Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/komin

Rutin för utbetalning av personliga utlägg

Här hittar du rutin för utbetalning av personliga utlägg i funktionsstödsförvaltningen. Utlägg i samband med resa och reseförskott hanteras i systemet Travel medan övriga utlägg hanteras via Ekot.

Utlägg i samband med resa (Travel)

Utlägg som görs i samband med resa, till exempel parkeringskvitto, ska registreras i Hrutan. 

1.Klicka på Rapportera & ansöka > Reseräkning Travel > Nyreseräkning, därefter på fliken Ny reseräkning.

2.Registrering av utlägg görs under rubriken Utlägg och/eller kilometerersättning.

3.Därefter skrivs reseräkningen ut och kvitton i original fästs på den utskrivna reseräkningen.

4.På varje kvitto ska Rese-ID anges (finns i rubriken på utskrivenreseräkning).

5.Utskriven reseräkning med kvittobilaga lämnas till chefen som underlagför attest i Hrutan/Travel.

6.Chefen skickar reseräkning med kvittobilaga i original till HR-avdelningen på Fänriksgatan 1 för arkivering.

Reseförskott (Travel)

Vid behov av reseförskott hanteras även detta i Travel: 

1.Klicka på Reseräkning Travel > Ny reseräkning. Välj därefter Inrikesresa under fliken Ny resplan.

2.Klicka dig fram i bilderna tills knappen Förskott syns.

3. Ange önskat förskottsbelopp och slutför resplanen. 

4. Skicka till chef för attest. 

5. Efter resans slut kan du omvandla resplanen till en reseräkning och reseförskottet dras då av från reseersättnigen. 

Övriga personliga utlägg (Ekot)

Vid inköp till verksamheten används i första hand leverantörer där Malmö stad eller funktionsstödsförvaltningen har gällande avtal, normalt görs inköp mot faktura. Regler kring upphandling ska alltid beaktas. Om en medarbetare i undantagsfall behöver göra inköp som avviker från ovanstående beskrivning finns möjlighet att göra personligt kontantutlägg. Överordnad chef ska alltid godkänna utlägget i förväg.

När medarbetare gör kontanta utlägg i tjänsten, som inte ersätts genom Travel enligt instruktionen ovan, ska ersättning betalas ut genom Ekot.

Rutin för ”Personliga utlägg” och blanketter för redovisning finns på redovisningsenhetens Kominsida

Frågor

Vid frågor om utlägg som redovisas i Travel kontakta fsf.hr.admin@malmo.se.

Vid frågor om utlägg som redovisas i Ekot kontakta Redovisningsenheten via redovisning.fsf@malmo.se.