GDPR - Att hantera personuppgifter på FGK

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt identifierar en fysisk person som är i livet. Exempel är namn, adress, födelsedata och fastighetsinnehav. Även foton och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Se Datainspektionens film om vad är en personuppgift

Personuppgifter är för det mesta allmänna handlingar

Malmö stad kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut.

Det finns särskilda regler för allmänna handlingar vad gäller bevarande (det som ska sparas) och gallring (det som ska sorteras ut). För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information måste det finnas stöd för det i särskilda dokument. För mer information om detta: kontakta Malmö stads dataskyddsombud.

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter. Exempel är att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera och kopiera.

Det måste redan från början vara klart i vilket syfte uppgifterna ska användas, de insamlade uppgifterna ska vara relevanta för att uppfylla detta syfte. Det ursprungliga syftet får inte ändras vare sig under eller efter behandlingen.

För att en personuppgiftsbehandling ska vara laglig enligt GDPR måste den ha sin grund i något av följande:

• avtal
• rättslig förpliktelse
• allmänt intresse
• myndighetsutövning
• samtycke

De personer vars personuppgifter samlats in eller på annat sätt behandlats ska alltid informeras om var, varför och på vilket sätt de behandlas.

Rätten till:*

• insyn (registerutdrag)
• få felaktiga uppgifter rättade
• att återkalla samtycken
• radering - endast i vissa fall
• dataportabilitet

*OBS: Kontakt förvaltningens dataskyddssamordnare

Personuppgifterna ska behandlas och bevaras på ett sådant sätt att ingen obehörig får tillgång till dom. Känsliga uppgifter kan behöva krypteras.

Personuppgifter ska bara bevaras så länge de behövs för sitt ursprunliga syfte. Därefter ska de gallras och arkiveras. Det samma gäller för uppgifter i IT-system.

Se Malmö stads handbok för arkivhantering.