ordningsvakt har större befogenheter att ingripa än vad en väktare har. Detta ska tydligt framgå för omgivningen och därför ställs krav på klädsel med tydlig markering ”ordningsvakt”.

Ordningsvakter har befogenhet att avvisa eller avlägsna personer som stör eller utgör en omedelbar fara. Om det inte är tillräckligt får ordningsvakter även tillfälligt omhänderta personer. I första hand ska ordningsvakten försöka prata personer tillrätta men hjälper inte detta får våld användas om uppgiften inte kan lösas på annat sätt. Batong och handfängsel är vanlig utrustning.

Ordningsvakten utgår från receptionen och är på plats från klockan 07.45-16.30 alla dagar utom tisdagar då det är 07.45.00-18.00 som gäller.

Läs mer om säkerhetsrutiner på Fänriksgatan (pdf, 160.5 kB).

Parkering

I källaren samt på några närliggande gator finns parkeringsplatser som hyrs ut av P-Malmö. Då det råder en stor efterfrågan på dessa finns det dessvärre inte platser åt alla som önskar en sådan. Intresseanmälan gör du hos P-Malmö.

Det finns inte en särskild besöksparkering i anslutning till huset. Besökare hänvisas till Kungsgatan och Brandmästaregatan där det finns parkeringsmöjligheter. Det finns en handikapparkering på Kungsgatan framför huset och färdtjänst kan stanna utanför huvudentrén.

Personalingångar

Av säkerhetsskäl och för att vi ska skapa en så stilla atmosfär som möjligt i vår foajé ska medarbetare i första hand använda personalingångarna. Be alltid att få se tagg och Rsid innan du släpper in någon du inte känner igen vid personalingången eller våningsplanen. På så vis kan vi gemensamt se till att obehöriga inte kommer in. Av samma anledning - ta inte illa upp om någon frågar dig om du kan bekräfta att du arbetar i huset.

Besökare ska inte använda personalingångarna. 

Personligt postfack

Samtliga medarbetare på Fänriksgatan har sitt postfack i det kopieringsrum som är närmast den egna arbetsplatsen. Om en medarbetare byter plats i huset och ska ha ett nytt postfack ska det gamla tas bort och det nya märkas ut. Ansvarig för att det sker är närmsta chef. Chefen är också ansvarig för att meddela receptionen att medarbetaren har flyttat. 

Post och varumottagning

När du beställer varor med leveransadress Fänriksgatan ska du uppge att varorna ska lämnas till receptionen, samt namn på mottagare. Du ska alltid meddela receptionen när du har beställt något som ska till huset.

Posten levereras till Fänriksgatan två gånger om dagen, en gång på förmiddagen och en gång på eftermiddagen. Vid samma tillfällen hämtas utgående post. Receptionen ansvarar för grovsortering av post på både för- och eftermiddagen. På förmiddagen hjälper Fänriksgruppen till att hämta posten och avlämnar den grovsorterade posten i postrummen på samtliga våningsplan. Registratorer och/eller utsedda medarbetare ansvarar för att fördela sin avdelnings eller verksamhets post rätt i respektive postfack.

Beställt It- material hämtas i receptionen. Utlämningen är personlig vilket innebär att den som står på beställningen får kvittera ut eventuell mobiltelefon, pekplatta eller dator. Utlämningstider kl 08:00-16:00 Glöm inte id-handling!

Rekommenderad post till företag

Om du adresserar till ett företag ska du tänka på att om det enbart är en specifik person som får hämta ut, så skrivs personnamnet på rad ett och företagsnamnet på rad två. Om du skriver företagsnamnet på rad ett och personnamnet på rad två kan även en annan representant från företaget hämta ut brevet.

Rekommenderad post går ut en gång om dagen, på förmiddagen.

Rutin för posthantering.

Överenskommelse för post-, fax- och e-posthantering på Fänriksgatan (pdf, 31 kB).

Internpost

Post som ska skickas till personer/verksamheter på Fänriksgatan läggs i dessa postbacken märkt ”Internpost Fänriksgatan”. En back för detta finns i respektive post/kopieringsrum.

Post som ska skickas till personer/verksamheter utanför Fänriksgatan läggs i postbacken märkt ”Post ut”. En back för detta finns i respektive post/kopieringsrum.

Postlåda

För post som lämnas till våra verksamheter utanför kontorstid finns det en postlåda vid huset på sidan mot Kungsgatan. Hänvisning finns upp vid huvudentrén. Receptionen tömmer brevinkastet dagligen.

Receptionen

Vardagar klockan 07.45-16.30 (bemannade av receptionister och vakt). Tisdagar bemannad med ordningsvakt fram till klockan 18.00.

E-post till receptionen: Reception.fanrik@malmo.se

Ritningar över Fänriksgatan

Se Konferensrum på Fänriksgatan/ritningar

Rökning

Fänriksgatan är en rökfri arbetsplats, det betyder att:

• förvaltningens medarbetare inte röker under arbetstid. Detta gäller även e-cigaretter och produkter med liknande syfte som e-cigaretter. (Arbetstid är den tid man arbetar eller har paus. Lunch räknas inte som arbetstid. )
• ingen som vistas i förvaltningens lokaler eller dess närområden (entréer, uteplatser etc.) utsätts för passiv rökning eller röklukt.  

Önskar du stöd att sluta röka eller mer information kan du få hjälp via:

• Sluta-Röka-Linjen. Vänd dig till din chef eller direkt till: www.slutarokalinjen.org
• Hälsoenheten: www.skane.se/halsoenheten
  (telefon: 040 – 623 95 29). 
  

Sekretess och informationssäkerhet

Flera verksamheter på Fänriksgatan arbetar med sekretess och som anställd kan du få insyn i andra människors personliga förhållanden. I syfte att skydda den enskilde och dennes närstående mot obehörig insyn omfattas alla anställda av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

• Hantera personuppgifter vaksamt. Var extra uppmärksam på gemensamma områden som matsal, pentryn, foajé, landskap och ytorna kring besöksrummen.
• Undvik att ange personuppgifter när du anmäler besök till receptionen.
• Klientsamtal får enbart äga rum i besöksrummen.
• Lås din dator när du inte är på plats (Ctrl + Alt + Delete – Lås)
• Lämna aldrig sekretessbelagda handlingar framme när lämnar din arbetsplats (även korta stunder)
• Samtliga medarbetare på Fänriksgatan ska använda sig av box med lösenord till skrivaren.
• Handlingar och material som innehåller sekretess som ska kastas ska slängas i något av sekretesskälen i kopieringsrummen.

Malmö stads Informationssäkerhetspolicy. 

Skrivare

På varje våningsplan finns det ett kopieringsrum. Det är multiskrivare som fungerar som både skrivare och kopiator/scanner. Samtliga användare kommer få en personlig användarbox och lösenord för sina utskrifter. Detta är inte minst viktigt i de fall då sekretess råder.

Vill du beställa en personlig användarbox och e-postadress till scanningfunktionen ska du skicka ett mejl till fsfit@malmo.se. I mejlet ska ditt för- och efternamn samt e-postadress framgå.

Läs om hur du skapar en digital lagringsbox på skrivare (pdf, 482.6 kB).

Städning

Städbolaget utför städning utifrån standard för kontor.

Städbolaget ansvarar även för tömning av den gemensamma källsorteringen. Vid den egna arbetsplatsen ansvarar respektive medarbetare själv för att avfallet tas omhand på ett korrekt sätt. 

Säkerhetsrutiner på Fänriksgatan

Läs om Säkerhetsrutiner på Fänriksgatan (pdf, 156.4 kB)

Säkerhetsinstruktion vid hot och våld på Fänriksgatan 1 (pdf, 391.3 kB)

Säkerhet - medarbetaransvar

Det är viktigt att vi medarbetare känner ett ansvar för säkerheten. Därför ska vi alltid våga fråga innan du släpper in någon utan tagg vid personalingångarna eller vid våningsplanen. Med tanke på det är det viktigt att du inte tar illa upp om någon skulle fråga dig om du kan bekräfta att du arbetar på Fänriksgatan. På så vis kan vi gemensamt se till att obehöriga inte kommer in.

Tagg

Det är närmsta chef som ansvarar för att se till så att medarbetare som har sin arbetsplats i Fänrikshuset får en tagg.

Skicka ett mejl till vaktmastarefanrik@malmo.se och uppge följande: Namn, organisatorisk tillhörighet och hur länge taggen behövs. Vaktmästaren i huset tillverkar taggen och lägger sen ut den i receptionen för upphämtning.

Om du förlorar din tagg är det viktigt att du snarast meddelar detta till vaktmästaren genom att skriva till vaktmastarefanrik@malmo.se. Du kan också ringa på telefonnummer 0768-86 55 65. Taggar lämnas ut av receptionen.

Om du är i behov av en tillfällig tagg eller lånetagg måste du meddela detta två dagar innan du behöver den på mejl till vaktmastarefanrik@malmo.se. I mejlet uppger du: Namn, organisatorisk tillhörighet och hur länge taggen behövs. Vaktmästaren i huset tillverkar taggen och lägger ut den i receptionen för upphämtning. Efter lånetidens slut ska den återlämnas till receptionen.

Samtliga taggläsare inomhus är så kallade uppdateringsläsare. Använder du inte din tagg regelbundet riskerar den att avregistreras. Du aktiverar den igen genom att lägga den mot en läsare. 

Taxiresor

I receptionen finns taxikort att låna. Du bör tänka på att förvaltningen har som målsättning att undvika taxiresor som är under fyra kilometer. Taxiresor debiteras den egna verksamheten. 

Tillgänglighet

Tillgänglighetsperspektivet är en viktig del i samband med möbleringen på Fänriksgatan. Receptionsdisken har en lägre del. Samtliga mötesrum och toaletter har taktil skyltning. Rum med glaspartier är frostade och/eller har kontrastmarkering. Det finns handikapptoalett på samtliga våningsplan. Trappsteg i trapphuset är kontrastmarkerade och det finns automatisk dörröppning på samtliga plan. 

Tjänstebil

Tjänstebil tillhandhålls enbart av de verksamheter som nyttjar bil i tjänsten. De verksamheter som har tjänstebil har dessa placerade i garaget. Respektive parkeringsplats är märkt med registreringsnummer.

Har du behov att hyra en bil gör du det via Malmö leasing

Tjänsteresa

Egencia administrerar tjänsteresor i Malmö stad. Genom dem kan du boka resa, hotell, konferensarrangemang med mera. Kontakta dem via telefon eller e-post.

Telefonnummer helgfria vardagar kl. 08:00-17:00:
040-622 1221 eller anknytning 449 49.
E-post: customer_service@egencia.se 

USB-minnen

I receptionen finns det USB-minnen för kortare utlåning. Varje enhet ansvarar själva för att beställa sina egna USB-minnen om de så önskar. Beställningen ska du göra via fsfit@malmo.se. 

Vaktmästeri

Vaktmästeriets telefonnummer är: 0768-86 55 65.

Tänk på att alla ärenden som ska till vår vaktmöstare måste skickas till vaktmastarefanrik@malmo.se för att bli hanterade.

Vattenautomater

På varje våning finns det vattenautomater som innehåller både vanligt vatten och bubbelvatten. Vattenautomaterna är placerade bredvid kaffeautomaterna. 

Wifi för besökare

"City of Malmo" har en webbinloggning på vilken gästen måste ansluta till nätverket och öppna en webbläsare för att komma till en inloggningssida för "City of Malmo". Detta måste göras från en smarttelefon.

Väl inne på inloggningssidan ska gästen själv skapa ett användarkonto. Gästen måste registrera en e-postadress och ett mobiltelefonnummer för att kunna skapa ett konto. Detta eftersom inloggningsuppgifterna skickas till gästen via e-post och sms. När kontouppgifterna är skickade till gästen kan de användas för att logga in via inloggningssidan. Kontot är personligt och giltigt i 30 dagar.

Vilrum

Det finns ett vilrum på plan 4. 

Kontakt

Husetboken - frågor, förslag, felaktigheter!?

Upptäcker ni något fel eller har förslag på något som bör läggas till får ni gärna höra av er till kommunikationsavdelningen:

FSF.komavdelningen@malmo.se

Fänriksnytt

2019
Fänriksnytt #1

2018
Fänriksnytt #2
Fänriksnytt #1

Övrig dokumentation att ta del av

Sammanställning riskanalys 160615 (pdf, 105.2 kB)