Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/komin/stod-och-service

Processbeskrivning Delårsrapportsprocessen

 

1 Tidplan och anvisningar

Ansvariga för tidplan

  • Utifrån tidplan och anvisningar från stadskontoret sammanställs tidplan för delårsrapport, både i excel och i outlook. Den digitala årskalendern uppdateras vid behov.

Ekonomichef

  • Skickar ut anvisningar och mall till avdelningscheferna för viktiga händelser och annan rapportering som ska lämnas in till respektive avdelnings samordnare.

Redovisningsenheten

  • Meddelande i Raindance om sista dag för attest av interna- och externa kundfakturor samt interna- och externa leverantörsfakturor.

2 Kortkoder och rapportering

Redovisningsansvarig

Superanvändare i Stratsys

  • Stadskontoret (via Stratsys) skickar ut mail till superanvändare i Stratsys att rapporten ska aktiveras.
  • Superanvändare anpassar Stratsys och döljer rubriker som ej är relevanta. Vid behov läggs nya rubriker och tabeller in, se övningsuppgift Stratsys 1PDF (pdf, 4.5 MB) och övningsuppgift Stratsys 2PDF (pdf, 2 MB).

Respektive ekonom

  • Anpassar sina egna tabeller i Stratsys efter behov.

3 Budgetuppföljning och prognos

4 Slutlig kontroll av prognos, kommunbidrag och budget

Verksamhetssamordnare

  • Stämmer av total prognos, periodisering av kommunbidrag och budget per verksamhetsområde. Detta görs innan Raindance stänger.

5 Viktiga händelser och måluppföljning

Avdelningssamordnarna

  • Erhåller viktiga händelserWord (word, 46.5 kB) från avdelningschefer. I samråd med avdelningschefen och berörda ekonomer görs eventuella ändringar. Slutlig text läggs in i Stratsys.

Utvecklingssekreterare

  • Måluppföljning sammanställs och läggs in i Stratsys.

6 Ekonomisk analys

Samordnare och ekonomer

  • Uppdaterar Stratsys med aktuella siffror från QlikView rapporter.
  • Investeringsmall fylls i per avdelning.    
  • Uppdaterar tabeller och diagram i Stratsys.
  • Analyserar och skriver om nettokostnadsutveckling och budgetavvikelse.

Verksamhetssamordnarna

  • Gör slutlig kontroll och eventuell sammanfattande analys per verksamhetsområde. 

7 Genomgång med ekonomichef och förvaltningsdirektör

Ekonomichef

  • Skriver den förvaltningsövergripande sammanfattningen i Stratsys.
  • Stämmer av eventuella frågor med verksamhetssamordnarna.
  • Går igenom delårsrapporten med förvaltningsdirektör.
  • Delger avdelningschefer förslag till delårsrapport.

8 Godkännande av delårsrapport

Ekonomichef

  • Godkänner delårsrapporten för Sociala resursförvaltningen i Stratsys.
  • Sammanställer Stratsysdokument till nämnd.

Avdelningschef för överförmyndarärenden

  • Godkänner delårsrapporten för överförmyndarnämnden i Stratsys.

Samordnare för överförmyndarnämnden

  • Sammanställer Stratsysdokument till nämnd.

9 Verksamhetsmått

  • Mall för verksamhetsmått inkommer från stadskontoret.

Berörda ekonomer

  • Fyller i verksamhetsmåtten och kvalitetssäkrar sina siffror

Samordnare

  • Samordnare avdelning funktionsstöd och Daglig verksamhet gör slutlig kontroll av verksamhetsmåtten för vård och omsorg.
  • Samordnare avdelning Vuxna gör slutlig kontroll av verksamhetsmåtten för individ- och familjeomsorg.
  • Samordnare för avdelning funktionsstöd och Daglig verksamhet skickar in verksamhetsmåtten till förvaltningens kontaktperson på stadskontoret.

10 Motpartsavstämning

Redovisningsansvarig

  • Kontrollerar och stämmer av avvikelser som är över tröskelvärdena. Diffar som inte löses rapporteras till stadskontoret med kommentarer på excelfil som skickas ifrån dem.

11 Kontinuitetsrapport, finansieringsanalys och likviditetsprognos

Redovisningsansvarig

  • Hämtar och fyller i blankett för kontinuitetsrapport och finansieringsanalys från Komin.
  • Hämtar och fyller i blankett för likviditetsuppföljning från Komin. Större avvikelser undersöks och kommenteras i blanketten.
  • Stämmer av likviditetsprognosen med övriga på ekonomiavdelningen och registrerar den sedan i Raindance - budget och prognosmodulen.

12 Rapporter till stadskontoret

Redovisningsansvarig

  • Redovisningsansvarig mailar kontinuitetsrapport, finansieringsanalys och likviditetsuppföljning till stadskontoret.

13 Nämndsärende

Ekonomichef och avdelningschef för överförmyndarärenden

  • Anmäler nämndsärende.
  • Skriver tjänsteskrivelsen i Platina.
  • Importerar delårsrapporten och bilagor till Platina.
  • Godkänner ärendet i Platina och skickar vidare till Förvaltningsdirektören för slutligt godkännande.

Registrator på Baltzarsgatan 4

  • Lägger upp ärendet i Platina.

14 Information i förvaltningsrådet

Ekonomichef

  • Anmäler ärendet till förvaltningsrådet.
  • Redogör för ärendet i förvaltningsrådet.

15 Arbetsutskott, sociala resursnämnden och förvaltningsrådet

Nämndssekreterare

  • Skickar ut handlingar till arbetsutskott, sociala resursnämnden och förvaltningsrådet.  

16 Publicering på Komin

 Nämndssekreterare

  • Nämndsprotokoll justeras och därefter publiceras delårsrapporten på Komin.