Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.sharepoint.com/sites/ASFsocialtjnstSder

Administrationen –

vanliga frågor – FAQ

På första våningen i V-korridoren sitter Damir Masic (V145), Petra Wilén och Kristina Poulsen (V146) som arbetar i administrationen.

De arbetar med en uppsjö administrativa och praktiska uppgifter och varje anställd inom IOF kommer vid något tillfälle i kontakt med dem.

Har du frågor till administrationen eller behöver hjälp med något, börja med att leta här i vanliga frågor – FAQ för att se om svar på din fråga finns där.

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se


VANLIGA FRÅGOR - FAQ

Klicka på den fråga du söker svar på. Sorterat på ämne i bokstavsordning.

1. Avtal/upphandling – vilka har vi avtal med?
2. Beställningar/fakturor – underlag
3. Bärbar dator/laptop – finns det en bärbar dator som jag kan få låna?
4. Bensinkvittot – vad gör jag med det?
5. Bilarna – bokning, sönder, skadad, bensinkort etc.
6. Beställa fika från Café Söder
7. Dator – jag har problem med min dator
8. Dator och telefon – övrigt
10. Förskott
11. Hrutan – jag har bytt anställning och det går inte att flexa
12. Hrutan – jag har bytt anställning och det går inte att flexa
13. Hrutan – jag har plötsligt fått en massa minus på min flex
14. Hrutan – jag har bytt anställning och jag saknar semesterdagar
15. Hrutan – jag har plötsligt fått en massa minus på min flex
16. Hrutan – hur flexar timanställda?
17. Hrutan – jag är timanställd och kommer inte in i Hrutan
18. Husgruppen – finns den?
19. Ipad – jag behöver hjälp med inställningarna på min Ipad, mail, internet etc.
20. Iphone/Ipad – lämna tillbaka
21. Kakor, kaffe, mjölk och frukt i tjänsten – var kan jag beställa?
22. Kontorsmaterial
23. Kopiatorn/skrivaren fungerar inte
24. Kort – vilka har vi kort till när jag behöver handla?
25. Laptop/bärbar dator – finns det en laptop som jag kan få låna?
26. Mobiltelefon – jag behöver hjälp med inställningarna på min mobil, mail, internet etc.
27. Mobiltelefon – tappad/förlorad
28. Mus/tangentbord/mousetrapper/rollermouse fungerar inte
29. Möbler som behöver flyttas eller saker som behövs sättas upp
30. Outlook – jag finns inte med i Outlook
31. Outlook – jag finns inte med på min sektions sändlista
32. Parkeringskvittot – vad gör jag med det?
33. Plåster – det saknas plåster
34. Procapita – problem och frågor
35. Procapita – inloggningsproblem
36. Procapita – jag har skrivit fel lösen flera gånger och kommer inte in
37. Raindance – jag kan inte beslutsattestera fakturorna
38. Redovisa kvitton när jag handlat på IOFs kort
39. Redovisa kvitton när jag betalat med egna pengar på ett ställe som IOF inte har kort till
40. Skrivaren/kopiatorn fungerar inte
41. Taxikort – tappat/förlorat
42. Telefon – min fasta telefon fungerar inte
43. Telefonlista till IOF
44. Trasiga möbler – mitt höj- och sänkbara skrivbord fungerar inte, söndrig lampa etc.
45. Upphandlade/avtal – vilka har vi avtal med?
46. Ventilationen fungerar inte, för kallt, för varmt etc.

A1. Avtal/upphandling – vilka har vi avtal med?

Följ länk till avtalskatalogen på Komin. Här kan du också hitta information om upphandling, fakturor, inköp i butik och andra vanliga frågor.

Upp igen

2. Beställningar/Fakturor - Underlag


När något beställts – litteratur, resor, kurser, konferenser etc., behöver administrationen få in ett underlag:

  1. Lämna en kopia av beställningen till administrationen.
  2. Skriv syfte, datum och deltagare. Bifoga ex. dagordning, inbjudan.
  3. Skriv vilket kostnadsställe det skall gå på. (Vet du inte, fråga din sektionschef.)
  4. Lägg i administrationens fack.

Upp igen

3. Bärbar dator/laptop – finns det en bärbar dator som jag kan få låna?


Kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se


Upp igen

4. Bensinkvittot – vad gör jag med det?

  1. Skriv på kvittot vilket kostnadsställe kostnaden skall gå på. (Vet du inte, fråga din sektionschef.)
  2. Lägges i plastfickan i låda märkt ”Bensinkvitto” i hyllan över Kristina Poulsens skrivbord hos administrationen i rum V145.

Upp igen

5. Bilarna – bokning, sönder, skadad, bensinkort etc.

Boka bilWord (word, 15.7 kB).
Rutin - IOF Bilar, bilansvarig medarbetarePDF (pdf, 96 kB).
Rutin - IOF Bilar, bokning och användningPDF (pdf, 98.5 kB).
Rutin - IOF Bilar, om något händerPDF (pdf, 92.7 kB).

Upp igen

6. Beställa fika från Café Söder

Detta beställes från Café Söder.

Redovisa beställd fika:

  1. Lämna en kopia av beställningen till administrationen.
  2. Skriv syfte, datum och deltagare.
  3. Skriv vilket kostnadsställe det skall gå på. (Vet du inte, fråga din sektionschef.)
  4. Lägg i administrationens fack.

Upp igen

7. Dator – jag har problem med min dator

Kontakta IT-support.

Telefon:
040-34 27 27.
Telefontid 07.00-16.30.

Upp igen

8. Dator och telefon – övrigt

På Komin -Vår kommun - Stöd & service - Dator & telefon finns det mer att läsa kring exempelvis lyssna av din telefon, lyssna av röstbrevlådan, installera skrivare etc.

Upp igen

10. Förskott

Kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

11. Förskott redovisning


Redovisa kvitton på följande sätt:

  1. Klistra upp kvittot på ett vitt papper.
  2. Skriv syfte, datum och deltagare.

Kom till administrationen så hjälper de till med redovisningen.

Upp igen

12. Hrutan – jag har bytt anställning och det går inte att flexa

Har arbetsledare beviljat den nya anställningen och meddelat administrationen som knutit flexen till anställningen?

Om ja: gå till flex och byt anställning i rullistan.

Fortfarande problem, kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se


Upp igen

13. Hrutan – jag har plötsligt fått en massa minus på min flex


Kanske har du ansökt om ledighet i Hrutan, exempelvis föräldraledighet, förkortad arbetstid, tjänstledighet.

Är ledigheten beviljad av sektionschef? Om ja, har sektionschef meddelat administrationen om att ett placeringsschema skall göras?

Är ett placeringsschema gjort?     

Fortfarande problem, kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se


Upp igen

14. Hrutan – jag har bytt anställning och jag saknar semesterdagar


Rättas för det mesta till av HR-service, i regel månaden efter.

Fortfarande problem, kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

15. Hrutan – jag har plötsligt fått en massa minus på min flex


Kanske har du ansökt om ledighet i Hrutan, exempelvis föräldraledighet, förkortad arbetstid, tjänstledighet.

Är ledigheten beviljad av sektionschef? Om ja, har sektionschef meddelat administrationen om att ett placeringsschema skall göras?

Är ett placeringsschema gjort?     

Fortfarande problem, kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se


Upp igen

16. Hrutan – hur flexar timanställda?


Som timanställd flexar man inte, inte utan registrerar i Hrutan dag för dag (IN/UT) under fliken Registrera/Ansöka och välj Mertid/övertid/timtid.

Arbetsledare ansvarar för att timmarna beviljas.

Upp igen

17. Hrutan – jag är timanställd och kommer inte in i Hrutan


Är anställningen formellt beviljad av sektionschef?

Fortfarande problem, kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

18. Husgruppen – finns den?


Ja, husgruppen finns.  Husgruppens minnesanteckningar finns i G:\Förvaltningar\SoF Söder\Husgruppen (7071).

Har du något som du vill skall tas upp i husgruppen, maila i första hand till:

Martina Ottosson martina.ottosson@malmo.se

Upp igen

19. Ipad – jag behöver hjälp med inställningarna på min Ipad, mail, internet etc.


Kontakta:

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

20. Iphone/Ipad – lämna tillbaka


Fem steg som medarbetaren måste göra innan mobiltelefonen/läsplatta lämnas tillbaka:

  1. Lämna lösenordet för knapplåset.
  2. Lämna lösenordet för SIM-kortet/pinkod.
  3. Logga ut ifrån Itunes.
  4. Logga ut ifrån Icloud.
  5. Avaktivera Hitta min Iphone.
  6. Lämna till sist telefonen till administrationen, rum V258.

Görs inte detta så kan man inte installera om mobiltelefonen/läsplatta till nästa användare.

Detta gäller även om mobiltelefonen eller läsplattan går i sönder. Då skall den lämnas till vaktmästare Stefan Friman.

Behöver du hjälp, vänd dig till:

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

22. Kontorsmaterial


Det mesta kontorsmaterialet finns tillgängligt i IOFs olika förråd.

Titta först i de olika förråden om du hittar det du söker.

Finns inte det du söker, maila eller kontakta administrationen.

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

Kopiatorn/skrivaren fungerar inte


Börja med att felsöka själv.

Om det inte går att lösa - kontakta administrationen.

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

Kort – vilka har vi kort till när jag behöver handla?

  • Ica Maxi på Ystadvägen.
  • COOP på Jägersro och Stadion.
  • IKEA.

Redovisa kvitton på följande sätt när du handlat:

  1. Klistra upp kvittot på ett vitt papper.
  2. Skriv syfte, datum och deltagare.
  3. Skriv vilket kostnadsställe det skall gå på. (Vet du inte, fråga din sektionschef.)
  4. Signatur från sektionschef på pappret.
  5. Lägg i administrationens fack.

Upp igen

25. Laptop/bärbar dator – finns det en laptop som jag kan få låna?


Kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

Mobiltelefon – jag behöver hjälp med inställningarna på min mobil, mail, internet etc.


Kontakta:

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

27. Mobiltelefon – tappad/förlorad

Kontakta administrationen omgående så att telefon kan spärras.

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

28. Mus/tangentbord/mousetrapper/rollermouse fungerar inte


Kontakta:

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Behövs något nytt, prata med din sektionschef som beställer via administrationen.

Upp igen

29. Möbler som behöver flyttas eller saker som behövs sättas upp


Maila till vaktmästeriet:

asf.soder.vaktmasteri@malmo.se

Upp igen

30. Outlook – jag finns inte med i Outlook

Arbetsledare skall fylla i om behörighet i IT-kompassen.

Upp igen

31. Outlook – jag finns inte med på min sektions sändlista

Maila administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

32. Parkeringskvittot – vad gör jag med det?

  1. Skriv på kvittot vilket kostnadsställe kostnaden skall gå på. (Vet du inte, fråga din sektionschef.)
  2. Lägges i plastfickan i låda märkt ”Bensinkvitto” i hyllan över Kristina Poulsens skrivbord hos administrationen i rum V258.

Upp igen

33. Plåster – det saknas plåster

Maila vaktmästeriet:

asf.soder.vaktmasteri@malmo.se

Upp igen

34. Procapita – problem och frågor

1. Kontakta IOF:s Procapita kontaktperson: 

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

2. Kontakta superanvändarna:
Telefon: 040-34 00 55
Mail: procapita.iof@malmo.se

Mer om Procapita.

Upp igen

35. Procapita – inloggningsproblem


Behörighet i Procapita ansvarar respektive arbetsledare för.

Vi inloggningsproblem kontakta:

1. IOF:s Procapita kontaktperson 

Kristina Poulsen
457 41
0703-40 56 41
kristina.e.poulsen@malmo.se

2. Kontakta superanvändarna:
Telefon: 040-34 00 55
Mail: procapita.iof@malmo.se

Upp igen

36. Procapita – jag har skrivit fel lösen flera gånger och kommer inte in


Vid för många felaktiga inloggningar kommer man inte längre in.

1. Kontakta IOF:s Procapita kontaktperson 

Kristina Poulsen
457 41
0703-40 56 41
Kristina.e.poulsen@malmo.se

2. Kontakta superanvändarna:
Telefon: 040-34 00 55
Mail: procapita.iof@malmo.se

Mer om Procapita.

Upp igen

37. Raindance – jag kan inte beslutsattestera fakturorna

  • Perioden kan vara stängd – ändra datum.
  • Det kan finnas fler belopp kvar att attestera.
  • Granskningsattest kan ha missats att kryssas i.
  • Kan vara obehörig att beslutsattestera ett visst kostnadsställe – nytt förordnande/beslutsattest måste fyllas i. Kontakta:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

38. Redovisa kvitton när jag handlat på IOFs kort

IOF har kort på:
Ica Maxi på Ystadvägen
COOP på Jägersro och Stadion
IKEA.

Redovisa kvitton på följande sätt när du handlat:

  1. Klistra upp kvittot på ett vitt papper.
  2. Skriv syfte, datum och deltagare.
  3. Skriv vilket kostnadsställe det skall gå på. (Vet du inte, fråga din sektionschef.)
  4. Signatur från sektionschef på pappret.
  5. Lägg i administrationens fack.

Upp igen

39. Redovisa kvitton när jag betalat med egna pengar på ett ställe som IOF inte har kort till

Viktigt! Inga övriga privata inköp får finnas med på kvittot. Man får inte heller använda privata bonus-/medlemskort vid inköp till verksamheten, tex Ica eller Willys.

Redovisa på följande sätt:

  1. Inköpet skall vara godkänt av sektionschef på förhand.
  2. Klistra upp kvittot på ett vitt papper.
  3. Skriv syfte, datum och deltagare.
  4. Skriv vilket kostnadsställe det skall gå på. (Vet du inte, fråga din sektionschef.)
  5. Signatur från sektionschef.
  6. Om det är första gången du får en utbetalning av denna anledning. bifoga: namn, personnummer, adress, bank, clearingnummer och kontonummer.
  7. Lägg i administrationens fack.

Upp igen

40. Skrivaren/kopiatorn fungerar inte

Börja med att felsöka själv.

Om det inte går att lösa - kontakta administrationen.

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

41. Taxikort – tappat/förlorat

  1. Spärra förlorat kort hos Trafikövervakningscentralen telefon 34 44 44.
  2. Maila administrationen och sektionschef om ovanstående. 

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

42. Telefon – min fasta telefon fungerar inte

Kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Upp igen

43. Telefonlista till IOF

Senaste versionen ligger op Medarbetarportalen, under rubriken Övrig verksamhetsinformation.

Upp igen

44. Trasiga möbler - mitt höj- och sänkbara skrivbord fungerar inte, söndrig lampa etc.

Kontakta administrationen:

Kristina Poulsen
Telefon: 040-34 57 41
0703-40 56 41
Mail: kristina.e.poulsen@malmo.se

Petra Wilén
Telefon: 040-34 72 21
0733-03 42 26
Mail: petra.wilen@malmo.se

Damir Masic
Telefon: 040-34 58 75
0733-03 42 33
Mail: damir.masic@malmo.se

Behövs något nytt, beställer sektionschef via administrationen.

Upp igen

45. Upphandlade/avtal – vilka har vi avtal med?

Följ länk till avtalskatalogen på Komin. Här kan du också hitta information om upphandling, fakturor, inköp i butik och andra vanliga frågor.

Upp igen

46. Ventilationen fungerar inte, för kallt, för varmt etc.

  1. Maila 1:e kontorsvaktmästare Stefan Friman 
    stefan.friman@malmo.se.
  2. Prata med din sektionschef.

Upp igen

Här hittar du allt på - Arbetsmarknads- & socialförvaltningen