Processbeskrivning internbudget

1. Tidplan för budgetarbetet

Mikaela Covaciu

• Utarbetar tidplan under maj/första veckan i juni som en del i anvisningarna till arbetet med nämndsbudget.
  

Ekonom i prisgruppen

• Informerar berörda ekonomer och verksamhetsansvariga om den tidplan som gäller för intäktsfinansierad verksamhet. Tidplan fastställs av Malmö stads prisgrupp för vård och omsorg och individ- och familjeomsorg.

Ekonomichef

• Stämmer av och fastställer tidplan tillsammans med budgetekonomerna.

2. Anvisningar för nämndsbudget

Mikaela Covaciu

• Uppdaterar dokumentet utifrån stadskontorets anvisningar samt övrig relevant information.
• Uppdaterar tidplan till verksamheten i dokumentet utifrån förvaltningsgemensamma tider (t.ex. Funktionsstödsnämndens sammanträdestider).

Ekonomichef

• Går igenom dokumentet med ekonomerna.
• Går igenom dokumentet i ledningsgruppen.
• Skickar ut dokumentet tillsammans med preliminära budgetramar per avdelning i början av juni till samtliga avdelningschefer.

Avdelningschef

• Informerar sin ledningsgrupp om dokumentet.

3. Budgetmall​

Redovisningsansvarig

• Informerar budgetmallansvariga (Carlos Martinez) om eventuella förändringar i kontoplanen.

Budgetmallsansvariga (Carlos Martinez)

• Uppdaterar budgetmallarna med aktuella förutsättningar, inkl. anpassad inläsningsmall senast 1:a veckan i juni.
• Samsynsposter dokumenteras separat enligt budgetanvisningar.
• Mailar ut uppdaterad budgetmall till berörda på ekonomiavdelningen och lägger in mallen i aktuell budgetmapp, detta sker innan första budgetmöte.

Budgetekonom

• Fyller i budgetmallen med föregående års siffror och personalfliken uppdateras med föregående års inrättade befattningar enligt budget.
• Uppdaterar löpande budgetmallen under budgetprocessen om ny information framkommer, tidplan för anvisningar följs.

4. Budgetramar

Ekonomichef/Mikaela Covaciu och Ragnhild Törnquist

• Skapar dokument ”Förändring kommunbidrag” baserat på budgetram från kommunfullmäktige, föregående års kommunbidrag samt beviljade äskanden.
• Sammanställer dokument ”Förslag till budgetram per avdelning”.
• Mailar ut ”Förslag till budgetram per avdelning” till förvaltningsdirektören.

Förvaltningsdirektör

• Beslutar om budgetram per avdelning i samråd med ekonomichef.

Avdelningschef

• Beslutar om budgetram per enhet i samråd med samordnare för avdelningen.

Enhetschef

• Beslutar om budgetram per kostnadsställe i samråd med budgetekonom.

5. Budgetmöte

Avdelningschef/enhetschef/sektionschef

• Informerar om framtida förändringar och behov.
• Tar med information om kommande avtalsförändringar som påverkar budget samt underlag om investeringsbehov. Investeringsbudget fastställs av ekonomichef och redovisningsansvarig i samråd med avdelningschef.
• Tar med ett uppdaterat personalunderlag med uppdaterade löner. Enligt delegationsordningen är det enbart förvaltningschefen som kan inrätta befattningar.

Budgetekonom

• Bokar tid för budgetmöte under juni-oktober, enligt tidplan.
• Tar med jämförelseunderlag från föregående budget.
• Tar med simulerade kapitalkostnader dvs. avskrivningar och internränta. Redovisningsansvarig sammanställer dokument. OBS! Engångshyror kommer med i simuleringen och ska rensas från posten kapitalkostnader och budgeteras som hyra.

6. Sammanställning förändring kommunbidrag

Budgetekonom

• Fyller i mall ”Förändring kommunbidrag” för respektive avdelning/enhet/sektion/kostnadsställe, siffror och kommentarer, inklusive årsarbetare (ÅA).
• Uppdatera respektive avdelningsflik löpande.

7. Anpassning 

Förvaltningsledningen

• Beslutar om eventuella omfördelningar eller omprioriteringar.

Avdelningschef

• Informerar respektive samordnare per avdelning om eventuella omfördelningar eller omprioriteringar som beslutats av förvaltningsledningen.

Budgetekonom

• Anpassar budgeten till beslutade förändringar och tar fram ekonomiska underlag och beräkningar utifrån diskussion med respektive avdelnings-, enhets- och sektionschef.
• Uppdaterar vid förändring mall ”förändring kommunbidrag”.

8. Förslag till beslut

Förvaltningsdirektören

• Beslutar om slutgiltigt budgetförslag till nämnden.

9. Registrera budgeten i ekonomisystemet

Redovisningsansvarig

• Uppdaterar kortkoder m.m. inför nytt budgetår i budget och prognosmodulen.

Budgetekonom

• Registrerar budget i budgetmodulen i Ekot eller läser in det som Excelfil.

10. Verksamhetsmått

Mikaela Covaciu

• Fyller i verksamhetsmåtten enligt stadskontorets anvisningar och kvalitetssäkrar siffror med berörd ekonom. Mall för verksamhetsmått inkommer från stadskontoret.

• Gör slutlig kontroll av verksamhetsmåtten för vård och omsorg och skickar in dem till förvaltningens kontaktperson på stadskontoret.

Enhetschef/sektionschef

• Är behjälpliga med att ta fram statistik.

11. Nämndsbudget

Ekonomichef/Mikaela Covaciu

• Dialogmöten i avdelningarnas ledningsgrupper tillsammans med ekonomer kring planering av verksamhet och ekonomi.
• Tar fram förslag till nämndsbudget (planering av verksamhet samt ekonomi)
• Skriver den förvaltningsövergripande sammanfattningen i Stratsys.
• Stämmer av eventuella frågor med budgetekonomerna.
• Går igenom nämndsbudget med förvaltningsdirektör.
• Delger avdelningschefer samt ekonomer förslag till nämndsbudget.
• I samråd med avdelningschefen görs eventuella ändringar. Slutlig text läggs in i Stratsys.
• Godkänner nämndsbudget för Funktionsstödsförvaltningen i Stratsys.
• Anmäler nämndsärende.
• Skriver tjänsteskrivelsen i Platina.
• Importerar nämndsbudget och bilagor till Platina.
• Godkänner ärendet i Platina och skickar vidare till förvaltningsdirektören för slutligt godkännande.

Avdelningschefer

• Ansvarar för texter, volymer, statistik, tabeller, diagram till avsnitt planering av verksamheten och ekonomi.

12. Samverkan i förvaltningsrådet

Ekonomichef

• Anmäler ärendet till förvaltningsrådet.
• Redogör för ärendet i förvaltningsrådet.

13. Beslut i arbetsutskottet (AU)

Nämndssekreterare

• Förbereder ärendet till nämnden.

14. Beslut i funktionsstödsnämnden

Nämnden

• Beslutar om nämndsbudget.

15. Slutlig budget

Budgetekonom

• Skickar slutlig budget per kostnadsställe till budgetansvarig chef.
• Skriver ut sammanställningsflik och lämnar till budgetansvarig chef för attest.
• Scannar in attesterad budget och sparar ner den i respektive avdelnings budgetmapp.