Bloggar och sociala medier

Kommunikationsenheten erbjuder stöd till förskolor som använder eller vill starta bloggar eller konton på sociala medier, men ansvarar även för att publicera och besvara inlägg som rör förskola på Malmö stads övergripande konton på Facebook och Twitter.

Enheten fungerar även som en länk mellan det övergripande utvecklingsarbete som görs på stadskontoret och det som görs på förvaltningen.

Vill ni starta en blogg?

Har ni på er förskola eller avdelning funderat på att starta en blogg? Här kommer en liten lista med saker som ni måste tänka på:

Sekretessen styr vad ni får publicera

Den starka sekretess som förskolan styrs av innebär att personuppgifter och bilder på barn inte får publiceras fritt. Innan ni går vidare måste ni läsa informationen som finns här: Sekretess och Personuppgifter i förskolan.

När vi kommunicerar med vårdnadshavare via en digital kanal (blogg, e-post med mera) får vi inte publicera personuppgifter kopplade till barn som går på förskolan eller skriva något som avslöjar ett barns identitet. Detta inkluderar även i allra högsta grad bilder.

Vad får vi publicera?

Förskolor får ha bloggar som skildrar verksamheten utan att barnens personuppgifter röjs. Ni kan berätta om vad ni har gjort eller kommer att göra och publicera bilder på material, pyssel, miljöer, projekt, mat och liknande.

Tidigare har vi rekommenderat Blogger eller Instagram. Detta för att båda går att låsa så att bara vissa utvalda användare, alltså vårdnadshavarna, får tillgång till det som publiceras. I och med att den rekommendationen har ändrats så utvärderar vi nu olika alternativ. Till exempel undersöker vi om det är lämpligt att ha egna bloggar kopplade till förskolornas webbsidor på malmo.se som vi då själva äger och förfogar över.

Vad får vi inte publicera?

Vi är enligt lag skyldiga att säkra barnens trygghet och säkerhet i så lång utsträckning det går, både tekniskt och praktiskt. Detta har tidigare inneburit att vi från kommunikationsavdelningen rekommenderat att ha låsta bloggar där endast vårdnadshavare fått tillgång till materialet som publiceras. Med införandet av GDPR den 25 maj 2018 ändras dock den rekommendationen. Det är inte längre administrativt försvarbart att ha listor på vårdnadshavare som ska ha tillgång till bloggarna. Inte heller är det försvarbart att förskolorna ska lägga tid och resurser att upprätta, uppdatera och säkert förvara den typen av listor på personuppgifter, i förhållande till den nytta som låsningen av bloggkanalen ger.

Några punkter att tänka på om ni funderar på att starta en blogg

  1. Förskolechefen är ansvarig för kommunikationen för en förskola och måste vara delaktig och insatt i arbetet med en blogg.
  2. Närvaro på sociala medier för en förskola, avdelning eller medarbetare måste ske i samråd med förskolechef och förvaltningens kommunikationsenhet.
  3. Bloggen behöver uppdateras ofta, gärna flera gånger i veckan. Har ni tid och engagemang för detta?
  4. Det som publiceras på bloggen blir en allmän handling med de skyldigheter och åtaganden som det innebär.
  5. Blogger och instagram är inte tjänster som stöds av IT-support eller någon annan funktion inom Malmö stad. Stöter man på tekniska problem så behöver man kunna lösa dem själv. Kommunikationsenheten har inte resurser för att lösa tekniska problem.
  6. Se till att läsa Malmö stads riktlinjer och handbok för sociala medier.
  7. Har ni läst kapitlet om privat användning av sociala medier i Malmö stads handbok för sociala medier?

När ni startar bloggen

  1. Alla konton och bloggar som finns inom Malmö stad måste enligt lag finnas listade i ett centralt register. Därför måste nystartade bloggar anmälas till kommunikationsavdelningen på stadskontoret. Anmälningssida finns här. Kontakta även kommunikationsenheten på förskoleförvaltningen i samband med att ni vill starta en blogg.
  2. Bloggen måste tillhöra förskolan eller avdelningen, inte någon enskild medarbetare. Detta måste framgå tydligt i namnet på bloggen och i informationen om bloggen.
  3. Syftet med bloggen måste vara klart och tydligt för alla läsare. Vem som helst som behärskar det svenska språket kan av misstag komma in på bloggen och måste då snabbt kunna se vart denne har hamnat.
  4. Profilbilden för alla konton inom Malmö stads bloggar och konton i sociala medier måste vara Malmö stads logotyp. Klicka på länken för att ladda ned logotypen.
  5. Alla vårdnadshavare måste få reda på att ni driver en blogg. Hur ni väljer att meddela detta är upp till er, men om det är en kanal som är officiell, så måste den finnas tillgänglig för alla vårdnadshavare.

När ni driver er blogg

  1. Material som är upphovsrättsligt skyddat får inte laddas upp på ett socialt medium utan samtycke. För att få göra detta behövs upphovsmannens dokumenterade tillstånd. Exempel på sådant material är böcker, filmer, bilder från Internet.
  2. Se till att minst två medarbetare har tillgång till bloggen hela tiden. Slutar någon så fyll på med någon annan så fort som möjligt.
  3. Se till att regelbundet (minst 2 gånger per år) gallra bland det material som finns på bloggen. Bloggen får inte bli ett arkiv där gammal historia sparas, utan ska vara ett aktuellt kommunikationsverktyg. Läs mer i förvaltningens arkivhandbok.
  4. Någon måste alltid ha som ansvar att hålla bloggen aktiv och uppdaterad. Kan man inte hålla igång den bör man istället lägga ner den.
  5. Om bloggen inte används – arkivera materialet och stäng kontot.

Här hittar du allt på - Förskoleförvaltningen