Grundläggande principer

Skyndsamhet och anonymitet är två grundläggande principer vid varje begäran om att ta del av en allmän handling. Det är därför viktigt att du vet vad detta innebär. Dessutom kan du läsa om i vilken form en handling ska lämnas ut – papper, e-post eller på plats.

Skyndsamhet

Du som har ansvar för vården av handlingen ska pröva om den ska lämnas ut, vilket framgår av offentlighets- och sekretesslagen (förkortad OSL). Om du känner dig osäker är du välkommen att kontakta nämndkansliet för stöd. På grund av skyndsamhetskravet behöver du om du är osäker direkt kontakta nämndkansliet.

En begäran om att ta del av en handling ska hanteras skyndsamt. Bekräfta till frågeställaren att begäran är mottagen och att förskoleförvaltningen har börjat handlägga den. Detta ska helst ske samma dag som begäran kom in. Börja sedan handlägga begäran direkt. Detta innebär att du aldrig kan prioritera ner en begäran av allmän handling även om du egentligen är upptagen med något annat jätteviktigt. Det är godtagbart att det tar någon eller några dagar att lämna ut en handling om det är nödvändigt för att kunna ta ställning till om materialet kan lämnas ut eller inte. Detta är ofta fallet om materialet är omfattande.

Anonymitet

Du får inte fråga vem frågeställaren är eller vad hen ska använda handlingen till.

Undantag är om uppgifterna uppenbart behövs för att göra en sekretessprövning. Exempelvis kan det vid en begäran om att ta del av ett barns handlingsplan för särskilt stöd ha betydelse om frågeställaren är barnets vårdnadshavare eller inte. Du behöver därför informera om att en vårdnadshavare i regel har rätt att få ta del av fler uppgifter.

Som myndighet får vi inte aktivt informera personer vars uppgifter/ handlingar har begärts ut. Det gäller såväl vårdnadshavare som personal.

Ta del av handlingen – i vilken form?

Den som begär ut en handling har rätt att få läsa den på plats eller få en papperskopia. Att lämna ut handlingar i digitalt format via e-post är ingen skyldighet, men kan göras så länge detta inte är olämpligt utifrån PuL. Det är olämpligt om det är fråga om en stor mängd personuppgifter eller ett personnummer.

Det finns möjligheter att ta ut en avgift för utlämnande av handlingar enligt den taxa som gäller för Malmö stad.

Här hittar du allt på - Förskoleförvaltningen