FAQ - Anställningsguiden samt registrering av anställnings-uppgifter

Här finns ett antal frågor, och svar på dessa, om förändringar i anställning och lönprocessen samlade. Dessa är riktade till dig som arbetar som chef eller HR-rapportör i funktionsstödsförvaltningen.

Denna sida kommer att uppdateras efterhand.

Har du en fråga du inte får svar på här så kontakta förändringsledare Klara Kursis 0709-64 14 31  eller Ola Nederman 0768-82 53 07

Hur kommer jag i kontakt med anställningsrapportörerna? + –

Anställningsrapportörerna är HR-administratörer på HR-avdelningen som arbetar med anställningsadministartion.

Annika Larsson och Tatiana Lepan kommer att arbeta som anställningsrapportörer. Rosina Zya och Maria Brink kommer som en del av sina tjänster att arbeta som anställningsrapportörer.

För att komma i kontakt med anställningsrapportörerna, maila fsf.anstallningsadministration@malmo.se, eller ring telefonnummer
040-34 75 95. Telefontiderna är: 8.30-10.00 och 13.00-14.00.

I anställningsguiden kan du också komunicera med anställningsrapportörerna kring aktuella anställningar.

Hur hittar jag ingången till Anställningsguiden? + –

Chefer, med flera, hittar en genväg till Anställningsguiden direkt i startbilden på chefsfliken i HRutan.

Vilken behörighet har chef från 7 januari? + –

Du som chef har inte längre skrivbehörighet till anställningsuppgifter i HRutan. Du har dock fortsatt läsbehörighet till samma uppgifter som tidigare och kan titta på dina medarbetares anställningar. Du kan i HRutan:

  • bevilja uppgifter inlagda av medarbetaren (tex frånvaro, extratid, avvikande tjänstgöringsgrad mm)
  • koppla schema och placeringsschema (detta kan även HR-rapportör göra)
  • registrera kostnadsfördelning (detta kan även HR-rapportör göra)
  • flytta medarbetare mellan noder
  • korrigera medarbetares flex

Vad innebär behörighetsrollen HR-rapportör? + –

HR-rapportörsrollen ersätter chefsstödsrollen. I Funktionsstödsförvaltningen är det assistenter och sekreterare som arbetar mot en eller flera enheter som har HR-rapportörsrollen.  Rollen har behörighet i HRutan att:

  • lägga upp och koppla schema och placeringsschema
  • registrera kostnadsfördelning
  • flytta medarbetare mellan noder
  • läsbehörighet till medarbetarnas anställningsuppgifter

Hur lång är leveranstiden från det att jag som chef eller HR-rapportör lägger in ett korekt ifyllt underlag i anställningsguiden? + –

Levereanstiden är två arbetsdagar. Inför lönekörningen ska anställninsunderlag vara inlagda senast den 12:e varje månad, för anställning med startdatum samma månad.

Vilken deadline gäller för anställningsadministration utifrån gammalt arbetssätt? + –

Senast den 4 januari måste alla pågående anställningar vara registrerade och beviljade. De som ligger kvar efter den 4 januari kommer att tas bort.

Inför driftstarten kommer HR-service även att göra en rensning av gamla anställningar, gjorda före 1 november 2018, som inte beviljats. Under helgen den 5-6 januari verkställs den systemtekniska förändringen.

Var hittar jag filmen som beskriver Anställningsguiden? + –

Filmen är en enklare instruktion i hur anställningsguiden fungerar. 

HRutan-wikin uppdateras under helgen den 5-6 januari med information om nya roller och hantering enligt nytt arbetssätt.

Filmen om anställningsguiden

Vad är syftet med att införa Anställningsguiden, ett digitalt anställningsunderlag? + –

Syftet med att införa Anställningsguiden, ett digitalt anställningsunderlag, är i möjligaste mån bidra till att:

  • Ett kvalitetssäkrat underlag tas fram med hjälp av anställningsguidens logik.
  • Chef ska fortfarande bevilja, men avlastas, ska inte administrera i HR-systemet.
  • Pappershantering för underlag minskas.
  • Digitalt försystem är integrerat med HRutan och minimal dubbelregistrering sker.

Arbete pågår med att utveckla anställningsguiden. Tex med möjligheten att som "tvilling" ersätta kollega och bevilja anställningar.

Vilka anställningar kan inte beställas via Anställningsguiden? + –

Följande anställningar kan inte registreras i Anställningsguiden:
• BEA-anställda
• Jourbiträden
• PTP-psykologer

När en medarbetare ska anställas utifrån dessa anställningsformer måste istället blankett användas och skickas till anställningsrapportören, som sedan registrerar anställningen direkt via HR-systemet.

Vem kan knyta schema till anställning? + –

Förutom anställningsrapportören kan HR-rapportör och chef knyta schema till en anställning samt ändra organisation inom sitt behörighetsområde. Detta ska göras i en ny funktion som är frikopplad från anställningsbilden, i en flik som kommer att heta "Arbetstid".

Ändringar av schema som påverkar sysselsättningsgrad eller arbetstidsmått (ex från 37/37 till 40/40) ska fyllas i i anställningsguiden då detta innebär ny anställning och nytt anställningsavtal.

Varför ändrades hanteringen av avslut? + –

Skatteverket inför nya regler den 1 januari 2019 gällande månatlig rapportering.  Det innebär att anställningsrapportören ska göra avslut i HRutan på samma sätt som chef/chefsstöd gör idag.

Hur skickas underlag med säker e-post? + –

Huvudregeln är att personuppgifter ska hanteras i IT-system, inte i epost. I de fall då anställningsguiden inte kan användas skickas mail till fsf.anstallningsadministration@malmo.se

Mailet ska egentligen krypteras men för nu gäller nedanstående:

  • Sekretessmarkera dokumentet
  • Sekretessmarkera e-postmedelandet
  • Radera mailet när det skickats

Vad ska jag som chef kolla innan anställningsavtalet undertecknas? + –

Erbjudande om tjänst görs av rekryterande chef.  Innan anställningsavtalet undertecknas är det viktigt att du som chef gör vissa kontroller

  • Stämmer det som står i avtalet?
  • Vid vikarat ska det anges vem medarbetaren vikariera för
  • Kontrolera kandidatens id-handling om inte personen är känd för dig sedan tidigare.
  • Arbetsgivaren har en skyldighet att kontrollera att utländsk medborgare har giltigt arbetstillstånd innan anställning sker.
  • Vid anställning till yrken som kräver legitimation som är utfärdade av Socialstyrelsen eller Skolverket ska det göras en kontroll hos respektive myndighet
  • Vid anställning till verksamheter som kräver utdrag ur belastningsregistret ska arbetsgivaren begära in utdrag i samband med att anställning erbjuds. Uppgifter från belastningsregister ska registreras i HR-systemet innan anställningsavtalet skrivs. Den som inte lämnat ett registerutdrag får inte anställas.


Hur beviljas anställningar vid ordinarie chefs frånvaro + –

Det är bara ordinarie chef på noden i organisationsträdet i HRutan som har behörighet att bevilja anställning via anställningsguiden. Om ordinarie chef är frånvarande kan beviljandet ske genom att "tvilling" chef via blankett beviljar. Denna skickas till anställningsrapportör som gör beviljandet i systemet.

Vid längre tids frånvaro kan ordinarie chef på noden i anställningsguiden ändras. Enhetschef mailar då hr.admin.fsf@malmo.se

Denna sida uppdateras med aktuell blankett inom kort.

Vem kopplar på utvärderingsuppgifter för TimeCare + –

Utvärdreingsuppgifter för TimeCare kopplas på av anställningsrapportör