Processbeskrivning

Löpande handläggning för enheten för ekonomiskt bistånd.

Här finns hela processbeskrivningen i löpande text. Klicka på de blåa rubrikerna om du vill komma direkt till en speciell del.

1. Post och aktualisering.
2. Handläggning.
3. Beräkning.
4. Utbetalning.
5. Utbetalningsdagar.
6. Utskick.

1. Post och aktualisering

Posten levereras

Assistent sorterar upp och delar ut posten i postfack.

Sortera posten

Handläggaren sorterar posten genom att skilja ansökningar från övriga handlingar. Samtliga handlingar hanteras enligt principen "Först in – först ut" och sorteras i datumordning.

Kommer det in en över norm/annat när det redan finns en grön ansökan ska den sorteras tillsammans med den gröna ansökan. Detta gäller under förutsättning att det inte måste fattas ett beslut innan utbetalningsdagen.

Om en grön ansökan inte redan kommit in och en över norm ansökan kommer in ska den sorteras i dagmapparna efter egen bedömning (detta gäller utöver gröna ansökningar som finns i dagmapparna).

Aktualisering

Handläggaren aktualiserar ansökan i Procapita. 

• Undersök om ansökan är undertecknad av samtliga sökande, om den sökande bifogat kvitto och specifikationer på sökta poster.
• Begär kompletteringar vid behov.

Sortering

Sortera ansökningarna enligt aktualiseringsdatum och sortera dem till styrlådan.

Vid varje månadsstart beräknas ärendemängd/dag på respektive utbetalningsdag och anges på blanketten för "Ärendemängd/dag". Ärendemängd/dag beräknas på samtliga arbetsdagar du har möjlighet att handlägga, det vill säga om du har en heldag med möten ska denna dag inte räknas som handläggningsdag.

Du delar sedan antalet ärende på utbetalningsdagen med antal dagar du kan handlägga. Detta är ett riktmärke för dig dagligen och för dina kollegor vid eventuell oplanerad frånvaro. Se rutiner för frånvaro för information om täckning.

Upp igen

2. Handläggning

Ta fram akt

Ta fram de ansökningar som ska handläggas för dagen.
Gå sedan vidare till utredning.

Utredning 

• Ansökan ska kontrolleras om den är komplett.
• Utred om personen har följt sin planering.
• Utred vilka poster som ingår i skälig levnadsnivå och om kostnaderna är skäliga.
• Vid behov — uppdatera aktivitetsblad och tjänsteöversikten.
• När utredning är klar, gå vidare till beräkning och/eller avslag.  

Avslag

• Om personen inte följer uppgjord planering eller av andra skäl inte är berättigad till bistånd avslås ansökan och processen går vidare till punkt 6. Utskick.

Upp igen

3. Beräkning       

• Ange vilken bidragsperiod som beräkningen avser och vilken norm som ska användas.
• Kontrollera antalet hushållsmedlemmar och normintervall/belopp.
• Kontrollera om inkomsterna och utgifterna förändrats sedan föregående beräkning.
• Kontrollera hushållets inkomster från Försäkringskassan och CSN.
• Redovisa alla inkomster efter dess utbetalningsdag.
• Kontrollera hushållets utgifter mot eventuella specifikationer.
• Kontrollera och uppdatera aktivitetsblad angående inkomster, utgifter och andra betalningsinstruktioner.
• Vid ansökan om speciella ändamål ska dessa redovisas under angiven flik i Procapita.
• Kontrollera att beräkningen är korrekt. Jämför med föregående beräkning och utbetalning.
• Skriv ut beräkningen i två exemplar (varav ett till pappersakten).

Bifall

• Vid underskott beviljas ansökan.

Bifall/avslag

• Vid ansökan om kostnader som inte ingår i skälig levnadsnivå eller andra utgifter som inte är godtagbara ska dessa avslås och resterande underskott beviljas.

Avslag

• Vid överskott avslås ansökan och beslut skrivs. Gå vidare till punkt 6. Utskick.

Upp igen

4. Utbetalning 

Vid beviljad ansökan utbetalas underskottet till angivet bankkonto.

Innan utbetalning sker ska beslutet kommuniceras till klienten. Detta är extra viktigt när det gäller bistånd över norm.

Vid undantag betalas räkningar eller fakturor direkt till betalningsmottagare. Ange på avin den sökandes personnummer, inbetalningsdatum samt tjänstenummer och sortera avin till "Avier/Fakturor" vid postfacken.

Upp igen

5. Utbetalningsdagar

Utbetalning sker i anslutning till den 15 och den 30 i varje månad. Tänk på att utbetalningen ska ske så att den sökande har pengarna tillgängliga på utbetalningsdagen. Utbetalning för dag 30 sker runt den 27 så att den sökande har möjlighet att betala sina räkningar innan förfallodag.

Upp igen

6. Utskick

• Beräkningar och/eller beslut läggs i kuvert och sorteras under utgående post vid postfacken.
• Eventuellt informations- och kompletteringsbrev inför kommande ansökan skickas till sökanden.
• Ansökningar och övriga handlingar sorteras in enligt ankomstdatum i pappersakten.

Upp igen