Direktupphandlingsprocessen

En direktupphandling får genomföras om varan eller tjänsten inte finns i de kommungemensamma avtalen eller förvaltningens egna avtal och om värdet på det som ska upphandlas är lägre än direktupphandlingsgränsen. Direktupphandlingsgränsen justeras vartannat år. Den lagstadgade direktupphandlingsgränsen är för närvarande 615 312 kr (1 januari
2018)

I förvaltningen är inköp av varor eller tjänster som understiger 1000 kr ett inköp av lågt värde och ska inte hanteras som direktupphandling. Den som gör inköpet ska trots detta säkerställa att varan/tjänsten inte finns i Ekot eller kan köpas på avtal för då ska varan/tjänsten inköpas där. Läs mer här.

Om det sammanlagda värdet för det som ska upphandlas är högre än 1000 kr och lägre än 615 312 kr ska en direktupphandling genomföras, annars ska en annonserad upphandling genomföras. Mer information om annonserad upphandling hittar du här.

Du bör alltid vara försiktig om den totala summan för den planerade direktupphandlingen närmar sig beloppsgränsen. Se mer information under rubrik 3.

Ställ dig följande frågor:

• Överstiger varan/tjänstens pris 1000 kr?
• Understiger varan/tjänstens pris direktupphandlingsgränsen?
• Saknas varan/tjänsten i Ekot?
• Saknas varan/tjänsten i avtalskatalogen?
• Saknas ett förvaltningsövergripande avtal för varan/tjänsten?

Om du svarat JA på samtliga frågor, då ska du göra en direktupphandling.

Det finns möjlighet att få hjälp med din direktupphandling
av serviceförvaltningens direktupphandlingssupport. 

Budgetansvarig har rätt att inleda direktupphandling, fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal inom ramen för verksamhetens normala drift om värdet på varan eller tjänsten understiger 50 000 kr. Om varan eller tjänsten överstiger 50 000 kr sker motsvarande beslut i enlighet med delegationsordningen. Delegationsordningen hittar du här.

Innan ett beslut om att inleda direktupphandling fattas måste den budgetansvariga säkerställa att inga kommungemensamma eller förvaltningsspecifika avtal finns. Kommungemensamma avtal finns i avtalskatalogen på komin. Förvaltningsspecifika avtal är diarieförda i Platina.

Om den planerade direktupphandlingen avser något av nedanstående områden ska kontaktperson på respektive avdelning alltid kontaktas för att säkerställa att det inte finns några ramavtal.

• HR (t ex handledning, ledare- och grupputveckling, företagshälsovård, rehabilitering). Kontaktperson Urban Andersson.
  
• Kommunikation (t ex annonser, trycksaksproduktion). Kontaktperson Banesa Martinez.
  
• IT/digitalisering (t ex infrastruktur som nät och WiFi, enheter och utrustning som datorer, plattor, mobiler, skrivare, projektorer, skärmar etc., IT-system, digitala tjänster samt konsulttjänster gällande IT och digitalisering) Kontaktperson Jovo Boskovic
  
• Lokaler (t ex möbler, renovering, ombyggnation) Kontaktperson Mario Mihovilovic
  
• Strategiska avdelningen (vårdupphandlingar Kommunförbundet, forskning/utvärdering) Kontaktperson: Petra West-Stenkvist
  
• Säkerhetssamordning (t ex larm, brand, säkerhet) Kontaktperson: Teodor Pettersson Åsberg

 Vid direktupphandling ska värdet av varan eller tjänsten beräknas. Inköpets värde ska beräknas till det totala belopp som ska betalas, exklusive moms. Beräkningen ska inkludera kostnad av inköp av samma slags vara eller tjänst under ett kalenderår. Är det ett återkommande och
långsiktigt behov baseras beräkningen på fyra år. Värdet beräknas exklusive moms och ska inkludera eventuella optioner och förlängningar.

Då varans värde beräknas måste hänsyn även tas till direktupphandling av samma slag. Till det uppskattade värdet på den aktuella upphandlingen ska adderas värdet av alla direktupphandlingar av samma slag som förvaltningen gjort eller kan komma att göra under räkenskapsåret. Beräkningen ska göras exklusive mervärdesskatt.

Ett exempel: En enhet behöver direktupphandla en utbildning till sina socialsekreterare. Utbildningen ska genomföras av en konsult. Utbildningen är yrkesrelaterad och det troligt att fler enheter kommer att behöva samma typ av utbildning. Den chef som planerar att göra upphandlingen behöver därför först kontrollera om någon kollega i förvaltningen redan gjort en direktupphandling på en sådan utbildning och vad kostnaden var. Chefen behöver därefter göra en uppskattning av vad det sammantagna värdet kommer att uppgå till om fler enheter i förvaltningen kommer att ha behov av att genomföra samma typ av utbildning under året. Observera att det inte spelar någon roll om det är olika konsulter som ska genomföra själva utbildningen. I det här fallet är det tjänsten som erbjuds dvs utbildningen som är att betrakta som samma slag.

En upphandling får inte delas upp i flera mindre upphandlingar i syfte att komma under direktupphandlingsgränsen. Det är inte förbjudet att rent praktiskt dela upp en planerad upphandling i flera olika avtal, men värdet av alla delavtal måste räknas samman för att avgöra om direktupphandling är tillåten eller inte.

Viktigt:

Det kan vara svårt att beräkna den exakta slutsumman för en direktupphandling. Om den totala summan för den planerade direktupphandlingen närmar sig beloppsgränsen kan det därför vara av värde att överväga om en annonserad upphandling ska genomföras istället. Detta för att minska risken för att beloppsgränsen överskrids.

Pris och andra uppgifter om varan/tjänsten inhämtas från minst tre företag för att utnyttja konkurrensen på marknaden. Inhämtning av uppgifter görs skriftligt, muntligt, genom egen research eller prisjämförelsetjänst, beroende på inköpets omfattning. Det är verksamheten som avgör vilka företag som blir tillfrågade. Valet av leverantör ska göras på objektiva och affärsmässiga grunder. Regler om jäv ska iakttas.

 Vid inköp som överstiger 5 000 kronor ska alltid en skriftlig offertförfrågan göras.

Använd mall Offertförfrågan enkel, mall Offertförfrågan vara eller mall Offertförfrågan tjänst.

Om inköpets värde är högt bör du använda de två sistnämnda mallarna.

Offerten/anbudet ska godkännas genom en skriftlig beställning (till exempel bekräftelse genom e-post).

 Samtliga mallar hittar du längst ned på upphandlingsenhetens sida

Observera: Det är alltså inte gränsen för direktupphandling som går vid 5000 kr utan det är endast gränsen för när man måste skicka en skriftlig offertförfrågan till leverantören. När inköp görs via webben är det inte alltid möjligt att få en skriftlig offert. Om så är fallet ska du notera detta i din dokumentation av direktupphandlingen.

Vid direktupphandlingar av högre värden, av mer komplicerad art eller då flera leveranser ska ske över tid ska ett skriftligt avtal ingås med den upphandlade leverantören. Vid avtal som överstiger 50 000 kr ska det alltid tecknas ett avtal med leverantören. Vid värden som understiger 50 000 kr görs en bedömning i det enskilda fallet.

Sist i mallarna Offertförfrågan vara eller Offertförfrågan tjänst finns förslag på villkor under avtalstiden som kan användas som avtal och som ska undertecknas av avtalsparterna.

De företag som lämnat offert ska få skriftlig information om beslut snarast möjligt. Beslutet ska motiveras objektivt.

All direktupphandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska ske på ett sådant sätt att det möjligt att följa genomförandet. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Mallen dokumentation direktupphandling ska användas. Mallen finns längst ner på  upphandlingsenhetens sida.

Dokumentation om flera olika varor direktupphandlas:

Du behöver inte dokumentera varje enskild vara på en separat blankett om de upphandlas vid samma tidpunkt och är samma typ av vara.

Exempel: Du behöver handla lakan, påslakan, filtar, duschdraperi, madrassöverdrag och kuddar till ett boende. Lakan, påslakan och kuddar finns i Ekot så det inköpet gör du där. Madrassöverdrag, duschdraperi och filtar behöver du direktupphandla. Detta är samma typ av varor och kan oftast köpas på ett och samma ställe. Du gör din efterforskning på nätet av tre leverantörer och väljer leverantör. Du dokumenterar hela inköpet på en och samma blankett. Se exempel i dokumentationsblanketten nedan.

Om varorna inte kan grupperas eller tillhör två olika gruper av varor får ni göra mer än en dokumentation. T ex textil för sig och köksutrustning för sig. Observera att du alltid måste kontrollera om varorna finns i Ekot först.

DOKUMENTATION AV DIREKTUPPHANDLING

Direktupphandling får endast genomföras först efter du har kontrollerat att varan/tjänsten inte finns på ramavtal.

Dokumentation av direktupphandlingen, skriftliga anbud
och eventuellt skriftligt avtal med leverantörer samt underlag för avtal och antagen offert ska diarieföras. I samband med att ett beslut om
direktupphandling fattas begär budgetansvarig ett ärende i Platina av
registrator. Detta diarienummer används för all diarieföring i ärendet.

I de fall direktupphandlingen överstigit 50 000 kr ska delegationsbeslutet om genomförd direktupphandling rapporteras till nämnden. Budgetansvarig skriver delegationsbeslut på blanketten Delegationsbeslut
som finns i Platina. Beslutet ska diarieföras.

Delegationsbeslutet om genomförd direktupphandling rapporteras till nämnden genom att nämndsekreterare tar ut en delegationsrapport ur Platina till det månatliga nämndssammanträdet.

Kontakta din avdelnings registrator om du behöver hjälp med blanketten Delegationsbeslut eller har andra frågor som rör diarieföring och registrering.

I enlighet med tryckfrihetsförordningen samt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) blir samtliga offerter offentliga efter att upphandlingen avslutats. OSL:s 31 kap. 16§ innehåller dock ett undantag
från dessa huvudregler som gäller i de fall en anbudsgivare i en upphandling på något sätt riskerar att orsakas skada ifall handlingarna lämnas ut. Som anbudsgivare är det därför möjligt att i samband med att offerten lämnas begära sekretess. I de fall anbudsgivaren önskar sekretess ska skälen till detta uppges. Om önskemål om sekretess inte inkommit kan offerten lämnas ut i sin helhet.

Om anbudsgivaren begärt sekretess ska detta diarieföras i ärendet.

Dokumentation av direktupphandlingen (ifylld mall dokumentation direktupphandling) samt offert och eventuellt avtal ska alltid bifogas som underlag till fakturan.

Om du har frågor som rör den ekonomiska redovisningen av din direktupphandling kan du kontakta den ekonom som är ansvarig för din verksamhet.