Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/

Representation

Representation och givande av gåvor ska ske med omdöme och måttfullhet utan att upplevas som icke generös. Gästfrihet med omdöme är ledorden.

Begreppet representation saknar en bestämd definition i skattelagstiftningen. Enligt Skatteverkets tolkning kan utgifter för representation avse:

  • kostnad för mat, dryck och betjäning i samband med t ex restaurangbesök
  • utgifter för biljetter till teaterföreställning, museum, idrottsanläggning med mera
  • gåvor och andra typer av uppvaktning

Representationen kan rikta sig antingen utåt mot företrädare för andra kommuner, organisationer eller företag (extern representation) eller också inåt mot anställda inom Malmö stad (intern representation). Med intern representation avses exempelvis enstaka måltider etc i samband med informationsmöten, personalfester (högst två gånger per år), kurser/konferenser och liknande.

Beslut och kontroll

Beslut om representation följer beslutsattestansvaret. Beslutsattestant ansvarar också för att reglerna följs. Kontroller kan genomföras bl a genom den interna kontrollplan, som årligen upprättas av förvaltningsledningen. Tänk på att inte beslutsattestera en representation som du själv deltagit i.

Innehåll

Representationens innehåll får givetvis inte ha negativa konsekvenser för kommunens rykte. Avsikten med representationen ska ha ett omedelbart samband med vår verksamhet.

De upphandlade avtal som finns för exempelvis gåvor såsom blommor och böcker ska användas.

Policy för alkohol vid representation i Malmö stad enl beslut i KF 2017-08-16

Policyn gäller för representation där företrädare för Malmö stad, såväl företroendevald som arbetstagare, eller företrädare för av Malmö stad helägt bolag, är värd. Policyn gäller även hantering av alkohol i Malmö stads lokaler.

Bakgrund

Syftet med Malmö stads interna och externa representation är alltid att främja kommunens verksamhet och intressen. Representation ska alltså ha tydlig anknytning till Malmö stads verksamhet och utifrån denna anknytning vara motiverad. Omfattning och inriktning av representationen är avhängig syftet med den, men den ska alltid grundas i en medvetenhet om att användning av offentliga medel kräver omdöme, återhållsamhet och aktsamhet. I Malmö stads riktlinje avseende alkohol och droger (2016-01-26) fastställs ett förbud för alla medarbetare att bruka eller vara påverkad av alkohol och droger under arbetstid. Detta gäller normalt även vid representationsaktiviteter för stadens anställda.

Extern representation

Representationen handlar om artighet och värdskap gentemot gäster utan anknytning till Malmö stad eller till av Malmö stad helägt bolag, exempelvis officiella besök, deltagare i arrangemang, möten och konferenser. Extern representation motiveras av att den direkt eller indirekt är till nytta för kommunen.

Intern representation

Intern representationen avser möten med förtroendevalda eller medarbetare i Malmö stad eller till av Malmö stad helägt bolag. Representationen avser t.ex. internutbildning, konferenser, personalsammankomster, arbetsluncher och olika typer av möten med personal eller förtroendevalda.

Alkohol i samband med representation

Vid intern representation serveras inte alkohol som bekostas av arbetsgivaren. Vid ceremoni avseende pensionsavtackning och utdelning av minnesgåva, kan undantag göras efter beslut av ansvarig förvaltningschef/VD. Måttfullhet ska då iakttagas vid servering av vin eller öl. Vid extern representation ska måttfullhet iakttagas vid servering av vin eller öl.
Starksprit serveras inte.
Alkoholfria alternativ ska alltid serveras.

Redovisning

I första hand ska representation faktureras. Vid kortköp ska originalkvitton och köpnotor bifogas i redovisningen. Av redovisningen ska framgå inköpsställe, datum för inköp, vad utläggen avser, belopp och moms. Av dokumentationen ska framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och namnet på deltagarna och var de arbetar, både externt företag eller internt förvaltning, måste anges utan förkortningar. Om detta inte kan uppvisas ska kostförmån redovisas

Instruktionen avseende muta, bestickning, jäv och andra intressekonflikter (se nedan) ska beaktas och kontrolluppgift lämnas om förmånen.

Blombeställning

Blombeställningar (enligt våra riktlinjer, se nedan) hanteras av Sophia Olsson på ekonomienheten.