Vanliga frågor kring informationssäkerhet

I Malmö stads riktlinjer för informationssäkerhet står det att ”Handlingar med typiskt sett sekretessbelagd information i pappersform ska vid gallring förstöras i dokumentförstörare med korsstrimling (spånstorlek: bredd högst 2,5 mm, längd högst 30 mm) alternativt av Malmö stad godkänd destruktör. I elektronisk form, se 11.8 Avveckling av media. Klicka här för att komma till riktlinjerna

Malmö stad har upphandlade dokumentförstörare som uppfyller
ändamålet.

Om din enhet (mobil, surfplatta , dator eller annan typ av lagringsmedia) blivit borttappad eller stulen ska den låsas ner för att skydda informationen, som till exempel kan vara personuppgifter eller sekretessklassad information, som finns på den. Detta görs vi Intune i en plattformsdator. Rutinen för att låsa ner utrustning finns här.

Förvaltningen har en rutin när du ska skrota datorer, datortillbehör, bildskärmar, mobiler, pekplattor eller annan lagringsmedia. Avvecklingen ska se enligt Malmö stads riktlinjer för informationssäkerhet.

Genom att använda en box med lösenord går det att styra alla utskrifter till boxen för att minimera att utskrifter skickas till fel skrivare eller glöms kvar i utskriftsfacket

För att klassificera och skydda (kryptera) filer och skicka med e-post följ instruktionen.

Det går att markera och kryptera flera filer samtidigt. Efter det går det att skicka filerna med e-post. Innehåller inte själva mailet någon information som behöver skyddas behöver inte mailet krypteras. Den krypterade filen öppnas efter kryptering med programmet "Visningsprogram för Azure Information Protection", vilket mottagarna måste ha installerat på sina datorer. Enklast är att ladda ned filen och sen bara dubbelklicka på den, öppnas den så har mottagaren rätt program installerat. Du kan också ladda ned den krypterade filen här.

Om mottagarna finns inom Malmö stad kan det vara bättre att bara dela ut filerna till dem, istället för att bifoga filerna i ett mail. Guide för att dela filer med One drive