Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/
Tre viktiga anledningar:
Förvaltningens service och utbud till Malmöborna varierar utifrån var i staden man bor. Det vill vi ändra på. Det ska inte spela någon roll var i staden man bor – alla ska ha tillgång till samma insatser och service. För att lyckas med detta krävs att förvaltningen kraftsamlar kring de utmaningar vi som stad har.
Den nuvarande organisationen med åtta avdelningar och tre fokusområden har kommit en bra bit på vägen. Men det räcker inte.
Därför samlar vi nu pengar, beslutsmandat och resurser i tre verksamhetsområden som utgår ifrån de utmaningar vi har som stad (fler Malmöbor i egen försörjning, minska hemlösheten, bidra till likvärdiga uppväxtvillkor för barn och unga):
Vi har idag åtta avdelningar som leds av åtta avdelningschefer, där fem av cheferna (i socialtjänstområdena) har samma uppdrag.
Avdelningscheferna har dessutom haft ett ansvar att leda förvaltningsövergripande processer och utvecklingsarbete i fokusområden på tvärs genom organisationen. Det svåra med att leda i fokusområdena är att avdelningscheferna inte haft något organisatoriskt ansvar och mandat att fatta beslut i frågorna, eftersom det mandatet ligger hos varje avdelningschef i de respektive åtta avdelningarna.
Det har skapat en otydlighet kring var beslut fattas och vem som bestämmer i vilka frågor. Genom att knyta budgetansvar och mandat att fatta beslut till verksamhetsområden blir det tydligare vem som ansvarar för beslut och lättare att knyta resurser till de satsningar som behöver göras.
Förvaltningen har ett stort ekonomiskt underskott, som kräver att vi tar tydligare ansvar och kontroll över ledning, styrning av uppdrag samt förvaltningens kostnadsutveckling. I dagens organisering är resurser “låsta” i respektive avdelning och det är svårare att fördela resurserna där de gör mest nytta för Malmöborna. I den nya organisationen kommer vi att ha samma resurser men större möjligheter att fördela resurserna på bästa sätt.
Genom att budgeten fördelas utifrån verksamhetens behov istället för geografiska områden blir det lättare, snabbare och smidigare både att göra satsningar och effektiviseringar utifrån behov och beslutade gemensamma prioriteringar. Detta innebär en tydligare ekonomisk styrning då mål, uppdrag och resurser är i balans.
Förvaltningsledningens uppdrag är att säkerställa att verksamheten är så optimalt organiserad som möjligt, att alla resurser används effektivt samt att förvaltningen har en verksamhet som är i balans med den budget vi har till vårt förfogande.
Det övergripande målet sett utifrån Malmöborna är likvärdiga, tidiga, tillgängliga och samordnade insatser. För att lyckas med detta behöver vi kraftsamla kring varje utmaning.
Vi behöver en organisation som i högre grad än tidigare främjar och säkerställer att vi
Den nya organisationen omfattar tre verksamhetsområden:
Verksamhetsområdet omfattar arbetsmarknadsinsatser, ekonomiskt bistånd och innefattar även bistånd till boende, då detta per definition är en del av ekonomiskt bistånd.
Området delas upp i två avdelningar: arbetsmarknad och ekonomiskt bistånd. Det leds av en avdelningschef med områdesansvar och två avdelningschefer.
Verksamhetsområdet omfattar övrigt bistånd och insatser för barn, unga och vuxna. Området delas upp i två avdelningar: myndighet (utredningar) och insatser. Det leds av en avdelningschef med områdesansvar och två avdelningschefer.
Verksamhetsområdet omfattar boende, etablering samt tillståndsenhet och överförmyndare. Området delas inte upp. Det leds av en avdelningschef med områdesansvar.
Avdelningscheferna har från och med den 1 februari 2020 ansvarsområden enligt den nya organisationen. Deras uppdrag är att, tillsammans med övriga chefer och medarbetare, forma de nya verksamhetsområdena samtidigt som de leder nuvarande avdelningar, tills annat är beslutat.
Enheter och sektioner finns kvar i nuvarande organisation tills annat är beslutat och flyttar därefter successivt in i den nya organisationen under året.
Arbetet med att forma den nya organisationen koncentreras till februari–juni.
Avdelningscheferna med områdesansvar kommer att ha beslutsmandat i frågor som rör hela verksamhetsområdet. Deras uppdrag är att se till helheten och säkerställa samarbete och samordning inom verksamhetsområdet. De har även ett särskilt uppdrag att se helheten “på tvären” genom alla verksamhetsområden och ska säkerställa att gränssnitten mellan verksamhetsområdena fungerar på ett bra sätt.
Övriga avdelningschefer ansvarar för respektive avdelning och är direkt chef för enhetscheferna på avdelningen.
Alla avdelningschefer är underställda förvaltningsdirektören.
Enhetschefer rapporterar till närmaste avdelningschef. Inledningsvis gäller nuvarande organisation med åtta avdelningar.
Under våren övergår förvaltningen till den nya organisationen.
Vi kommer fortfarande att jobba nära Malmöborna så att de får den hjälp de har rätt till och behov av. Enheter och sektioner kommer därför att finnas kvar i de geografiska områdena.
Den nya organisationen innebär i första hand att förvaltningen ändrar beslutsvägarna, förvaltningsledningen grupperar om och budgeten omfördelas.
Det ska inte spela någon roll var i staden man bor – alla ska ha tillgång till samma insatser och service. Så är det inte fullt ut idag – förvaltningens service och utbud till Malmöborna varierar utifrån var i staden man söker hjälp. Det ser vi i den löpande uppföljningen förvaltningen gör av verksamheterna, utvecklingsarbetet i fokusområdena, brukarintervjuer och inte minst stadsrevisionens rapporter.
Förvaltningsledningens uppfattning är att socialtjänsten ska finnas nära medborgarna. Det innebär att vi behöver finnas i alla delar av Malmö. Vi behöver också förbättra tillgängligheten för medborgarna genom att utveckla digitala tjänster. Digitala tjänster, med delvis automatiserade flöden, förutsätter att vi jobbar lika i hela förvaltningen.
Den organisation som vi går in i nu löser inte alla våra utmaningar. Det vet vi. Det blir därför viktigt att bibehålla, utveckla och i vissa fall starta samarbeten, för att säkerställa att vi ger rätt stöd och underlättar för klienterna i mötet med arbetsmarknads-och socialtjänsten.
Förvaltningsledningen bedömer att majoriteten av medarbetarna, med stor sannolikhet, kommer att fortsätta arbeta på samma arbetsplats och ha samma chef som idag.
Det kan hända att någon eller några kommer att byta arbetsplats. Men det kommer att ske i nästa steg, i nära dialog och samverkan på respektive arbetsställe. Precis som idag. Det är inte otänkbart att resurser kan behöva omfördelas längre fram men detta kommer noga övervägas och riskbedömas i de fall det kan bli aktuellt. Det är alltid verksamhetens behov som styr var våra medarbetare gör störst nytta.
Att ha en god arbetsmiljö blir fortsättningsvis lika viktigt som nu. Vid alla förändringar i verksamheten, inklusive omorganiseringar, behöver vi ha extra fokus på hur våra medarbetare har det. Vi gör alltid riskbedömningar inför förändringar, utifrån ett arbetsmiljöperspektiv.
Vissa delar av organisationen påverkas mer än andra av denna organisationsförändring. Bistånd för boende är ett exempel och område vuxna.
Vi ser idag att hemlöshet inte sällan är kopplad till bristande ekonomiska förutsättningar och arbetslöshet. Genom att samla arbetet i samma verksamhetsområde får vi möjlighet att bättre synkronisera insatserna för den enskilde och därmed ge ett bättre stöd för att komma tillrätta med situationen.
Tanken är att de socialsekreterare som arbetar med bedömning och beslut om rätten till bistånd avseende ansökan om boende (det rör sig om cirka 80 socialsekreterare) organisatoriskt flyttas över till avdelningen för ekonomiskt bistånd.
Därefter behöver medarbetare och chefer i dialog och delaktighet komma fram till hur arbetet bäst organiseras för att tillsammans lösa uppdraget.
Den nya organisationen trädde i kraft den 1 februari i form av nya uppdrag för avdelningscheferna.
Från den 1 februari och fram till senast den 30 juni 2020 sker resten av förändringen i organisationen där medarbetare och chefer kommer att bjudas in och erbjudas möjlighet att vara delaktiga.
Arbetsmarknads- och socialförvaltningen är Sveriges största socialtjänst. Här finns cirka 2 400 medarbetare. Organisatoriska justeringar och förändringar behöver göras efter hand som behoven uppstår, för att klara kärnuppdraget.
Att göra en stor organisationsförändring “bottom up” är inte görbart. Förvaltningsdirektören har beslutat om en övergripande organisering av avdelningscheferna och hur resten av organisationen ska se ut behöver vi hjälpas åt med.
Dialogen i vardagen sker på arbetsplatsträffar (APT), så också det fortsatta arbetet med att fokusera på kärnuppdraget. Men det kan också bli så att det blir en delaktighet på andra sätt i olika frågor som behöver lösas. Vilka de är och hur detta ska göras är inte klart ännu.
Förvaltningsledningen gör kontinuerligt uppföljningar av organisationen genom medarbetarenkäter, dialog med chefer på till exempel ledardagar och ledningsbesök och med medarbetare genom till exempel arbetsplatsträffar. Vi för även dialog med fackliga företrädare i den samverkansorganisation vi har i förvaltningen.
Vi får även god hjälp av de revisioner som stadsrevisionen gjort i verksamheten.