Processbeskrivning Delårsrapportsprocessen

1 Tidplan och anvisningar

Ansvariga för tidplan

• Utifrån tidplan och anvisningar från stadskontoret sammanställs tidplan för delårsrapport, både i excel och i outlook. Den digitala årskalendern uppdateras vid behov.

Ekonomichef

• Skickar ut anvisningar och mall till avdelningscheferna för viktiga händelser och annan rapportering som ska lämnas in till respektive avdelnings samordnare.

Redovisningsenheten

• Meddelande i Raindance om sista dag för attest av interna- och externa kundfakturor samt interna- och externa leverantörsfakturor.

2 Kortkoder och rapportering

Redovisningsansvarig

• Uppdaterar kortkoder (pdf, 497.2 kB) i Raindance via bilder och värdemallar, se manualer och lathundar på Komin.

Superanvändare i Stratsys

• Stadskontoret (via Stratsys) skickar ut mail till superanvändare i Stratsys att rapporten ska aktiveras.
• Superanvändare anpassar Stratsys och döljer rubriker som ej är relevanta. Vid behov läggs nya rubriker och tabeller in, se övningsuppgift Stratsys 1 (pdf, 4.5 MB) och övningsuppgift Stratsys 2 (pdf, 2 MB).

Respektive ekonom

• Anpassar sina egna tabeller i Stratsys efter behov.

3 Budgetuppföljning och prognos

• Se processbeskrivning uppföljningsmöte.

4 Slutlig kontroll av prognos, kommunbidrag och budget

Verksamhetssamordnare

• Stämmer av total prognos, periodisering av kommunbidrag och budget per verksamhetsområde. Detta görs innan Raindance stänger.

5 Viktiga händelser och måluppföljning

Avdelningssamordnarna

• Erhåller viktiga händelser (word, 46.5 kB) från avdelningschefer. I samråd med avdelningschefen och berörda ekonomer görs eventuella ändringar. Slutlig text läggs in i Stratsys.

Utvecklingssekreterare

• Måluppföljning sammanställs och läggs in i Stratsys.

6 Ekonomisk analys

Samordnare och ekonomer

• Uppdaterar Stratsys med aktuella siffror från QlikView rapporter.
• Investeringsmall fylls i per avdelning.    
• Uppdaterar tabeller och diagram i Stratsys.
• Analyserar och skriver om nettokostnadsutveckling och budgetavvikelse.

Verksamhetssamordnarna

• Gör slutlig kontroll och eventuell sammanfattande analys per verksamhetsområde. 

7 Genomgång med ekonomichef och förvaltningsdirektör

Ekonomichef

• Skriver den förvaltningsövergripande sammanfattningen i Stratsys.
• Stämmer av eventuella frågor med verksamhetssamordnarna.
• Går igenom delårsrapporten med förvaltningsdirektör.
• Delger avdelningschefer förslag till delårsrapport.

8 Godkännande av delårsrapport

Ekonomichef

• Godkänner delårsrapporten för Sociala resursförvaltningen i Stratsys.
• Sammanställer Stratsysdokument till nämnd.

Avdelningschef för överförmyndarärenden

• Godkänner delårsrapporten för överförmyndarnämnden i Stratsys.

Samordnare för överförmyndarnämnden

• Sammanställer Stratsysdokument till nämnd.

9 Verksamhetsmått

• Mall för verksamhetsmått inkommer från stadskontoret.

Berörda ekonomer

• Fyller i verksamhetsmåtten och kvalitetssäkrar sina siffror

Samordnare

• Samordnare avdelning funktionsstöd och Daglig verksamhet gör slutlig kontroll av verksamhetsmåtten för vård och omsorg.
• Samordnare avdelning Vuxna gör slutlig kontroll av verksamhetsmåtten för individ- och familjeomsorg.
• Samordnare för avdelning funktionsstöd och Daglig verksamhet skickar in verksamhetsmåtten till förvaltningens kontaktperson på stadskontoret.

10 Motpartsavstämning

Redovisningsansvarig

• Kontrollerar och stämmer av avvikelser som är över tröskelvärdena. Diffar som inte löses rapporteras till stadskontoret med kommentarer på excelfil som skickas ifrån dem.

11 Kontinuitetsrapport, finansieringsanalys och likviditetsprognos

Redovisningsansvarig

• Hämtar och fyller i blankett för kontinuitetsrapport och finansieringsanalys från Komin.
• Hämtar och fyller i blankett för likviditetsuppföljning från Komin. Större avvikelser undersöks och kommenteras i blanketten.
• Stämmer av likviditetsprognosen med övriga på ekonomiavdelningen och registrerar den sedan i Raindance - budget och prognosmodulen.

12 Rapporter till stadskontoret

Redovisningsansvarig

• Redovisningsansvarig mailar kontinuitetsrapport, finansieringsanalys och likviditetsuppföljning till stadskontoret.

13 Nämndsärende

Ekonomichef och avdelningschef för överförmyndarärenden

• Anmäler nämndsärende.
• Skriver tjänsteskrivelsen i Platina.
• Importerar delårsrapporten och bilagor till Platina.
• Godkänner ärendet i Platina och skickar vidare till Förvaltningsdirektören för slutligt godkännande.

Registrator på Baltzarsgatan 4

• Lägger upp ärendet i Platina.

14 Information i förvaltningsrådet

Ekonomichef

• Anmäler ärendet till förvaltningsrådet.
• Redogör för ärendet i förvaltningsrådet.

15 Arbetsutskott, sociala resursnämnden och förvaltningsrådet

Nämndssekreterare

• Skickar ut handlingar till arbetsutskott, sociala resursnämnden och förvaltningsrådet.  

16 Publicering på Komin

 Nämndssekreterare

• Nämndsprotokoll justeras och därefter publiceras delårsrapporten på Komin.