Skicka fakturor / Kundfakturor

Fakturor kan skapas på tre olika sätt på fastighets- och gatukontoret.

• I Momentum och skapas fakturorna i systemen.
• Via fil som läses in i Ekot enligt schema, gäller verksamhetssystemen "Markus" och "Utfärdaren".
• Genom att varje medarbetare skriver fakturaunderlag och lämnar till Annika Johansson, Petra Lindell, rum 4414 eller Anders Jardenberg rum 4424.

Blanketter hittar du nedan.

Vi har skapat flera olika fakturaunderlag beroende på till vem fakturan ska skickas.

• Fakturaunderlag externa = alla kunder som ej ingår i Malmö stad.
• Fakturaunderlag interna = andra förvaltningar inom Malmö stad som är intäkter som vi har upparbetat, ex tidintäkter, tjänster som vi utfört.
• Fakturaunderlag vidarefakturering = andra förvaltningar inom Malmö stad som kommer ursprungligen från kostnader som har fakturerats oss från en leverantör. Inga övriga administrativa kostnader får läggas till.

Moms på kundfakturor

Generellt är vi momspliktiga precis som privata företag.
Dock finns det undantag i vår skyldighet att debitera moms på våra kunder. Internt (till andra förvaltningar) ska vi aldrig debitera moms. Vi debiterar heller inte moms i de verksamheter som är myndighetsutövning. Det gäller t ex de verksamheter som har politiskt beslutade taxor, viss markupplåtelse och nyttokort.

Moms debiteras på i princip på allting annat. Momspliktig verksamhet är t ex:

• markupplåtelse av reklamskyltar
• bytestransaktioner vid upplåtelse av reklamskyltar
• gatuparkeringsavgifter
• arrangemang (undantag finns)

Kreditfaktura till kund

Ibland behöver vi kreditera en kund en tidigare debiterad avgift. Det finns då speciella blanketter för detta också, för att undvika missförstånd. 
Kreditfakturaunderlag externa = alla kunder som ej ingår i Malmö stad.
Kreditfakturaunderlag interna = andra förvaltningar inom Malmö stad som är intäkter som vi har upparbetat, ex tidintäkter, tjänster som vi utfört.
Kreditfakturaunderlag vidarefakturering = andra förvaltningar inom Malmö stad som kommer ursprungligen från kostnader som har fakturerats oss från en leverantör. Inga övriga administrativa kostnader får läggas till.

Påminnelse och inkasso

Vi ger 30 dagars kredit till kunden, från fakturadatum. Om betalning inte sker inom denna tid skickas en påminnelse till kunden. Om kunden kontaktar dig med frågor eller synpunkter på fakturan, skriv alltid en notering/anteckning på fakturan i Ekot, så ser redovisningssektionen detta och kan agera på ett riktigt sätt gentemot kunden vid kravhanteringen. Kontakta alltid Annika Johansson så fort det föreligger en tvist om någon kundfaktura.
Inkassohantering sköts via Svea inkasso. Innan en faktura skickas på inkasso sker kommunikation mellan redovisningsfunktionen och verksamhetsansvarige. För markupplåtelsefakturor gäller särskilda rutiner vid obetalda fakturor.

Ekot

Alla medarbetare har tillgång till att söka fakturor i Ekot. Gå in via fliken fakturor och sök kund/leverantör eller interna kund/leverantör eller via fliken reskontra - kundreskontra - sök faktura.