Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/komin

Om medarbetarenkäten 2019

Årets medarbetarenkät i Malmö stad genomförs under perioden 14 - 27 oktober. Liksom tidigare år inom förvaltningen går en inbjudan att svara på enkäten ut till de medarbetare som är månadsavlönade (både tillsvidareanställda och vikarier) och som varit i aktiv tjänst sedan början på september 2019.

Under respektive fält nedan hittar du som chef allt du behöver veta om enkäten under de olika faserna.

Inför enkäten + –

Inför årets medarbetarenkät 14–27 oktober behöver du som chef verifiera dina medarbetare under perioden 16 - 30 september. Detta görs via mejlutskick från HR-avdelningen som du som chef behöver besvara.

Verifiera dina medarbetare

 Den 16 september påbörjas verifieringsperioden av medarbetare i verksamheterna. Under den 16 och 17 september får alla chefer ett mejl till sin malmo.se – e.post med en Excellista över vilka medarbetare som finns registrerade på arbetsplatsen. 

  • Ev. korrigeringar som behöver ske sker direkt i mejlet som skickas tillbaka till avsändaren – hr.admin.fsf@malmo.se.
  • Verifieringen behöver vara besvarad senast måndagen den 30 september.
  • Svar ska skickas även om allt stämmer!

Vem får svara på enkäten på FSF?

Riktlinjen inom funktionsstödsförvaltningen är att de medarbetare som är månadsavlönade (både tillsvidareanställda och vikarier) och som varit i aktiv tjänst sedan början på september 2019 ska bjudas in att svara på enkäten. Särskilda ställningstagande kan dock behöva göras av dig som chef för medarbetare som precis påbörjat eller ska påbörja en långledighet såsom studieledighet, föräldraledighet och fackligt uppdrag på heltid eller som nyligen avslutat en längre ledighet. För stöd kan du kontakta din HR-konsult.

Skyddad identitet:

I funktionsstödsförvaltningen finns ett tiotal anställda med skyddad identitet. Om du har medarbetare med skyddad identitet kommer HR-avdelningen att kontakta dig separat angående dessa medarbetare. Skicka aldrig namn på en identitetsskyddad person via e-post.

GDPR:

Personuppgifter såsom namn förvaras i IT-systemet Rezponse. Förvaltningen bedömer att det går bra att chefer vid behov mejlar namn på medarbetare till HR där behov av stöd i hanteringen av verifiering finns, förutom vid skyddad identitet, se ovan. Efteråt ska du radera det från mappen "Skickat" i din e-post.

Informera dina medarbetare

Att informera dina medarbetare om enkäten och motivera dem till att svara på enkäten är en viktig del av förberedelsearbetet. Att svara på enkäten är en möjlighet för medarbetarna att komma till tals och att bidra till att skapa en bra och hållbar arbetsplats för sig själv och sina kollegor.

En hög svarsfrekvens möjliggör att arbetsplatsen får egna resultat att tillsammans arbeta vidare med och blir ett utvecklingsverktyg för såväl den egna verksamheten som för förvaltningen och Malmö stad i stort. Svaren ger en nulägesbild av upplevelser av att arbeta inom verksamheten men ger även viktig information om vad vi behöver fortsätta att arbeta med inom våra verksamheter. Svaren används även som en del i förvaltningens lednings- och styrarbete.

Som stöd till dig som chef finns information posters och en PowerPoint-presentation, som du kan använda vid APT. Läs även gärna mer under "Bra att veta om medarbetarenkäten" nedan.

Inbjudan med länk till enkäten

Alla månadsavlönade medarbetare i aktiv tjänst sedan början av september kommer till den 14 oktober att få ett mejl till sin malmo.se-e-post med en personlig länk till enkäten. Det är viktigt att kommunicera detta så att medarbetarna inte tolkar det som skräppost.

Inloggning till IT-stödet Rezponse

Den 23 september skickas inloggningsuppgifter till IT-stödet Rezponse ut till alla chefer. Mejlet har rubriken "Länk till undersökningssystemet avseende medarbetarundersökning 2019".

Under enkätperioden den 14 oktober till 29 oktober har du som chef tillgång till Rezponse och kan här följa svarsfrekvensen i din verksamhet. Resultaten är klara den 11 november och du som chef har då tillgång till din verksamhets resultat i Rezponse. När resultaten är klara kommuniceras detta på Komin.

Under enkäten + –

Under medarbetarenkät den 14–27 oktober kan du som chef följa svarsfrekvensen för din verksamhet. Du har även en viktig roll i att erbjuda stöd och möjligheter för medarbetarna att svara på enkäten under sin arbetstid.

Inbjudan med länk till enkäten

Alla månadsavlönade medarbetare i aktiv tjänst sedan början av september kommer till den 14 oktober att få ett mejl till sin malmo.se-e-post med en personlig länk till enkäten. Det är viktigt att kommunicera detta så att medarbetarna inte tolkar det som skräppost.

Följ svarsfrekvensen och få tillgång till resultaten

Under enkätperioden den 14 oktober till 29 oktober har du som chef tillgång till Rezponse och kan här följa svarsfrekvensen i din verksamhet. Inloggningsuppgifterna får du på mejl redan den 23 september med rubriken " "Länk till undersökningssystemet avseende medarbetarundersökning 2019". Resultaten är klara den 11 november och du som chef har då tillgång till din verksamhets resultat i Rezponse. När resultaten är klara kommuniceras detta på Komin.

Efter enkäten + –

Resultaten för årets medarbetarenkät blir tillgängliga i enkätverktyget Rezponse den 11 november. Därefter påbörjas analysen och det arbetet med årets resultat, där du som chef har en viktig roll.

Arbetet med resultaten

Varje chef ansvarar för att presentera verskamhetens resultat för medarbetarna. Chef och medarbetare för därefter tillsammans en dialog och sätter upp en handlingsplan för hur ni ska arbeta med utvecklingen i arbetsgruppen framöver genom upprättandet av en handlingsplan.

Ta gärna hjälp av funktionsstödsförvaltningens resultatguide.

I guiden finns grafik som du som chef kan följa för att tolka resultaten. I guiden finns också mer utförlig information om hur du och medarbetare arbetar vidare med resultaten.

Bra att veta om enkäten + –

När genomförs inkäten och av vem?

Enkätperioden är 14 – 29 oktober och resultatet levereras den 11 november. Enkätleverantören i år är Origo Group.

Vem får svara på enkäten på FSF?

Riktlinjen inom funktionsstödsförvaltningen är att de medarbetare som är månadsavlönade (både tillsvidareanställda och vikarier) och som varit i aktiv tjänst sedan början på september 2019 ska bjudas in att svara på enkäten. Särskilda ställningstagande kan dock behöva göras av dig som chef för medarbetare som precis påbörjat eller ska påbörja en långledighet såsom studieledighet, föräldraledighet och fackligt uppdrag på heltid eller som nyligen avslutat en längre ledighet. För stöd kan du kontakta din HR-konsult.

Vilka frågor ställs i enkäten?

Medarbetarenkäten fokuserar på hållbart medarbetarengagemang (HME)och frågorna är framtagna av SKL. Totalt är det ett fåtal bakgrundsfrågor, nio HME frågor och ett fåtal förvaltningsspecifika frågor.

De förvaltningsspecifika frågorna med fokus på diskriminering och jämställdhet ingår i enkäten sedan 2018. Detta är i linje med förvaltningens arbete med jämställdhet och antidiskriminering och den diskrimineringslagstiftning som trädde ikraft den 1 juli 2017.

Säkerställande av medarbetares integritet

Anonymitet: Enkäten är anonym och varken leverantören eller arbetsgivaren kan veta vem som har svarat på enkäten. Dvs. arbetsgivaren får endast svaren men aldrig information om vem som har svarat. Ett resultat levereras endast om det finns fem eller fler svarande. Är det mellan fem och tio svarande får verksamheten endast medelvärden som resultat. Är det över tio svarande så redovisas de specifika svaren för verksamheten. Är det färre än fem svarande räknas resultaten från verksamheten endast in i nivån ovanför.

Könsidentifikation: Medarbetare ombeds välja ett könsalternativ utefter hur de själva identifierar sig. Detta efterfrågas för att få en bild av jämställdheten inom staden och för att kunna arbeta proaktivt med jämställdhets- och antidiskrimineringsfrågor. Könsuppdelade resultat redovisas endast på förvaltningsövergripande nivå.

Förvaltningsspecifika frågor: Dessa är framtagna för att stärka förvaltningens arbete med att bli en inkluderande, säker och trygg arbetsgivare för alla. Avseende de förvaltningsspecifika frågorna måste det på frågan om förekomst om diskriminering/trakasserier finnas minst 20 svarande för att kunna redovisa ett resultat. För redovisning av följdfrågorna krävs dock minst 50 svarande. Svaren på de förvaltningsspecifika frågorna redovisas som lägst ner på enhetsnivå.

Jämförelse av resultat mot tidigare år

En jämförelse av verksamhetsresultat mot tidigare års resultat kommer finnas tillgänglig för alla verksamheter där det är möjligt. Denna mappning sker av HR-avdelningen. Jämförelsen kommer finnas tillgänglig i Rezponse när årets resultat är färdigställt.

För fler frågor och svar se nedan länk:

Har du frågor om medarbetarenkäten?

Har du frågor om medarbetarenkäten? Vänligen kontakta HR: hr.admin.fsf@malmo.se eller Veronica.billsten@malmo.se

Tidigare års resultat + –

Resultat från medarbetarenkäten 2018

Sammantaget uppvisade förvaltningen ett bra resultat i 2018 års medarbetarenkät, som var öppen för medarbetarna 15 – 28 oktober 2018.

Svarsfrekvensen för funktionsstödsförvaltningen blev 2018 75 % vilket var 6 % lägre än 2017 års svarsfrekvens på 81 %. Även i Malmö stad sjönk svarsfrekvensen från 83% till 78%.

Förvaltningens HME uppmättes i enkäten 2018 till 77,5 och samtliga indexområden; motivation, ledarskap styrning är höga, dvs över 75 men resultaten inom områdena har sjunkit i förhållande till föregående års undersökning vilket därmed medför att HME har sjunkit från 78,6 till 77,5 dvs med 1,1 enheter.

Emellertid finns förbättringsområden för vilka åtgärder arbetas fram under 2019. En framgångsfaktor i förbättringsarbetet är att chefen återkopplar resultatet av undersökningen på sina arbetsplatser - och tillsammans med medarbetarna diskuterar och formulerar en handlingsplan för förbättringar.

Tidigare års resultat