Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/

Projekthandbok för investeringsprojekt

Inledning

Den gemensamma projekthandbok är till för oss som på olika sätt arbetar med att genomföra investeringsprojekt på fastighets- och gatukontoret.
Förvaltningens projektmodell och denna handbok är ett ramverk och ett stöd i projektarbetet. Trots att varje projekt är unikt finns gemensamma nämnare för hur projekten styrs, vilka faser de innehåller och vilka beslutsgrindar de måste passera. Detta beskrivs i denna handbok.
Projektmodellen ska användas när fastighets- och gatukontoret genomför investeringsprojekt och ersätter tidigare modeller som använts. Modellen anger grindbeslut och dokumentationskrav som alla investeringsprojekt ska följa. Vid behov kan dock modellen kompletteras genom att exempelvis milstolpar läggs in och anpassas utifrån respektive projekts behov.

Bakgrund

Sedan i juni 2019 har alla investeringsprojekt på förvaltningen arbetat utifrån den nya projektmodellen och dokumentet Roller och ansvar. Då behovet av ett handfast projektstöd är stort hos förvaltningens medarbetare startade en arbetsgrupp med representanter från samtliga kategorier under hösten 2019 arbetet med att ta fram mer detaljerade projekthandböcker.
Inledningsvis var tanken att respektive kategori skulle ta fram en egen projekthandbok, men under arbetets gång insåg arbetsgruppen att många delar var exakt lika för de olika kategorierna. Därför beslutade arbetsgruppen att istället göra en gemensam projekthandbok som skulle gälla samtliga projekt och kategorier. Det beslutades då även att de tidigare beslutade dokumenten ”Projektmodellen” och ”Roller och ansvar” skulle inarbetas i projekthandboken. Detta för att endast ha ett dokument att förhålla sig till, istället för tre stycken.
Fastighets- och gatukontorets ledningsgrupp godkände denna gemensamma projekthandbok den 21 januari 2020.

Syftet med projektmodellen och denna handbok

Projektmodellen och denna handbok syftar till att göra det tydligt vad som förväntas av alla som är involverade i investeringsprojektet. Ett gemensamt och effektivt arbetssätt möjliggör ett bättre fokus på leverans och kvalitet. Projektmodellen beskriver hur ett projekt blir till, planeras, genomförs och till sist avslutas. Genom att känna till och arbeta utifrån projektmodellen skapas också förutsättningar för att diskutera förbättringar och på så sätt utveckla vårt arbete med investeringsprojekt.

Projektmodellen i ett större sammanhang

Vår projektmodell utgår från relevant styrning för tekniska nämndens verksamhet. Tekniska nämndens reglemente och delegationsordning sätter ramarna för förvaltningens verksamhet och organisering, och modellen är anpassad efter dessa ramar.

De ekonomiska ramarna för tekniska nämnden sätts av kommunfullmäktige utifrån begärd investeringsram. Detta görs genom kommunfullmäktiges årliga budgetbeslut. Utifrån det tar tekniska nämnden beslut om en nämndsbudget som beskriver hur nämndens investeringsram ska fördelas mellan investeringskategorierna. I nämndsbudgeten finns en sammanställning över de investeringsprojekt som planeras att genomföras under året.
Varje investering ger upphov till driftkonsekvenser i form av kapitalkostnader samt drift och underhåll. Tekniska nämnden avropar medel från kommunstyrelsen för att täcka dessa kostnader. Kommunstyrelsens anslag till förfogande ger en begränsning av hur stora driftkonsekvenser nämndens investeringar kan ge upphov till per år.

Tekniska nämndens investeringsportfölj

Tekniska nämnden har en investeringsportfölj som är uppdelad i sju kategorier. Tekniska nämnden prioriterar mellan kategorierna utifrån den investeringsram som kommunfullmäktige tilldelat nämnden i sitt årliga budgetbeslut. Tekniska nämnden ansvarar för hanteringen av sin investeringsportfölj inför kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Tekniska nämndens investeringsportfölj består av följande kategorier:

  • Mobilitet
  • Stadsmiljöutveckling
  • Exploatering
  • Storstadspaketet – infrastruktur
  • Befintlig miljö
  • Hamn
  • Fastigheter och byggnader

Beloppsgränser för objektsgodkännande

Innan en investering kan genomföras krävs att den godkänns genom ett objektsgodkännande av berörd politisk instans. Vilken instans som krävs beror på investeringens storlek. Beloppsgränserna nedan följer riktlinjerna för ekonomistyrning enligt kommunfullmäktiges budgetbeslut, kommunens ekonomihandbok samt tekniska nämndens delegationsordning.

Följande beloppsgränser gäller i enlighet med kommunfullmäktiges budgetbeslut:

  • Tekniska nämnden beslutar om objektgodkännanden upp till
    15 mnkr.
  • Kommunstyrelsen beslutar om objektgodkännanden mellan
    15–50 mnkr.
  • Kommunfullmäktige beslutar om objektgodkännanden över
    50 mnkr.

Risk- och avvikelsehantering

Investeringsprojekt är alltid förknippade med viss osäkerhet. Faktorer både inom och utom fastighets- och gatukontorets kontroll kan ändras efter att ett investeringsprojekt har startats. Risk- och avvikelsehantering är därför en viktig del i att uppnå en god styrning och ett effektivt genomförande av förvaltningens investeringsprojekt.

Risker och avvikelser kan vara av flera slag. De kan exempelvis handla om förändringar gällande tid, kvalitet eller ekonomi. Grundförutsättningen för en god risk- och avvikelsehantering är att alla utifrån sin roll i investeringsprojektet rapporterar risker och avvikelser på ett strukturerat sätt, vilket anges i avsnittet roller och ansvar i denna handbok. Risker ska identifieras så tidigt som möjligt i projektet och beskrivas redan i projektdirektivet.

Avvikelser i portföljen och objektsgodkända projekt rapporteras till tekniska nämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i samband med utfallsprognoser och bokslut.

Ekonomiska avvikelser som överstiger nivåerna nedan ska rapporteras till den politiska instans som beslutade om objektsgodkännandet genom ett reviderat objektsgodkännande:

  • För projekt under 15 mnkr ska avvikelser större än 15 procent rapporteras.
  • För projekt över 15 mnkr ska avvikelser större än 10 procent rapporteras.
  • För projekt över 100 mnkr ska avvikelser större än 10 mnkr rapporteras.

Beloppsgränserna ovan avser bruttoutgifter i projekten. Eventuella inkomster påverkar således inte beloppsgränserna eller avvikelsehanteringen ovan. Ökade utgifter till följd av förändringar i entreprenadindex ses inte som en avvikelse.

Utveckling av projekthandboken

Ekonomienheten på avdelningen för struktur och stöd äger, förvaltar och ansvarar för den fortsatta utvecklingen av projekthandboken genom chefen för investeringssektionen. Beslut om principiella förändringar i projektmodellen kommer dock att lyftas för beslut i portföljgruppen.

En utvecklingsgrupp kommer att tillsättas med representanter från verksamheterna för att fånga upp och diskutera förslag till förändringar. Projekthandboken kommer därmed att kontinuerligt utvecklas utifrån de behov som framkommer i förvaltningen. Förändringar inarbetas i kommande versioner av projekthandboken. Datum för nästa kommande uppdatering framgår av framsidan.

Har du frågor, funderingar eller förslag om projekthandboken? Hör i så fall av dig till ekonomienheten!

Dokument

Projekthandboken i sin helhetPDF (pdf, 1.1 MB)